Aby vše klapalo

David Allen je americký autor a řečník, který se specializuje na produktivitu a efektivní řízení času. Narodil se v roce 1945 v Shreveportu v Louisianě a vystudoval americkou literaturu na New College v Sarasotě na Floridě. Po absolvování se věnoval různým profesím, včetně kytaristy a zpěváka v rockové kapele.

V roce 1981 založil David Allen & Co., společnost specializující se na trénink produktivity a řízení času. V roce 2001 vydal knihu Mít vše hotovo, která se stala bestsellerem, byla přeložena do více než 30 jazyků a získala mnoho ocenění. V roce 2015 vydal knihu Aby vše klapalo, která se zaměřuje na efektivní řízení pracovního a osobního života. Další jeho méně známá kniha je Připraven na cokoliv, ve které popisuje 52 způsobů, jak si okamžitě vyčistit hlavu a začít tvořit, soustředit se, vytvořit si fungující struktury a začít jednat, aby se věci daly do pohybu.

David Allen je často zván jako řečník na konference a semináře po celém světě a jeho metody produktivity jsou používány v mnoha organizacích a firmách. Je také aktivním členem komunity GTD (Getting Things Done) a pravidelně přispívá do různých médií, včetně časopisu Fast Company.

Úvod

Kniha Davida Allena Mít vše hotovo zasáhla a podnítila hnutí podnikatelů, studentů, maminek v domácnosti a odborníků od Silicon Valley až po Evropu a Asii. Nyní David Allen vede svět po nové cestě k dosažení soustředění, kontroly a nadhledu. Zahoďte vše, co víte o produktivitě – díky knize Aby vše klapalo se život i práce stanou hrou, kterou můžete vyhrát. Pro ty, kteří již zažili jasnou mysl po přečtení knihy Mít vše hotovo, bude kniha Aby vše klapalo posouvat tento proces na další úroveň.

David Allen nám ukáže, jak vyniknout při zvládání každodenních povinností, nečekaných událostí a informačního přetížení, které nás hrozí utopit. Kniha Aby vše klapalo poskytuje okamžitě použitelnou sadu nástrojů pro budování úspěchu, která vám pomůže udržet si náskok.

Kniha Aby vše fungovalo se zabývá následujícími tématy: jak zjistit, kde se v životě nacházíte a co potřebujete; jak se stát vlastním poradcem a generálním ředitelem svého života; přechod od naděje k důvěře při rozhodování; kdy si nestanovovat cíle; využití intuice, spontánnosti a náhody; a proč je život jako podnikání a podnikání je jako život.

Toto netrpělivě očekávané pokračování knihy Getting Things Done si zaručeně najde své publikum v dnešním konkurenčním podnikatelském prostředí i mezi mnoha fanoušky Davida Allena.

V dnešní době se zdá, že jsme neustále bombardováni rozptylujícími faktory. Většinu dní je zázrak, když vydržíme pět minut, aniž by nás obtěžoval email, oznámení ze sociálních sítí nebo textová zpráva.

V tomto nemilosrdně rozptylujícím prostředí je důležitější než kdy jindy umět se správně soustředit.

Pokud trávíte většinu dne prací na nesmyslných drobných úkolech a máte pocit, že vás rozptylují, mohou vám tyto kapitoly pomoci sladit vaše každodenní činnosti s velkými životními prioritami: vašimi celkovými cíli a sny.

V tomto shrnutí zjistíte, proč my lidé při pípnutí emailové schránky upouštíme od všeho důležitého. Dozvíte se také, proč být zaneprázdněný není totéž co být produktivní. A nakonec zjistíte, jak skvělé rady z knihy Mít vše hotovo uplatnit ve všech oblastech svého života.

Snadno se necháme rozptýlit, a proto ztrácíme přehled o svých prioritách

Pracujete na důležitém dokumentu, když se najednou objeví příchozí email. Co uděláte?

Pokud jste jako většina lidí, pravděpodobně okamžitě zapomenete na dokument s vysokou prioritou a odpovíte na email.

Ale proč tomu tak je?

V podstatě proto, že naše mysl je nestálá.

V dnešní době jsme bombardováni novými informacemi ve fantastickém množství, od tweetů přes emaily až po textové zprávy.

A když tyto nové informace přijdou, nemáme šanci zjistit, zda jsou důležité, pokud na ně neodvedeme pozornost – pokud vám do emailové schránky přijde nový email, nepoznáte, zda jde o spam, nebo o nabídku práce, dokud se na ni nepodíváte.

To znamená, že jsme neustále rozptylováni, a proto máme problém soustředit se na důležitý úkol dostatečně dlouho na to, abychom ho dokončili.

Neustálý příliv nových informací a nových úkolů navíc znamená, že se jako měřítko produktivity stále více zdůrazňuje množství odvedené práce: obchodníci mají cíle prodeje, učitelé cíle absolvování studia atd.

Množství splněných úkolů však není dobrým měřítkem, na které je třeba se zaměřit. Ačkoli odesílání velkého množství emailů a účast na mnoha schůzkách může u zaměstnance vyvolat pocit zaneprázdněnosti a produktivity, ve skutečnosti to nic nevypovídá o kvalitě jeho práce. Daleko lepším barometrem produktivity by bylo zjištění, jakého pokroku bylo dosaženo v plnění předem stanovených důležitých cílů.

Zaměření na kvantitu může také způsobit, že natolik zabředneme do každodenních úkolů, že ztratíme přehled o svých větších životních cílech.

Řekněme například, že vaším snem je stát se spisovatelem, ale v denním zaměstnání jste stále tak roztěkaní, že musíte pracovat po večerech, abyste vykompenzovali svou nízkou produktivitu. V takovém případě si jednoduše dlužíte uspořádání v práci i doma, abyste se mohli lépe soustředit a měli čas pracovat na svých osobních ambicích.

Abyste dosáhli svého plného potenciálu, musíte být kreativní a organizovaní

Považujete se za snílka, nebo za realizátora?

Tato otázka poukazuje na dvě hlavní vlastnosti potřebné k dosažení vašeho potenciálu: potřebujete jak perspektivu - což znamená schopnost vidět celkový obraz -, tak kontrolu, což znamená schopnost skutečně organizovat a řídit své povinnosti v souladu s tímto celkovým obrazem.

Většina lidí však zvládá pouze jeden z těchto aspektů, pokud vůbec. Zdá se, že některým lidem chybí jak kontrola, tak perspektiva. Takoví lidé jsou poměrně bezradní, úzkostní a zdá se, že jsou neustále v panickém nouzovém režimu. Pravděpodobně by měli problém uspořádat i slavnostní večeři.

Pak jsou tu ti, kteří mají pevnou zálibu v kontrole, ale žádnou perspektivu. Představivost a kreativita nejsou jejich silnou stránkou a raději klasifikují a organizují stávající nápady, než aby vymýšleli nové. Někdo takový může například vynikat v úpravě písma dokumentů nebo doplňování papíru do tiskárny, ale je naprosto bezradný, když dojde na skutečné sestavování nových návrhů.

A pak jsou tu ti, kterým chybí kontrola, ale mají bohatý rozhled. Tito lidé mají spoustu nápadů, o čemž svědčí jejich neustálé čmárání a psaní poznámek, ale nikdy se s nimi nedostanou příliš daleko, protože je vždy rozptýlí další skvělý nápad.

Jak už asi tušíte, optimálním řešením je rovnováha mezi kontrolou a perspektivou. Této záviděníhodné situace můžete dosáhnout pouze tak, že budete velmi dobře organizovat své úkoly a cíle. Díky tomu budete mít volnost a sebedůvěru být kreativní.

Příkladem této kombinace jsou lidé, kteří mají perspektivu, aby mohli snít o nových, inovativních nápadech, ale zároveň mají kontrolu, aby tyto nápady realizovali a uvedli v život. Ať už řeší náročný projekt v práci, nebo jen doma staví altán na zahradě, jejich úspěch pramení z těchto dvojích schopností.

V následujících kapitolách se dozvíte, jak znovu získat kontrolu nad všemi svými povinnostmi a plány.

Outsourcujte svou paměť – pište si své nápady a úkoly

Kolikrát jste šli do obchodu, abyste si koupili tři věci, a odešli jste jen se dvěma? Nebo kolikrát se vám stalo, že jste v době oběda dostali geniální nápad, ale do večera jste úplně zapomněli, co to bylo?

Je pravděpodobné, že se to stává poměrně často.

Ve skutečnosti všem našim úkolům a záměrům hrozí, že budou zapomenuty, pokud je nějak trvale nezachytíme. A jediný způsob, jak je všechny trvale zachytit, je "outsourcovat" paměť.

To znamená, že všechny své myšlenky a nápady prostě hodíte na papír. Zvykněte si používat deníky, do kterých si zaznamenáte každý nápad, úkol a myšlenku, kterou máte. Nedělejte si starosti se špatnými nápady nebo s tím, že vše vychází jako proud vědomí, hlavní je dát vše na papír. Nespoléhejte se však jen na software - opravdu to dělejte i na skutečný papír. Mějte doma a v kanceláři několik těchto deníků, abyste si mohli rychle zapisovat nápady, jakmile vás napadnou.

Také kdykoli pořádáte schůzku, nezapomeňte si vystavit tabuli, kam si můžete zapisovat poznámky a nápady, které vás napadnou. Vytvořte si z nich myšlenkové mapy a poté je vyfoťte, aby se nic neztratilo.

Při zachycování nápadů a úkolů nezapomeňte zapisovat nejen ty, které se dají okamžitě realizovat, ale také dlouhodobější projekty, jako jsou vaše celoživotní cíle.

Mohou to být projekty jako přehodnocení investičního portfolia, učení se hře na klavír nebo studium nového jazyka. Také pokaždé, když vás napadne něco, co by vám mohlo pomoci tyto sny uskutečnit (například najmout učitele klavíru), si to také zapište, abyste měli větší pravděpodobnost, že budete jednat.

Uspořádejte si své nápady na papíře a definujte si jednoduché, realizovatelné úkoly

Teď už víte, jak důležité je písemně zaznamenávat všechny nápady, které vás napadnou, a doufáme, že máte pěkně dlouhý seznam poznámek.

Co teď?

Abyste ze svých poznámek vytěžili co nejvíce, musíte je samozřejmě roztřídit a uspořádat. Začněte tím, že si projdete jednotlivé nápady a rozhodnete se, které z nich jsou skutečně realizovatelné. U nich vymyslete jednoduché, konkrétní a fyzické kroky, které je třeba provést, aby se nápad uskutečnil. Čím konkrétnější zde budete, tím snáze si úkol představíte a splníte, takže pokud je to možné, určete konkrétní čas a místo, kde se jím budete zabývat. Mějte otevřený kalendář, který vám to usnadní.

Realizovatelné úkoly by měly být takové, abyste jejich splněním realizovali i dlouhodobé projekty nebo cíle.

Například když jste si na začátku zapisovali své nápady, mohli jste do nich zahrnout myšlenku "udělat něco pro tátu". Nejdříve byste měli tuto vágní představu proměnit v konkrétní projekt, například "Udělejte tátovi úžasnou oslavu sedmdesátin". Tento projekt pak rozdělte na několik jednotlivých akcí, jako je rezervace místa konání, objednání dortu a kapely. Možná ale také zjistíte, že "udělat něco pro tátu" je součástí ještě většího cíle, který jste měli: trávit více času s rodinou.

Jiným, více profesně zaměřeným příkladem by bylo, kdybyste si původně zapsali "zlepšit morálku zaměstnanců". Stejně jako předtím byste se nejprve pokusili dostat na konkrétnější úroveň a definovali byste například projekt "pořádat pravidelné týmové akce". Ten se opět skládá z více jednotlivých akcí, například "rezervovat karaoke bar" a "rozeslat pozvánku". Na druhou stranu "zlepšit morálku zaměstnanců" může být pouze podmnožinou celkového cíle, například "snížit fluktuaci zaměstnanců o 15 %", který je zamýšlen jako dlouhodobý.

Rozdělte úkoly do více kategorií podle toho, kdy, kde a kdo je bude plnit

Nyní byste již měli mít dlouhý seznam realizovatelných úkolů, které se smysluplně sčítají. A pokud jste jako většina lidí, pravděpodobně vás kromě tohoto seznamu obklopuje i změť lístečků, papírových úkolů a připomínek v digitálních kalendářích.

Aby tato hromada úkolů v různých podobách měla nějaký smysl, je třeba je uspořádat a stanovit priority.

Začněte tím, že rozdělíte své realizovatelné úkoly do tří seznamů úkolů: úkoly, které mají být provedeny nyní, později nebo někým jiným. Úkoly v prvním seznamu jsou ty, které lze provést okamžitě, zatímco těm, které patří do druhého seznamu, pravděpodobně prospějí podkategorie, které přidají k úkolu více souvislostí.

Pokud například narazíte na úkol "vypracovat žádost o zaměstnání", můžete jej zařadit do podkategorie "Později – úkoly pro dobu, kdy budu u počítače".

Nebo pokud uvidíte něco, co byste si rádi přečetli, ale nemáte na to čas, můžete to zařadit do kategorie "Později – čtení".

Můžete si také definovat podkategorie pro všechny důležité osoby ve svém životě, abyste věděli, co říct, až se příště dostanete do kontaktu například s manželem nebo bývalým kolegou.

Třetí seznam by měl obsahovat úkoly, které jste delegovali na někoho jiného a na jejichž výsledky čekáte.

Jakmile se vypořádáte s úkoly, které lze realizovat, vše ostatní byste měli uložit pro pozdější použití do samostatných seznamů. Díky tomu nebudou zatěžovat vaši okamžitou pozornost a vy se budete moci soustředit na to podstatné.

Příkladem může být poznámka, že jedním z vašich životních cílů je pomáhat méně šťastným lidem ve společnosti. Takové myšlenky by měly jít na seznam "vize".

Můžete mít také seznam "možná", kam budete přidávat položky, které se mohou v budoucnu stát důležitými. Například, i když to v tuto chvíli není aktuální, můžete mít v budoucnu zájem o spolupráci s třetí stranou, pokud to okolnosti dovolí.

Pravidelně aktualizujte své seznamy a udržujte svůj pracovní prostor

Předpokládejme, že nyní máte několik dobře uspořádaných seznamů úkolů. Jak je udržujete?

Je přece vysoce pravděpodobné, že budete přicházet s novými nápady a úkoly rychleji, než se jim budete moci věnovat. To znamená, že se vaše seznamy budou neustále rozšiřovat a nakonec se zcela vymknou kontrole a budou obsahovat stránky a stránky nedokončených úkolů.

Jaký je tedy lék?

Jednoduše řečeno, musíte své seznamy pravidelně kontrolovat a nemilosrdně vyškrtávat úkoly, které jsou "vyčpělé" nebo již nejsou relevantní.

Každý týden věnujte až dvě hodiny revizi a aktualizaci obsahu všech svých seznamů, kalendářů a projektů. Řekněme například, že jste měsíce hledali novou práci a nakonec jste ji našli. To by mělo mít velký dopad na vaše seznamy úkolů: zbavte se všeho, co souviselo s hledáním nové práce, například vyhledávání volných pracovních míst.

Zároveň je třeba posoudit, zda je třeba přesunout věci v podkategoriích. Například hlavní životní cíl v podkategorii "možná", jako je "dostat se do kondice", by možná mohl být přesunut na realizovatelný projekt, jako je "zaběhnout příští rok maraton".

Stejně důležité jako úklid v seznamech úkolů je dělat pravidelně totéž s fyzickými místy, kde máte uloženy své úkoly a nápady.

Každý den nebo dva si vyčistěte schránky a koše, abyste zabránili jejich přeplnění, a dbejte také na to, abyste měli přehledný pracovní prostor tím, že budete všechny dokumenty shromažďovat na jednom místě ke zpracování.

Drastičtějším opatřením by mohlo být přestěhování kanceláře jinam. Potřebná zásadní reorganizace může být nakonec často prospěšná.

V dalších střípcích se dozvíte, jak uspořádat své osobní a profesní cíle tak, aby odpovídaly vašemu dlouhodobému a nadřazenému myšlení.

Uspořádejte své každodenní úkoly do projektů

Strávili jste někdy celý den vyřizováním nejrůznějších drobných úkolů, abyste se na ně později ohlédli a uvědomili si, že vlastně k ničemu smysluplnému nepřispěly?

Pokud chcete zůstat věrni svým profesním a osobním prioritám, musíte se tomu vyhnout a zajistit, aby to, co děláte každý den, bylo důležité. Abyste toho dosáhli, musíte udělat tři věci.

Za prvé, identifikujte všechny povinnosti, které v životě máte, a zajistěte, abyste jim dostáli, ať už děláte cokoli.

Zmapujte si všechny své povinnosti vůči sobě i ostatním do organizační mapy, která se rozvětví do podrobnějších oblastí.

Příkladem osobní oblasti odpovědnosti, která je často zanedbávána, je zdraví. Můžete si ji na mapě vyznačit a rozvětvit z ní dílčí body, jako je péče o zuby, každoroční lékařské prohlídky, cvičení a strava. Nemusí být nutně konkrétnější - stačí, že o nich víte.

Druhou věcí, kterou musíte udělat, aby vaše každodenní činnosti měly smysl, je seskupit jednotlivé úkoly do zvládnutelných projektů. Projekty by vás zase měly posunout k nějakému vyššímu cíli, o kterém bude řeč za chvíli, a měly by být dosažitelné do jednoho roku.

V osobní sféře by jimi mohlo být naučit se základy němčiny, abyste mohli sledovat cíl stát se nakonec jejími úplnými znalci.

V profesní sféře by takovým projektem mohlo být najmutí marketingového guru nebo zřízení nového internetového obchodu, obojí zaměřené na dosažení většího cíle, například 15procentního růstu tržeb.

Nakonec je třeba zhodnotit své cíle. Cíle se od projektů liší tím, že jsou dlouhodobější a strategičtější: cílů bývá dosaženo v horizontu jednoho až tří let. Vaším dlouhodobým cílem může být například zbavit se dluhů, což si může vyžádat různé projekty, jako je nové projednání půjček nebo přestěhování do levnějšího města.

Organizace musí definovat svou vizi, kam se chtějí dostat, a zásady, díky kterým se tam dostanou

Zatím jsme se zabývali hlavně tím, jak můžete vy osobně dosáhnout svých ambicí, ale co organizace? Jak můžete dostat organizaci tam, kde by měla být?

Prvním úkolem je samozřejmě určit cíl. Vizualizujte si, kam podle vás vaše organizace směřuje, aby dosáhla úspěchu. Díky tomu bude váš směr jasný.

Vaše společnost se například může rozhodnout, že její konečnou vizí je stát se nejoblíbenějším obchodem s potravinami v regionu díky prodeji nejkvalitnějších produktů. Tato vize by poskytla jasnou cestu, kterou se vydat: začít nakupovat ty nejlepší produkty v okolí.

Druhým úkolem je pak být konkrétnější: vedení by mělo definovat hlavní zásady (tedy hodnoty), kterými se bude podnik řídit.

Obvykle má organizace tři až třicet zásad, například "pomoc místním komunitám" nebo "poskytování špičkových služeb zákazníkům".

Tyto principy musí definovat vedení a následně je implementovat do reálného života na všech úrovních. Některé společnosti mají dokonce manažera lidských zdrojů na plný úvazek, který zajišťuje, aby lidé zásady dodržovali.

Pokud je například jednou ze zásad vaší společnosti "rozvíjet zaměstnance", můžete ji uvést do života zavedením důsledného 360stupňového hodnocení všech zaměstnanců.

Jakmile organizace ví, kam chce směřovat (její vize) a jak by se měla na cestě k ní chovat (její zásady), lze snadno vyřešit téměř jakoukoli otázku. Dokonce i ošemetná dilemata typu "Měli bychom tu společnost převzít?". "Měli bychom více investovat do výzkumu?" nebo "Měli bychom expandovat na tento trh?" lze vyřešit snadno, protože jakákoli odpověď musí firmu přiblížit její vizi a dodržovat její zásady.

Definujte si vlastní cestu a osobní hodnoty a pak odpovíte i na velké životní otázky

Představte si, že jdete po lesní cestě. Pokaždé, když přijdete na křižovatku, musíte odhadnout, kterou cestou se máte vydat, protože vidíte jen kousek před sebe.

Nyní si představte stejnou situaci, ale váš výhled dramaticky stoupá do vzduchu. Můžete se na sebe podívat z velké výšky a dokonale vidíte svou cestu i všechny ostatní cesty, takže přesně víte, kterou se vydat.

Stejně jako vám toto povznesení umožní vidět, kam chcete v lese jít, musíte se podobně povznést nad každodenní drobnosti, abyste získali celkový pohled na svůj život.

Zeptejte se sami sebe, kde se vidíte za deset let? Pokud vše zapadne na své místo a vy se stanete nesmírně úspěšnými, kde budete? Postavili byste si například sídlo? Cestovali po světě? Založili charitativní nadaci?

Shromážděte všechny tyto ideální budoucnosti do seznamu: uveďte všechny události, které byste rádi viděli, že se stanou.

Tento pohled na budoucnost je sice spekulativní, ale je to cesta, kterou vidíte uprostřed lesa – ta, na které chcete být. Měli byste zaměřit své úsilí na to, abyste se tam dostali, a každý rok tento cíl revidovat.

Kromě toho, že víte, čeho chcete dosáhnout, byste však měli také vědět, jaké jsou vaše osobní hodnoty. Mnoho lidí se například snaží být čestní, moudří a štědří a zároveň vést udržitelný životní styl a prospívat svým komunitám.

Pro většinu lidí jsou jejich hodnoty identifikovatelné, protože pokud je naplňují, je jim jedno, kde jsou a s kým jsou. Napište si své vlastní hodnoty, abyste se k nim mohli vracet.

Nakonec si také musíte odvážně klást velké životní otázky. Například: Jak chcete, aby si vás lidé pamatovali? Měli byste založit rodinu? Je vaše kariéra inspirativní? Teprve když si na ně odpovíte, budete se moci skutečně soustředit na to, co je důležité.