Méně dělat, více žít

Ari Meisel je americký podnikatel, autor a řečník, který se specializuje na produktivitu a efektivitu. Je autorem knihy Méně dělat, více žít, která se stala bestsellerem a pomohla mnoha lidem zlepšit svůj životní styl.

Meisel je také zakladatelem společnosti Less Doing, která se zaměřuje na optimalizaci času a zvyšování produktivity. Díky svému přístupu k práci a životu se stal Meisel populárním řečníkem a konzultantem, který pomáhá lidem dosáhnout svých cílů a snů.

‍

Úvod

Naučte se, jak si uvolnit více času tím, že budete superefektivní v životě a práci. Kniha Méně dělat, více žít vychází z předpokladu, že čím méně toho musíte udělat, tím více života můžete prožít, a pomáhá vám tuto filozofii implementovat do vašeho života tak, že vám poskytne reálné nástroje pro zvýšení efektivity ve všech aspektech vašeho života.

Všichni bychom si přáli mít více času na věci, které rádi děláme, ať už jde o rodinu nebo koníčky. I přes tato přání se zdá, že času není nikdy dost.

A právě zde přicházejí na řadu toto shrnutí. Ukáže vám, jak si můžete najít čas ve svém rozvrhu a prostor v mozku, abyste mohli trávit většinu času tím, co chcete dělat. Vychází ze tří hlavních cílů – Optimalizovat, Automatizovat a Outsourcovat – a poví jak rozpoutat vlny efektivity ve všem, co děláte, od organizace financí až po udržování zdraví.

Sledujte svůj život a zjistěte, kde můžete začít šetřit čas

Možná jste už slyšeli o pravidle 80/20? Tvrdí, že 80 % toho, čeho dosáhnete, je výsledkem pouhých 20 % veškerého času a energie, které investujete. A neplatí to jen pro práci nebo studium. Platí to pro všechno, co děláte. Jak tedy zjistit, který čas se nevyplatí utrácet?

Jedním ze způsobů je začít ho sledovat.

Ale kdo má čas žít svým nabitým programem a sledovat ho? Naštěstí existují zdroje, které vám sledování času výrazně usnadní.

Vstupte do RescueTime, programu, který sleduje, co vlastně celý den na počítači děláte. Pokud zjistíte, že vám určitá webová stránka nebo aplikace krade den, RescueTime vám pomůže zablokovat k ní přístup. Problém vyřešen!

Ale co když nechcete sledovat jen svou produktivitu, ale i své zdraví?

Vraťte se k základům pomocí papírového deníku ze staré školy, do kterého si budete zapisovat vše, co během dne sníte. Můžete si také pořídit krokoměr a počítat všechny kroky, které uděláte, nebo se jednoduše snažit každý den zvážit. Protože čím více toho o svém dni budete vědět, tím dříve ho budete moci zlepšit.

Co ale znamená zlepšit něco tak širokého, jako je náš denní režim? Představte si to jako optimalizaci svých procesů. Jako vzor si vezměte společnost IKEA. Každý výrobek IKEA je dodáván s vysoce optimalizovaným návodem k sestavení každého výrobku, ať už jde o konferenční stolek nebo geometrickou lampu.

Tyto návody byly zúženy na samotnou podstatu – několik jazykově nezávislých, snadno proveditelných kroků. Je čas přistupovat ke svému životu stejně jako IKEA ke svým návodům. Ať už jde o jakýkoli úkol, ať už jde o psaní e-mailů nebo organizaci schůzek, měli byste minimalizovat zmatky a zvládnout ho v co nejmenším počtu kroků.

Vytvořte si externí mozek užitím počítačového software či asistenta

Všichni si o sobě rádi myslíme, že jsme skvělí multitaskeři (lidé, co zvládnou pracovat na několika úkolech najednou) s brilantní pamětí. Často však ve skutečnosti nemáme dostatek prostoru, abychom mohli v mysli vše sladit. Život by byl mnohem jednodušší, kdybychom měli ještě jeden mozek navíc.

No, hádejte co? Můžete ho mít!

Objevilo se několik nových nástrojů, které nám pomohou zapamatovat si všechna ta data a detaily. Například Evernote je aplikace pro zapisování poznámek všeho druhu: textových nebo obrázkových, ručně kreslených nebo webových. Je navíc zdarma a nemá žádný limit pro ukládání. Sám autor má ve svém Evernote v současné době asi 1800 poznámek!

Evernote můžete považovat jednoduše za zálohu svého mozku. Neurovědci dokonce prokázali, že Evernote organizuje informace velmi podobným způsobem jako lidský mozek a spojuje podobné myšlenky do složitých, vzájemně propojených sítí.

Co když ale víte, jak organizovat, ale chcete organizováním strávit méně času?

Pozdravte svého vlastního virtuálního asistenta. Dnes si můžete najmout člověka nebo několik lidí a delegovat na ně úkoly online. Navíc existují dva druhy virtuálních asistentů: na vyžádání a vyhrazené.

Služba asistenta na vyžádání se skládá z fondu asistentů. Řekněme, že máte úkol, který je třeba splnit, například provést korekturu dokumentu nebo vylepšit prezentaci v aplikaci PowerPoint. Kdokoli je v této skupině k dispozici, to udělá. Služba Fancy Hands vám za 25 dolarů měsíčně umožní získat asistenci až s pěti úkoly. Za 95 dolarů můžete požádat o pomoc s neomezeným počtem úkolů měsíčně.

Na druhou stranu specializovaní asistenti budou všechny vaše úkoly dělat osobně. To znamená, že s vámi naváží bližší vztah; poznají vás a nakonec převezmou i náročnější úkoly. Za 197 dolarů měsíčně vám Zirtual poskytne vyhrazeného asistenta na deset hodin každý měsíc.

Přizpůsobte se a ušetřete čas a peníze, využijte 3D tisk a jiné možnosti

Řekněme, že máte skvělý nápad na dokonalý regál do ložnice, který bude vyhovovat vašim potřebám. Víte, že si ji budete muset postavit sami, což znamená nakoupit materiál, půjčit si nářadí a strávit hodiny přípravou a úklidem. Ale kdyby tak existoval jednodušší a levnější způsob!

No, je tu – 3D tisk.

3D tisk nabízí svět možností, jak si vytvořit vlastní výrobky na míru. Vezměte si třeba Shapeways, web, kam jednoduše nahrajete 3D model a oni vám ho vytisknou.

Autor si například chtěl vytvořit vlastní držák na připevnění svého nového MacMini na zeď. Vytvořil jednoduchý náčrtek svého nápadu a pomocí online outsourcingové platformy Fiverr našel někoho, kdo mu vyrobí kompletní 3D model. Tento model pak poslal na Shapeways a o týden později na něj ve schránce čekal hotový držák.

Pokud vám to zní jako úspěch, pak vězte, že autor poté využil platformu elektronického obchodu Shapeways k prodeji svého držáku MacMini a prodejem šesti kusů vydělal 400 dolarů.

Přizpůsobení vám však nepřinese jen úspory a výdělky. Poskytne vám také více volného času.

Zvažte Vitamíny na vyžádání, službu, která shromažďuje všechny léky a doplňky stravy, které potřebujete, a pak je uspořádá do samostatných balení na každý den. Rozlučte se s nakládáním prázdninového kufru se všemi lahvičkami s léky a zároveň si dělejte starosti, zda je máte všechny. Místo toho si jen vezměte potřebný počet balení a vyrazte ze dveří!

Chcete další příklad? Vzpomeňte si na nelehký úkol najít oblek, který vám padne. Pokud chcete tento čas zkrátit na polovinu, zaregistrujte se u společnosti Indochino. Tato společnost vyrábí obleky na míru a provede vás procesem měření, čímž vám zajistí, že budete mít míry, které můžete opakovaně použít pro oblek, který vám padne přesně na míru.

Mějte svůj pracovní týden pod kontrolou, možností zlepšení je více

Když Tim Ferriss vydal knihu Čtyřhodinový pracovní týden, byla v tom samozřejmě jistá nadsázka – knihu prostě nenapíšete, když budete pracovat jen čtyři hodiny týdně! Nicméně kniha obsahuje důležitou myšlenku: pracovní týden musí být váš a musíte se rozhodnout, co a kdy budete dělat.

Jaký je tedy první krok?

Začněte tím, že si určíte, které hodiny během dne jsou vaše nejlepší pracovní hodiny. Tím se automaticky stanete efektivnějšími. Někteří lidé dávají přednost práci v noci, jiní ráno. Někteří rádi pracují každý den trochu, zatímco jiní toho rádi vtěsnají hodně do kratších časových úseků.

Každý pracuje jinak, tak si zjistěte, co vám nejlépe vyhovuje!

Zásadní je také zjistit, co vás zpomaluje. Často to bývají vnější faktory – dodavatel, který se vždy opozdí, nebo ti nerozhodní klienti.

Řešení?

Zmenšete okno pro interakci s klienty. Tím nejen zefektivníte svůj vlastní den, ale donutíte k větší efektivitě i své klienty. Později vám za to mohou poděkovat!

A je tu také další část vašeho pracovního dne, která vám ubírá čas: plánování schůzek. Věděli jste, že běžný postup organizace schůzky vyžaduje v průměru výměnu sedmi e-mailů? Naštěstí vám aplikace, jako je ScheduleOnce, jak už název napovídá, pomohou naplánovat schůzku hned napoprvé.

Aplikace umožňuje zveřejnit váš kalendář, takže vy i vaši kolegové můžete najít časy schůzek, které vyhovují všem zúčastněným stranám.

Máte více nástrojů na eliminaci pochůzek, které se Vám sčítají

Kdybyste měli jasnou představu o tom, kolik času měsíčně strávíte vyřizováním pochůzek, byli byste v šoku. Ale no tak, skočit si do obchodu na rohu pro toaletní papír nebo mýdlo na nádobí? To přece není nic hrozného, ne? Skutečnost je taková, že tyto pochůzky se sčítají. Pokud chcete zvýšit produktivitu, musíte tyto pochůzky zlikvidovat!

Ale jak začít?

Jedním ze skvělých způsobů je zaregistrovat se do online doručovací služby. Například služba Subscribe & Save od Amazonu vám v určitých intervalech doručí ke dveřím nezbytnosti, jako je toaletní papír, holicí strojky, šampon a prací prášek.

Možná každý měsíc spotřebujete dvě tuby zubní pasty; zařiďte si tedy, aby vám tyto dvě tuby byly doručeny na konci každého měsíce, a už nikdy nebudete ztrácet čas kupováním zubní pasty.

I když je toaletní papír samozřejmou nutností, existuje spousta dalších důležitých položek, které si můžete nechat doručit. Autor si například prostřednictvím služby Subscribe & Save zajistil, aby mu každých šest měsíců přišla objednávka devítivoltových baterií, a tím si zajistil, že jeho detektory kouře budou vždy fungovat.

Některé pochůzky však automatizovat nelze. Ty, které vás zaskočí a nutí vás spěchat, než bude pozdě. No, díky outsourcingu nemusíte ztrácet čas ani s nimi.

TaskRabbit je skvělým příkladem online outsourcingového tržiště pro tyto drobné, nepředvídatelné úkoly, například rychlé zaběhnutí pro potraviny nebo sprint za opravou počítače či auta.

Zde se podívejte, jak autor tuto službu využil:

Jeho synovec, který žije v Los Angeles, si přál ke svým druhým narozeninám skluzavku. Autor, který žije v New Yorku, využil službu TaskRabbit a objednal si v Los Angeles osobu, která skluzavku koupila v IKEA v Long Beach, odvezla ji do domu synovcových rodičů a sestavila ji. Skutečně nezapomenutelný dárek – to vše za 47 dolarů.

Mějte přehled o svých financích pomocí nejnovějších nástrojů

V první části jsme se dozvěděli, jak je důležité sledovat například svůj čas a stravovací návyky. Ne vždy je však přínosné trávit spoustu času sledováním všeho. Například snaha sledovat své finance často vede k napětí a stresu.

Udržet si přehled o tom, za co a kde utrácíte, je náročné, zejména pokud máte několik bankovních účtů a kreditních karet, nemluvě o věcech, jako jsou půjčky, hypotéky a akcie a dluhopisy.

Proč tedy nevyužít některé nové nástroje a nezkrátit si čas strávený trápením se nad rozpočtem?

Mint.com je skvělý nástroj pro organizaci vašich financí a sledování vašeho finančního zdraví.

Stačí, když Mint.com poskytnete své údaje a přihlašovací jména k bankovním účtům, půjčkám a kreditním kartám, a oni vás prostřednictvím e-mailu upozorní, když se zůstatek propadne do červených čísel nebo když dojde k velkému vkladu či výběru z účtu, a také se ujistí, že dostáváte zaplaceno.

Mint.com vám také může poskytnout kategorizovaný a komplexní přehled vašich financí, který vám umožní zjistit, jak utrácíte své peníze a čas. Mint.com může dokonce využít vaše předchozí způsoby utrácení a navrhnout vám rozpočet!

Dalším novým inovativním nástrojem, který vám pomůže přestat se stresovat a začít šetřit, je BillShrink. BillShrink vás jednoduše požádá o několik osobních údajů: informace o vašem běžném účtu, vaše řidičské návyky, jak často používáte mobilní telefon a kolik utrácíte za další služby, jako je streamování filmů a předplatné časopisů.

Na základě těchto informací vám Billshrink nastíní cenově výhodné alternativy a uvede, kolik byste díky těmto alternativám ušetřili během dvou let; upozorní vás také na nové výhodné nabídky, akční nabídky atp.

Nebuďte však šokováni, pokud zjistíte, že byste mohli ušetřit více, než jste si uvědomovali: když autor použil BillShrink poprvé, zjistil, že by mohl za dva roky ušetřit přibližně 14 000 USD.

Stanovte si horní a dolní hranice a zvyšte tak kvalitu svého života

Všichni jsme to zažili: stůl zavalený hromadami papírů; podlaha, kterou lze projít jen úzkou cestičkou skrz chaos věcí. A obklopeni všemi těmi věcmi nikdy nemůžete najít přesně to, co potřebujete, když to potřebujete.

Ale není třeba, aby vás z toho bolela hlava! Můžete ji překonat jednoduše tím, že si stanovíte limity.

Začněte tím, že si stanovíte horní hranici. To vám pomůže najít a udržet si přehled o svém majetku.

Vezměte si autorovu zásobu elektronického vybavení, která kdysi zabírala celou skříň. Časem se však skříň přeplnila a najít konkrétní kabel znamenalo vytáhnout celý nepořádek ze skříně na podlahu. Autor si uvědomil, že se mu to vymklo z rukou, a rozhodl se jednat.

Dal tedy elektronice sbohem a většinu svého vybavení prodal na Ebay. To, co zbylo, se vešlo do jedné krabice, která se stala horní hranicí. Pokud si koupí nový kus elektronického vybavení, nějaký jiný kus musí pryč. Takto je jeho zásoba zvládnutelná, přehledná a vždy najde to, co potřebuje.

Stejně jako můžete pomocí horních limitů kontrolovat věci, kterým byste se mohli příliš oddávat (jako je třeba prohlížení Facebooku), můžete se také ujistit, že děláte více věcí, které zvyšují kvalitu vašeho života, jako je cvičení, meditace a cestování.

Jak?

Nastavením nižších limitů. Autor si například stanovil dolní hranici alespoň jednoho výletu každý měsíc, alespoň 30 kilometrů běhu týdně a vaření jídel doma alespoň tři dny v týdnu. Tímto nastavením nižších limitů pro volný čas si zajistíte, že váš čas nebude stále pohlcovat práce.

Zbavte se papírování a dávejte si úkoly do dávek, abyste zůstali soustředění

Už se vám někdy stalo, že jste se do něčeho pustili a pak vás vyrušila rušivá zpráva nebo e-mail? Zničí to vaše soustředění a teď jste navíc podráždění.

No, existuje způsob, jak zabránit tomu, aby se vaše soustředění takto zničilo: dávkování.

Dávkování je jednoduchý proces seskupování podobných úkolů a jejich plnění v dávkách, namísto po jednom, tu a tam. Tímto způsobem je snazší soustředit se na to, co děláte právě teď.

Někteří lidé používají dávkování tak, že se rozhodnou, že budou odpovídat na e-maily pouze během prvních 10 minut každé hodiny, místo aby odpovídali hned, jak přijdou. Autor platí všechny své účty za týden v pátek, místo aby je platil, jakmile přijdou.

Samozřejmě, když začnete dávkovat, zjistíte přesně, kolik času vám určité věci zaberou. Všímejte si, když se vám zdá, že věci trvají déle, než by měly, protože to vám napoví, že byste možná měli optimalizovat.

Skvělým začátkem je zbavit se zbytečného papírování. Jistě, hodně se mluví o životě v bezpapírové společnosti, ale každý den se stále potýkáme s otravnými papíry. A právě proto jsou tu online nástroje: pomáhají nám papírování ještě více eliminovat.

Pokud někdy budete muset poslat dokument klasickou poštou, pomůže vám služba Postal Methods. Jediné, co musíte udělat, je nahrát dokument. Společnost ho pro vás vytiskne, vloží do orazítkované obálky a pak ho pošle na cestu do poštovní schránky. Ušetříte tak spoustu času, a kdo vůbec rád olizuje známky?

Důležitá je správná strava, odpočinek a sport

Je to tak jednoduché: dostatek spánku a zdravé stravování určuje, kolik energie budete mít na to, abyste dělali věci, které chcete dělat. Žádné aplikace pro zvýšení produktivity na světě to nemohou změnit!

Když se připravíte o spánek, vaše tělo začne produkovat poměrně nepříjemně pojmenovaný hormon zvaný ghrelin. Ghrelin zvyšuje hlad a snižuje hladinu jiného hormonu, leptinu, který reguluje metabolismus. Když náš metabolismus nefunguje správně, nevyhnutelně se unavíme.

Pokud chcete zlepšit svůj spánek, existují dva jednoduché kroky, které vám pomohou. Zaprvé, užívejte každý den se snídaní vitaminy D. Za druhé, hodinu před spaním se vyhýbejte zařízením vyzařujícím modré světlo, jako jsou televize, iPady a počítače.

Začít žít zdravěji je také jednoduché. Stačí vyřadit tuky, že? Omyl. Mnoho lidí stále považuje tuk za nepřítele, ale skutečným padouchem je zde cukr. Náš mozek nemůže fungovat bez tuku, zatímco příliš mnoho cukru nám brání vstřebávat vitaminy A, D, E a K. Takže už žádné plýtvání časem na zpracované potraviny a sladkosti! Začněte vyhledávat přírodní možnosti a zvyšte příjem "dobrých" tuků, které najdete v olivovém oleji a avokádu.

Jakmile se ujistíte, že dostatečně spíte a dobře jíte, je čas začít myslet na to, abyste své tělo rozhýbali. Tvrzení, že jste příliš vystresovaní na to, abyste mohli cvičit, prostě není omluvou! Pravdou je, že cvičení snižuje stres, a vy zjistíte, že dobrý fitness program vám umožní zvládat ho každý den lépe a lépe.

Navrhněte si vlastní cvičební režim tak, aby zahrnoval tři druhy pohybu.

Za prvé by v něm měla být silová a dovednostní složka – k tomu poslouží něco jako lezení po skalách nebo parkour, což není parkur, ale je to dovednost se přemístit co nejrychleji z místa A na místo B.

Za druhé, zařaďte vysoce intenzivní intervalový trénink – krátký interval, kdy se maximálně namáháte, následovaný intervalem aktivního odpočinku.

A nakonec byste se měli věnovat nějakému druhu tréninku pohyblivosti – například józe nebo starému dobrému strečinku.