Mít vše hotovo

David Allen je americký autor a řečník, který se specializuje na produktivitu a efektivní řízení času. Narodil se v roce 1945 v Shreveportu v Louisianě a vystudoval americkou literaturu na New College v Sarasotě na Floridě. Po absolvování se věnoval různým profesím, včetně kytaristy a zpěváka v rockové kapele.

V roce 1981 založil David Allen & Co., společnost specializující se na trénink produktivity a řízení času. V roce 2001 vydal knihu Mít vše hotovo, která se stala bestsellerem, byla přeložena do více než 30 jazyků a získala mnoho ocenění. V roce 2015 vydal knihu Aby vše klapalo, která se zaměřuje na efektivní řízení pracovního a osobního života. Další jeho méně známá kniha je Připraven na cokoliv, ve které popisuje 52 způsobů, jak si okamžitě vyčistit hlavu a začít tvořit, soustředit se, vytvořit si fungující struktury a začít jednat, aby se věci daly do pohybu.

David Allen je často zván jako řečník na konference a semináře po celém světě a jeho metody produktivity jsou používány v mnoha organizacích a firmách. Je také aktivním členem komunity GTD (Getting Things Done) a pravidelně přispívá do různých médií, včetně časopisu Fast Company.

Úvod

Kniha Mít vše hotovo má potenciál změnit způsob, jakým pracujete od základních principů až po osvědčené triky. Na jakékoli úrovni realizace vám David Allen svými zábavnými a podnětnými radami ukáže, jak zrychlit tempo, aniž byste se vyčerpali.

David Allen vás nenaučí zorganizovat si pracovní úkoly proto, abyste mohli pracovat více. Právě naopak! Zavedením metodologie GTD do vašeho pracovního života zefektivníte práci, získáte volný čas, zbavíte se stresu a zklidníte svoji mysl. Vedlejším účinkem je i zlepšení kvality spánku a vnitřní spokojenosti. Tato kniha je naprosto jiná, než všechny ostatní knihy o produktivitě. Poprvé vyšla před patnácti lety a za tu dobu se stala fenoménem. O její kvalitě svědčí tři miliony prodaných výtisků ve více než 30 jazycích. Statisíce lidí si díky metodě GTD dokáží naplánovat svůj pracovní i osobní čas a mohou se plnohodnotně věnovat práci, rodině i koníčkům. Tisíce účastníků kurzů a workshopů dále prohloubilo svoji znalost metody natolik, že ji mohli zavést do firem, kde pracují a tyto se tak staly lépe organizovanými a zaměstnanci spokojenějšími. Podle časopisu TIME je ze všech knih o osobním rozvoji právě Mít vše hotovo jednoznačně nejlepší knihou desetiletí.

Když hodíte kamínek do louže vody, jak na to voda zareaguje? Odpověď – zcela přiměřeně hmotnosti oblázku a síle, s jakou byl vhozen. Voda nereaguje ani přehnaně, ani nedostatečně.

Když se však v životě setkáváme se stresujícími událostmi, často se jimi necháme ovládnout tím, že vyvoláme nepřiměřenou reakci. Například pokud jste již pohřbeni pod horou úkolů a přijde vám e-mail, který přidává další věc, můžete se cítit přetíženi a reagovat ostře. Nebylo by však skvělé, kdybyste měli stav mysli jako voda, nereagovali ani přehnaně, ani nedostatečně na e-mail nebo jiné události, se kterými se setkáte, ale vždy byste reagovali jen přiměřeně?

Abyste toho dosáhli, musíte získat pocit kontroly nad veškerou svou prací, a k tomu slouží metoda Getting Things Done (GTD) – Mít vše hotovo.

GTD, postavená na jednoduchých principech, jako je vedení přehledného systému externích seznamů a vždy jasné a hmatatelné definování dalších kroků pro vaše záměry, GTD uvolňuje váš mozek pro řešení problémů a udržuje všechny vaše projekty (osobní i pracovní) na cestě vpřed.

V tomto shrnutí se dozvíte nejen to, jak pomocí GTD lépe organizovat svou práci, ale také dospějete k několika zásadním otázkám o smyslu svého života.

Jakmile získáte tento pocit jasnosti a kontroly, zjistíte, že jste nejen produktivnější, ale také se vám prudce sníží hladina stresu, protože budete mít pocit klidu a kontroly nad veškerou prací.

Váš mozek je skvělý v přemýšlení, ale hrozný v zapamatování si věcí

V dnešní době může být práce hektická. Typické ráno může vypadat následovně: Jste uprostřed psaní dokumentu, když vám přijde e-mail, že máte aktualizovat antivirový software. Když se k tomu chystáte, zavolá vám teta Sheila, že byste jí měli poslat RSVP na svatbu, a když zavěsíte, napochoduje k vám šéf a požaduje, abyste začali pracovat na novém dokumentu.

Co že jste to vlastně dělali?

Zejména znalostní pracovníci tráví své dny žonglováním s desítkami úkolů a projektů najednou, přičemž jsou neustále bombardováni dalšími. Aby tento nápor přežila, většina lidí si vše cpe do hlavy a snaží se udržet důležité informace, schůzky a nadcházející úkoly "v hlavě".

Bohužel tento přístup plýtvá úžasnou schopností mozku přemýšlet tím, že ho zahlcuje změtí informací.

Navíc snaha zapamatovat si všechno nakonec vede k neschopnosti plně se soustředit na práci, protože mozek se bude stále snažit zpracovat všechny nevyřešené problémy a nedokončené úkoly, které jste si do něj uložili.

Jedná se o otevřené smyčky a váš mozek vám je bude neustále připomínat, ať chcete, nebo ne. To vás rozptyluje; nemůžete se pořádně soustředit, když vás myšlenky typu "Nezapomeň tento měsíc zaplatit účet za elektřinu" neustále přerušují.

Co tedy můžete udělat, abyste zvládli pavučinu úkolů, schůzek a informací na moderním pracovišti a mohli se skutečně soustředit na to, co děláte?

Zde přichází na řadu GTD.

Prostřednictvím specifického a účinného pětistupňového pracovního toku můžete získat zpět kontrolu nad vším, co máte na talíři:

1. Zachyťte své myšlenky (Sbírání). Místo toho, abyste všechny ty nápady, úkoly, rozhodnutí atd. uchovávali v hlavě, musíte je zachytit na nějaké externí platformě, ať už na papíře, nebo digitálně. 

2. Ujasněte si, co každá položka znamená a co s ní můžete udělat (Ujasnění). 

3. Uspořádejte výstupy do struktury seznamů (Uspořádání). 

4. Zamyslete se nad tím, co je pro vás důležité, a zkontrolujte položky ve svém systému (Promýšlení). 

5. Zapojte se do plnění úkolů. Vyberte si, kterou činnost chcete v tuto chvíli provést, a udělejte ji (Zapojení).

Je to tak jednoduché. GTD vám umožní pocítit větší kontrolu nad vaší prací, což vyvolává pocit uvolněné kontroly, lepšího rozhodování a větší flexibility při změnách okolností. Než se však ponoříme do podrobností jednotlivých kroků procesu GTD, připravme si pracovní prostor a nástroje.

K zavedení systému GTD potřebujete správné pracovní místo, nástroje a systém archivace

Skvělým místem, kde začít se systémem GTD, je zřídit si pracovní místo, kde budete mít k dispozici všechny důležité materiály. Tím si vytvoříte jakýsi kokpit kontroly, ve kterém se vám bude vždy dobře pracovat.

Rovněž byste si měli zřídit identické pracovní prostory doma i v kanceláři, abyste mohli být stejně efektivní v obou místech. Pokud trávíte hodně času na cestách, možná byste měli uvažovat o mobilním vybavení, které vám umožní pracovat i na cestách. Nikdy s nikým nesdílejte pracovní prostory, dokonce ani s partnerem, protože nechcete trávit čas nastavováním pracovního prostoru podle svých představ pokaždé, když na něj dorazíte.

Minimem, které potřebujete, je psací plocha a prostor pro fyzickou přihrádku. Mezi základní potřebné fyzické nástroje patří zásobníky na papír, které slouží jako vstupní a výstupní zásobník, papír, pera, poznámkové bloky, kancelářské sponky, lepicí páska, sešívačka, štítkovač, pořadače, kalendář a odpadkový koš. Ty doplňují všechna digitální zařízení, která v současné době používáte k zachycení a organizaci úkolů, jako je telefon nebo počítač.

Tyto nástroje jsou důležité pro vytvoření základního kartotéčního systému, do kterého můžete ukládat věci jako dokumenty, články, poznámky, vstupenky, klíče, členské karty atd. Měli byste mít jak fyzickou, tak i digitální verzi tohoto kartotékového systému, kde budete uchovávat základní informace.

K tomuto účelu si kupte dobré kartotéky a mějte po ruce spoustu prázdných složek, které můžete snadno označit a vložit. Obecně platí, že pokud vám trvá déle než minutu něco založit, trvá to příliš dlouho.

Efektivním a snadno použitelným řešením je jednoduchý archivační systém A–Z, kdy věci zakládáte pod určitými písmeny buď podle tématu, osoby, projektu nebo společnosti. Tímto způsobem omezíte místa, kde musíte věci hledat. Pokud například chcete najít něco, co jste založili o projektu Kvalita 2.0, který děláte pro společnost XYZ s.r.o., stačí zaškrtnout písmena K a X, abyste to našli.

Samozřejmě, že v digitálním systému můžete informace také vyhledávat, ale i tak má smysl mít informace přehledně uspořádané.

V neposlední řadě se ujistěte, že alespoň jednou ročně své soubory pročistíte, aby se ze systému nestal přeplněný nepořádek.

Díky této čistce se systém nejen stane užitečnějším, ale také budete mít klid, protože budete vědět, že můžete věci založit, i když si nejste jisti, že je budete potřebovat, protože budete později provádět úklid, kdy budete moci věci vyhodit.

Nyní, když je váš kokpit připraven, se ponořme do pětistupňového pracovního postupu GTD, počínaje fází sbírání.

Sbírání: zachyťte všechny své úkoly, nápady, upomínky a další informace

Zjistili jsme, že v dnešní době je naše pozornost vystavena útoku, neustále ji vytrhává nekonečný proud příchozích žádostí, otázek, úkolů, pozvánek atd.

Abychom se s tím vypořádali, je prvním zásadním krokem v pracovním postupu GTD zachycení všech z nich ve sběrných nástrojích, tedy na místech mimo vaši mysl, kam si můžete zaznamenávat informace a nápady.

Představte si je jako "příchozí" hromádku, kam si zapisujete vše, co potřebujete v budoucnu udělat nebo o čem musíte rozhodnout, aniž byste o tom přemýšleli. Patří sem obrovská škála položek, jako je nápad na podnikání, který vás napadl o polední pauze, dokončení projektu v práci, koupě dárku kamarádovi k narozeninám, touha přečíst si něco o moderním umění a oprava rozbitých hodinek.

Nedělejte si starosti s tím, jak důležité nebo smysluplné položky si zapisujete – důležité je, aby byly všechny zachyceny na místě, kde víte, že je později najdete.

Velkou výhodou externích nástrojů je, že pokud například píšete e-mail, když si vzpomenete, že musíte zaplatit účet za elektřinu, můžete si tento úkol jen poznamenat a dál se soustředit na e-mail a efektivně ho dokončit. Totéž platí, když vám někdo přinese fakturu nebo se rozhodnete, že dnes večer chcete jít na divadelní představení.

Vaše sběrné nástroje mohou mít různou podobu podle toho, co vám vyhovuje: zápisníky, seznamy v počítači nebo dokonce fyzické krabice, do kterých můžete ukládat předměty a papíry. Můžete také použít kombinaci těchto nástrojů, pokud to věci nepřehází; hlavní myšlenkou je zachovat jednoduchost. Dobrým pravidlem je mít co nejméně sběrných nástrojů, ale tolik, kolik jich vy osobně považujete za nezbytné.

Ať už jich máte kolikkoli, dbejte na to, abyste měli sběrné nástroje vždy po ruce, protože k nim budete muset mít přístup, ať jste kdekoli.

Dbejte také na to, abyste sběrné nástroje používali komplexně. Měly by být dostatečně silné, aby dokázaly pojmout každý útržek informace, a ani ten nejmenší úkol by vám neměl zůstat ležet ladem.

Pokud jste se k tomu ještě nedostali, skvělým způsobem, jak začít, je projít všechny své aktuální úkoly, nápady, myšlenky, plány a podklady a naházet je do sběrných nástrojů. Napoprvé to může trvat poměrně dlouho, ale komplexnost pomůže vašemu mozku důvěřovat systému, což znamená, že vás už nebude otravovat a rozptylovat otevřenými úkoly.

Ujasnění: každý týden vyprázdněte všechny sběrné nástroje

Nastavili jste si sběrné nástroje a naplnili je všemi úkoly, nápady a připomínkami?

Pokud ano, gratulujeme.

Začali jste dobře, ale systém GTD funguje pouze tehdy, pokud také pravidelně vyprazdňujete své sběrné nástroje.

Jinak skončí jen jako nafouknutá skládka neorganizovaných položek a váš mozek jim rychle začne nedůvěřovat. Pak se vrátí k tomu, že se jimi bude trápit a rozptylovat vás podněty, jako např: "Možná bych měl přestat dělat to, co dělám, abych zaplatil tenhle účet, protože ho možná přehlédnu ve sběrném nástroji mezi všemi těmi ostatními položkami."

A pak jste opět na začátku.

Proto je třeba jednou týdně vyprázdnit sběrné nástroje tím, že uděláte dvě věci: ujasníte si, co je každá položka, a uspořádáte položky na správná místa. Podívejme se nejprve na fázi ujasňování.

Vzpomínáte si, jak jste se v předchozí části učili, že ve fázi zachycování nemusíte přemýšlet o položkách, které si zapisujete?

Tak teď už musíte.

Začněte tím, že se podíváte na každou položku v sběrných nástrojích a jednoduše se zeptáte sami sebe: "Co to je?" Nejdůležitější je zde zjistit, zda je položka akční, nebo ne, tedy zda s ní musíte něco udělat.

Pokud položka není uskutečnitelná, existují pouze tři možnosti:

Není již potřeba, což znamená, že je to odpad.

V tuto chvíli není potřeba žádná akce, ale později s ní možná budete muset něco udělat. Příkladem může být pozvánka na budoucí událost, u které si nejste jisti, zda se jí budete moci zúčastnit.

Je to informace, kterou můžete potřebovat později, například rozpočet projektu, který plánujete uskutečnit.

Pokud se však jedná o realizovatelnou položku, musíte si položit otázku, jaký je požadovaný konečný výsledek.

Pokud bude k dosažení tohoto výsledku zapotřebí několika akcí, pak se jedná o projekt. Projektem by například bylo "Připravit narozeninovou oslavu pro Karla".

Pak je třeba se zeptat, jaká je další akce pro tuto položku nebo projekt. Jedná se o další fyzickou, viditelnou věc, kterou můžete udělat pro další postup v dané věci. Takže například "Zavolej Davidovi" nebo "Kup barvu" jsou konkrétní další akce, ale "Prozkoumej a prezentuj zjištění o zákaznících" nikoli.

Jakmile něco určíte jako další akci, máte tři možnosti:

Pokud daná činnost trvá méně než dvě minuty, proveďte ji okamžitě, než přejdete k dalšímu bodu. Ve skutečnosti bude časově náročnější takové malé položky ukládat a organizovat, než je prostě udělat hned.

Pokud činnost trvá déle než dvě minuty, promyslete si, zda jste pro její provedení vhodnou osobou. Pokud ne, delegujte ji na správnou osobu.

Pokud jste tou správnou osobou k provedení činnosti, ale trvala by déle než dvě minuty, odložte ji. Více se o tom dozvíme v několika následujících kapitolách.

To je fáze ujasnění. Pravidla jsou jednoduchá, ale pravidelné vyprazdňování sběrného nástroje tímto způsobem vám pomůže dosáhnout spolehlivé produktivity bez stresu.

Uspořádání: vyprázdněte sběrné nástroje a uložte věci na správné místo

Nyní, když jste si ujasnili, co představují jednotlivé položky, je čas přejít k organizační fázi metody GTD. V této fázi dochází ke kouzlu.

Většina tradičních seznamů úkolů nefunguje, protože postrádají organizaci a rychle se z nich stává změť úkolů, připomínek, myšlenek a informací, v níž není možné najít skutečně realizovatelné položky.

Jednotlivým krokům fáze uspořádání se budeme podrobněji věnovat v následujících kapitolách, ale berte to jako přehled.

Nejprve se podívejme zpět na rozhodnutí učiněná ve fázi ujasňování.

Jak již bylo řečeno, položky bez budoucí hodnoty se mažou nebo vyhazují, zatímco realizovatelné položky, které lze dokončit za dvě minuty nebo méně, by měly být provedeny okamžitě.

Ale co všechny ostatní, kde skončí?

No, pokud položka...

...je akční a dosažení požadovaného výsledku vyžaduje více než jeden krok, jedná se o projekt a přechází do seznamu projektů. Projekty mohou mít velmi různou velikost, od "Napsat román" po "Opravit světla v obývacím pokoji".

...je jednorázový úkon, který delegujete na někoho jiného, měl by jít na seznam Čekání, například pokud se vám před výběrem obkladů do koupelny musí ozvat dodavatel.

...je jediná akce, kterou odložíte, máte dvě nové možnosti: buď patří do kalendáře, nebo na seznam Další akce.

Váš Kalendář je určen pro akce nebo informace, které se týkají konkrétního času nebo data, například "Schůzka u zubaře v 9 hodin ráno" nebo "Belinda jede zítra na dovolenou; zeptejte se, jestli je vše připraveno.".

Seznamy Další akce jsou místem, kde všechny vaše úkoly skončí. Protože není praktické mít jeden dlouhý seznam se stovkami položek, můžete tyto seznamy rozdělit podle kontextu. Například položky jako "Napsat e-mail Jeffovi" nebo "Vyhledat cenu zájezdu" mohou být zařazeny do seznamu On The Computer (Na počítači), zatímco hovory, které je třeba uskutečnit, mohou být přiřazeny do seznamu On The Phone (Na telefonu).

Pokud položka...

... není realizovatelná, ale možná s ní budete muset něco udělat později, přejde do seznamu Někdy/Možná, který je vyhrazen pro položky, kterým se nechcete věnovat právě teď, ale také na ně nechcete zapomenout, jako například "Naučit se španělsky" nebo "Opravit terasu". Podobné seznamy můžete mít i s konkrétnějšími tématy, například "Filmy, které chci zhlédnout" nebo "Knihy, které chci přečíst".

... by se později mohla stát užitečnou referenční informací, půjde do úložiště jako referenční materiál. To může znamenat, že si do kartotéky nalepíte jídelní lístek z vaší oblíbené restaurace nebo si na pevný disk uložíte hodnocení pracovního výkonu od svého šéfa.

Tyto seznamy tvoří páteř systému GTD, takže než se ponoříme do čtvrté fáze procesu GTD – promýšlení – podívejme se na ně podrobněji.

Sledujte své aktuální projekty a vždy trvejte na jasných dalších krocích

Dobré řízení projektů je klíčovou součástí každého systému produktivity.

V GTD je projekt definován jako požadovaný výsledek, který vyžaduje provedení více než jednoho akčního kroku. Proto napsání jednoho e-mailu není projekt, ale uspořádání velké schůzky nebo naplánování dovolené ano.

Do toho, jak definovat projekty, se ponoříme v následující kapitole, ale zatím stačí vědět, že projekty se ukládají do seznamu Projekty, který je třeba pravidelně kontrolovat a aktualizovat. V tomto seznamu byste měli zaznamenávat všechny projekty, které je třeba v blízké budoucnosti dokončit.

Při týdenní revizi tohoto seznamu byste měli vždy dbát na to, aby každý projekt měl jasné a konkrétní další kroky, protože právě ty posouvají projekt k dokončení.

Trvání na tom, abyste vždy definovali fyzickou, viditelnou další akci, může být hluboce účinným návykem, který vaše projekty posune kupředu překvapivou rychlostí. Důvodem je to, že pokud na svém seznamu vidíte vágní další akci typu "nechat si opravit auto", některá část vašeho mozku cítí, že chybí jasnost, a vzdá to.

Pokud se však zeptáte "Jaká je další akce?", během několika vteřin přijdete na to, že je to "prozkoumat firmy zabývající se opravou aut na internetu", což je mnohem snazší řešit.

Jakmile určíte akci, kterou je třeba provést, měli byste ji uložit do svého kalendáře nebo do seznamů dalších akcí, kterým se budeme věnovat v dalších kapitolách.

Definování dalších akcí je tak mocný návyk, že jej můžete používat i mimo řízení projektů. Například byste z něj měli udělat standardní postup na poradách. Po každém bodu diskuse položte tuto otázku, abyste si ujasnili, jaký je další krok, kdo ho provede a kdy.

Žádná interakce by neměla skončit bez jasné odpovědi na tuto otázku. Vyzkoušejte tento přístup na krátkou dobu a budete překvapeni, jak se zvýší vaše produktivita.

Přirozené plánování vyjasní cíle a další konkrétní kroky vašich projektů

Když už jsme u projektů, pojďme si krátce promluvit o veledůležité dovednosti plánování projektů. Když si naplánujete něco jednoduchého, například večeři, je to hračka a málokdy se to nepodaří. Ale projekty, jako je uzavírání složitých dohod s klienty, pořádání velkých svateb nebo organizování důležitých obchodních výjezdních zasedání, se málokdy plánují tak bez stresu. Jak tedy můžete zajistit, aby plánování velkého pracovního projektu bylo stejně snadné jako plánování večeře?

Použijte metodu přirozeného plánování, která má odrážet způsob, jakým plánujete věci v každodenním životě. Skládá se z pěti kroků:

Účel a zásady

Stanovení vize výsledku

Brainstorming

Uspořádání

Určení dalších opatření

Podívejme se na každou z nich blíže.

1. Začněte tím, že si určíte, proč se do projektu pouštíte. Jaký je jeho účel? Proč například potřebujete vytvořit obchodní plán? Pokud je důvodem zajištění financování, pak víte, jak jej vytvořit s ohledem na investory. Dále se pokuste přibít další základ svého projektu: zásady, na kterých vám záleží. Možná máte například zásadu, že se váš tým nesmí cítit přepracovaný, nebo že výsledek musí být eticky i finančně zdravý. Uvědomíte-li si tyto hranice již na začátku procesu, bude snazší v jejich rámci pracovat.

2. Představte si výsledek, kterého chcete dosáhnout, tím, že si položíte otázku, jak bude projekt vypadat, až bude hotový. Příkladem dobře definovaného výsledku může být zvýšení prodeje vaší společnosti o 5 %. Takto definovaný cíl vám pomůže soustředit se na něj a soustředění vám pomůže ho dosáhnout. 

3. Proveďte brainstorming nápadů, jak se k cíli dostat. Jakmile pochopíte svůj cíl, začnou se vám v hlavě automaticky rodit nápady. Zatím je nepřestávejte posuzovat, nechte je volně plynout, ale nezapomeňte je všechny zachytit. Ve stylu pravého brainstormingu se snažte o kvantitu, ne o kvalitu. Tím maximalizujete šanci, že některé z nápadů, které vás napadnou, budou dobré. 

4. Uspořádejte své nápady. Určete ty nejvýznamnější a roztřiďte je. Možné způsoby třídění jsou buď podle toho, které věci přirozeně patří k sobě, podle pořadí, v jakém se věci musí stát, nebo podle priorit. Můžete například seskupit všechny nápady spojené s průzkumem trhu nebo všechny, které je třeba vyjasnit, než se vůbec začne uvažovat o ostatních. 

5. Definujte další fyzickou, viditelnou akci, která projekt posune kupředu. Pokud má váš projekt mnoho složek, položte si u každé z nich otázku, zda byste pro ni mohli vy nebo někdo jiný něco udělat již nyní, a na základě toho vytvořte další kroky. Pokud je například vaším projektem zvýšení příjmů o 5 %, další akcí by mohlo být "Napište Davidovi e-mail s žádostí o aktuální rozpis příjmů". Tím se váš projekt dostane z rýsovacího prkna a rozjede se.

Síla tohoto jednoduchého pětistupňového procesu často ohromí lidi, když ho použijí poprvé.

Chcete si ho vyzkoušet? Zamyslete se nad projektem, do kterého byste se rádi pustili, vezměte si tužku a papír a začněte přemýšlet o tom, proč se do tohoto projektu pouštíte.

Že je váš projektový plán připraven, poznáte, až se budete cítit jistě a nebude vám již narušovat myšlenky. Pokud máte stále pochybnosti o výsledku nebo dalších krocích, pravděpodobně se přistihnete, že o nich stále přemýšlíte, což je znamení, že ještě nejste hotovi.

Místo každodenního seznamu úkolů si veďte kalendář a seznamy dalších akcí

Mnoho lidí se při řízení své produktivity spoléhá na denní seznamy úkolů, ale tento přístup ponechává hodně prostoru. Takové seznamy mají tendenci selhávat, protože nemůžete předem skutečně vědět, co jste schopni v určitý den dokončit. Proto vedou k nerealistickému plánování, frustraci a ztrátě času prací na něčem, co bylo odsouzeno k neúspěchu ještě předtím, než jste začali.

Mnohem efektivnější metodou je práce s kalendářem a jedním nebo více seznamy dalších akcí.

Začněme Kalendářem. Slouží k jedinému účelu – k udržování schůzek. Měli byste s ním zacházet jako se posvátným územím, které poskytuje pevnou strukturu pro plánování ostatních činností, a měl by obsahovat pouze následující typy položek:

- Časově specifické akce, například návštěvy u lékaře. 

- Akce specifické pro daný den, jako například telefonát kolegyni někdy během jejího posledního dne před odjezdem na dovolenou. 

- Informace specifické pro daný den, jako jsou dokumenty, které si musíte vzít s sebou na schůzku s lékařem.

Žádné jiné úkoly do kalendáře nepatří, protože by jen rozmělnily význam položek, které jsou skutečně specifické pro určitý čas nebo den.

Všechny ostatní úkoly nebo konkrétní akce by měly být zařazeny do seznamu Další akce, který je základem řízení toho, které úkoly budete plnit. Sem umístíte všechny položky, jejichž dokončení trvá déle než dvě minuty.

V závislosti na počtu úkolů, které na seznamu máte, může mít smysl rozdělit jej do více seznamů podle kontextu (například "na telefonu", "v supermarketu" nebo "na počítači"). Pokud si úkoly roztřídíte podle kontextu, budete vědět, co můžete udělat, ať už u pracovního stolu, na schůzce nebo při čekání na letišti.

Až se dostaneme ke kroku Zahájení procesu GTD, tento seznam vám umožní rychle se rozhodnout, který úkol udělat, kdykoli budete mít čas něco vyřídit.

Seznamy čekajících úkolů mohou být velmi užitečné, když pracujete s dalšími lidmi

Jak již bylo řečeno, všechny aktuální projekty by měly být uvedeny v seznamu Projekty. Při použití seznamu Další akce můžete zajistit, abyste důsledně pracovali na úkolech, které postupně přibližují vaše projekty k jejich dokončení.

Ovšem často se také musíte spolehnout na jiné lidi. Například můžete potřebovat počkat na podklady od kolegy pro svou prezentaci nebo se vám ozve hotel ohledně dostupnosti pokoje. To však neznamená, že se musíte vzdát veškeré kontroly nad průběhem souvisejících projektů.

Kdykoli jste závislí na práci jiných lidí (například čekáte, až vám kolega pošle nějaká data pro vaši prezentaci) vyplatí se vést si seznam Čekající. Zde si zaznamenáte vše, co vám mají ostatní lidé dodat, spolu s jejich deadliny.

Pokud budete tento seznam každý týden kontrolovat a aktualizovat, všimnete si, když někdo nedodrží svůj slib, že se o určitý úkol postará v určitém časovém období. V takovém případě máte nyní nový konkrétní úkol – musíte to dané osobě připomenout. Toto připomenutí může mít podobu e-mailu, krátkého telefonátu nebo se zastavíte u kolegyně v kanceláři, abyste jí jemně připomněli údaje, které měla odeslat.

Pokud by to trvalo méně než dvě minuty, udělejte to okamžitě. Pokud ne, zapište si to do seznamu dalších akcí.

‍

Všechny nápady s potenciálním významem zapište do Někdy/Možná

Další důležitou součástí metody GTD je seznam Někdy/Možná.

Na tento seznam patří vše, co se nehodí do seznamu Další akce nebo Projekty, ale zároveň by vám nemělo bzučet v hlavě. Obsahuje všechny věci, které se vám zatím nepodařilo převést do konkrétních nápadů nebo úkolů.

Obvykle jsou dobrou náplní seznamu Někdy/Možná věci, které si chcete koupit nebo postavit domů, výlety, které si přejete podniknout, dovednosti, které se chcete naučit, a podobně, například položky jako "Zdolat Everest", "Naučit se hrát na kytaru" nebo "Zdokonalit se v japonštině".

I když podle názvu může znít jako seznam méně důležitých věcí, nepodceňujte výhody seznamu Někdy/Možná. Pomůže vám sledovat nápady na projekty, které by mohly být v budoucnu nesmírně důležité, a možná budete překvapeni, že často mnohé z nich nakonec skutečně uskutečníte. Nebudete však moci ve správný čas jednat, pokud je nezachytíte ve chvíli, kdy vás napadnou.

Seznam můžete také rozdělit do podkategorií, jako jsou filmy, které chcete zhlédnout, vína, která chcete ochutnat, a věci, které chcete dělat s dětmi.

Stejně jako u všech seznamů GTD je třeba seznam Někdy/Možná pravidelně kontrolovat a aktualizovat, pokud jej chcete efektivně využívat.

Dalším způsobem, jak si připomenout budoucí položky, kterými se budete chtít zabývat, je vedení souboru lechtačů (ang. ticklers), který se tak jmenuje proto, že může sloužit k "lechtání" vaší paměti tím, že vám umožní posílat informace, které v danou chvíli potřebujete.

Soubor lechtačů je velmi přesný a logický systém fyzických složek, který se skládá ze 43 souborů: 31 pro následujících 31 dní a 12 pro následujících 12 měsíců. Denní složky jsou umístěny před měsíční složkou. Předpokládáme-li, že dnes je druhého května, budete mít před systémem složky 3 až 31, za nimiž budou následovat měsíční složky počínaje červnem.

Do každé složky můžete umístit položky důležité pro daný den nebo měsíc, například cestovní dokumenty pro plánovanou cestu. Každý den vložíte dokumenty, upomínky nebo položky, které jste si "poslali" pro daný den, do složky v přihrádce a pak složku pro daný den přesunete tak, aby byla za složkou pro další měsíc. Jakmile dosáhnete hranice složky prvního měsíce, přesunete všechny poznámky, které jste si za daný měsíc poslali, do 31 denních složek podle příslušného dne.

Záludnost (a podstata) tohoto systému spočívá v tom, že jej musíte používat a aktualizovat s důsledností; tj. každý den.

Podobně jako seznamy Další akce vám tyto seznamy pomohou najít správné informace ve správný čas. Koneckonců, seznamy jsou obecně mnohem spolehlivější než vaše vlastní paměť.

‍

Promýšlení: neustálá revize vašeho systému je pro produktivní práci nepostradatelná

Dosud jsme se podrobně zabývali tím, jak organizovat úkoly, projekty, připomínky a nápady, což znamená, že je čas přistoupit ke čtvrtému kroku procesu GTD – promýšlení.

Cílem metody GTD je cítit se uvolněně a mít pod kontrolou všechny své aktuální projekty, mít o nich přehled a ujistit se, že se posouvají kupředu.

K tomu je však nezbytné, aby váš systém produktivity byl vždy aktuální a úplný. Vaše mysl bude v klidu a bude se moci plně soustředit na daný úkol pouze tehdy, pokud budete svému systému důvěřovat. A to znamená, že jej budete důsledně a často kontrolovat.

Každý den zkontrolujte svůj kalendář, abyste se v něm zorientovali. Pokud vás například celý den čekají schůzky, výrazně to ovlivní, co můžete dělat, a to musíte vědět dříve, než si naplánujete den.

Poté zkontrolujte seznamy dalších akcí, abyste pochopili, jaké úkoly byste mohli v rámci daného dne udělat. Pokud strávíte celý den v kanceláři, můžete zkontrolovat, jaké úkoly by se daly provést na počítači nebo v telefonu.

Kromě této kontroly na začátku dne budete pravděpodobně tu a tam věnovat několik vteřin kontrole seznamů, když se objeví vhodný kontext - například když se ocitnete v situaci, kdy budete někde nečekaně čekat.

Skutečnou podstatou systému GTD je však komplexní týdenní přehled.

Chcete-li s ním začít, urovnejte všechny nedořešené záležitosti z předchozího týdne, vyčistěte své sběrné nástroje a zachyťte všechny myšlenky/nápady, které se vám možná ještě honí hlavou. Projděte si také seznam dalších akcí a označte si splněné položky.

Poté přejděte k revizi svého kalendáře. Možná si uvědomíte, že si potřebujete něco připravit na nadcházející schůzky, a schůzky z minulého týdne vám mohou vnuknout některé nápady, které byste chtěli zachytit.

Nyní se podívejte na všechny své ostatní seznamy. Je na seznamu Čekající položka, kterou je třeba znovu prověřit?

A jak vypadá váš seznam projektů? Projděte stav, plány a podklady každého projektu a ujistěte se, že všechny mají ve vašem systému alespoň jednu další akci.

Nakonec se podívejte na svůj seznam Někdy/Možná. Staly se některé položky natolik zajímavými nebo aktuálními, že se jim chcete věnovat hned? Pokud ano, přeměňte je na projekty. Vymažte však také položky, které již neodpovídají vašim zájmům.

Na týdenní revizi byste si měli vyhradit několik hodin, ale přesná doba závisí na tom, kolik času potřebujete, abyste se cítili bezpečně a svému systému důvěřovali. Protože je pro úspěch systému jako celku rozhodující, měli byste si vybudovat pevný zvyk provádět ji každý týden. Týdenní kontrolu si můžete naplánovat například na páteční odpoledne, což vám umožní zavřít obchod na víkend s čistou hlavou a pocitem kontroly.

‍

Zapojení: rozhodněte se, co budete dělat, na základě aktuální situace a priorit

V poslední fázi procesu GTD se věci skutečně dělají.

Jak si tedy vybrat, co v danou chvíli udělat?

V první řadě byste měli důvěřovat svému instinktu, ale abychom to rozebrali analytičtěji, je třeba zvážit čtyři kritéria:

Co můžete udělat v daném kontextu? Pokud například nemáte telefon, nemůžete telefonovat. V tomto případě je hluboce užitečné mít roztříděné seznamy dalších akcí, protože můžete snadno najít proveditelné úkoly.

Na co máte čas? Pokud máte před příští schůzkou k dispozici pouze deset minut, pravděpodobně nemá smysl začínat mnohahodinovou revizi rozpočtu.

Na co máte energii? Pokud jste strávili celé odpoledne nad výše zmíněnou vyčerpávající revizí rozpočtu, pravděpodobně se cítíte dost vyčerpaní. To však není výmluva pro to, abyste nebyli produktivní, protože stále můžete dělat něco, co není příliš kognitivně náročné, například rezervovat letenky.

Který úkol má nejvyšší prioritu? Abyste si mohli odpovědět na tuto otázku, musíte pochopit své hodnoty a cíle. Do toho se ponoříme v následující kapitole.

Chcete-li zůstat produktivní, ať jste kdekoli, mějte své seznamy stále u sebe. To vám umožní využít nečekané čekací doby, ať už jste kdekoli, u pracovního stolu, při dojíždění do práce nebo uvíznutí na letišti kvůli zpožděnému letu.

‍

Pochopte své vlastní priority prostřednictvím zkoumání zdola nahoru

Chcete-li si ujasnit, co je pro vás v práci a životě důležité, je užitečné přemýšlet v horizontech, z nichž každý je postupně vzdálenější než ten předchozí:

Přízemí – Aktuální akce. To je nejnižší úroveň vašeho horizontu, zahrnující aktuální úkoly, které je třeba splnit, upomínky, e-maily, na které je třeba odpovědět, atd.

Horizont 1 – Aktuální projekty. Jedná se o projekty, které máte aktuálně na seznamu projektů a které generují většinu položek v přízemí.

Horizont 2 – Oblasti zaměření a odpovědnosti. Projekty, které realizujete, vycházejí z odpovědností a rolí, které máte. Jedná se o oblasti, ve kterých chcete dosáhnout výsledků. V práci to mohou být věci jako vedení, strategické plánování nebo průzkum trhu; doma sem patří věci jako vaše zdraví, finance a rodina. Nikdy je "nedokončíte", ale řídí způsob vašeho fungování. Pokud si uvědomíte, že máte úkol, který není zastoupen na seznamu projektů, můžete zvážit, zda kolem něj nepřidat projekt.

Horizont 3 – Jednoleté až dvouleté cíle. Vizualizujte si, kde chcete být ve svém životě za jeden až dva roky. Tyto cíle ovlivňují oblasti vašeho zaměření a odpovědnosti. Dosažení klíčového povýšení v práci je dobrým příkladem něčeho, co je na tomto horizontu.

Horizont 4 – Dlouhodobé vize. V tomto časovém horizontu tří až pěti let je třeba zvážit nejen to, kde chcete v životě být, jako jsou vaše dlouhodobé kariérní nebo rodinné cíle, ale také to, jaké vnější faktory mohou ovlivnit váš život, například technologický vývoj.

Horizont 5 –- Životní cíl. Jedná se o konečnou velkou perspektivu, kdy si kladete otázku, proč existujete? Jaký je váš životní cíl? Všechny předchozí horizonty jsou ovlivněny vaší odpovědí a všechny úkoly, které plníte, by vás k němu měly vést.

Zdálo by se racionální a rozumné začít svým životním cílem a od něj se propracovávat dolů, ale v praxi obvykle lépe funguje přístup zdola nahoru. Umožňuje vám nejprve odbourat drobnější úrovně každodenní práce, takže si ušetříte tvůrčí energii pro smysluplnější rozhodnutí.

Přišli jste při čtení tohoto textu na nějakou myšlenku týkající se vaší vlastní situace? Pokud ano, zapište si je. Možná by se některé z nich mohly dostat na váš seznam Někdy/ Možná, nebo byste se mohli rozhodnout, že chcete vytvořit projekt, jehož obsahem bude důkladnější promýšlení jednotlivých úrovní, například vypracováním plánu vašeho vysněného života s partnerem nebo zapojením osobního kouče do rozhovoru o vašich životních cílech.

Samozřejmě i poté, co máte tyto různé horizonty definované, je třeba je ve vhodných intervalech revidovat, a to od každodenních pro základní úroveň až po roční pro horizonty čtyři až pět.