Připraven na cokoliv

David Allen je americký autor a řečník, který se specializuje na produktivitu a efektivní řízení času. Narodil se v roce 1945 v Shreveportu v Louisianě a vystudoval americkou literaturu na New College v Sarasotě na Floridě. Po absolvování se věnoval různým profesím, včetně kytaristy a zpěváka v rockové kapele.

V roce 1981 založil David Allen & Co., společnost specializující se na trénink produktivity a řízení času. V roce 2001 vydal knihu Mít vše hotovo, která se stala bestsellerem, byla přeložena do více než 30 jazyků a získala mnoho ocenění. V roce 2015 vydal knihu Aby vše klapalo, která se zaměřuje na efektivní řízení pracovního a osobního života. Další jeho méně známá kniha je Připraven na cokoliv, ve které popisuje 52 způsobů, jak si okamžitě vyčistit hlavu a začít tvořit, soustředit se, vytvořit si fungující struktury a začít jednat, aby se věci daly do pohybu.

David Allen je často zván jako řečník na konference a semináře po celém světě a jeho metody produktivity jsou používány v mnoha organizacích a firmách. Je také aktivním členem komunity GTD (Getting Things Done) a pravidelně přispívá do různých médií, včetně časopisu Fast Company.

Naučte se, jak si vytvořit prostor pro kreativní a přínosné projekty

Najdete někdy čas a energii na práci na projektech, které vás baví? Nebo se budete muset smířit s tím, že nároky každodenního života vám budou vždy stát v cestě k tvůrčímu a naplňujícímu životu?

Kniha Připraven na cokoliv, která vychází z populárního bulletinu poradce v oblasti managementu Davida Allena, se zabývá mnoha tématy a poskytuje vhled do příčin mnoha problémů s řízením času a produktivity. Přestože se z velké části jedná o glosu k Allenovu bestselleru Mít vše hotovo, Připraven na cokoliv si klade za cíl odpovědět na důležitou otázku: Jak si můžete ve svém životě udělat čas a prostor pro kreativní a smysluplnou práci?

Příliš mnoho věcí, na které běžně myslíte, brzdí vaši kreativitu

Na rozdíl od úkolů, které od vašeho mozku mnoho nevyžadují, jako je vyplňování formulářů, psaní nákupního seznamu nebo odpovídání na běžné e-maily, vyžaduje tvůrčí práce spoustu "mentální síly".

Proč tomu tak je?

Zaprvé, tvůrčí práce je o duševní rovnováze. Tvůrčí činnost vyžaduje, abyste v každém okamžiku měli na paměti – a vyhodnocovali – mnoho různých úvah současně.

Například když scenárista píše scénář, musí počítat s mnoha různými věcmi. Musí vymyslet přesvědčivý příběh a poutavé vyprávění. Bude muset vymyslet účinné vizuální metafory pro emocionální stavy postav, například pomocí silného deště symbolizovat smutek. Bude muset zajistit, aby scénář nevyžadoval příliš mnoho různých míst natáčení, protože to zvýší náklady na výrobu. A také bude muset hodně pátrat v minulosti, zejména pokud se příběh odehrává ve starověku nebo v něčem podobném.

Vyvážit všechny tyto faktory současně vyžaduje velké duševní úsilí. Toto úsilí navíc závisí na tom, zda máme jakýsi mentální "úložný prostor". Pro většinu z nás je však tento prostor na hranici únosnosti.

Všechny informace, které budou důležité v krátkodobém až střednědobém horizontu, jsou uloženy v něčem, co budeme nazývat jakousi psychickou pamětí RAM. Informace, které tam ukládáme, sahají od mezisoučtu účtu, který právě počítáte, až po skutečnost, že potřebujete koupit mléko. Zásadní je, že na této psychické paměti RAM závisí také tvůrčí myšlení.

Kapacita psychické paměti RAM je však bohužel omezená. Snaha udržet v paměti velké množství informací najednou způsobí, že vaše RAM bude příliš plná na to, abyste mohli zpracovávat nové myšlenky. Což samozřejmě znamená, že vaše kreativita utrpí.

Pokud nemůžeme být kreativní, když máme hlavu plnou všedních detailů, poznámek, faktů a podobně, pak z toho vyplývá, že musíme najít způsob, jak svou mysl od takových informací očistit.

Chcete-li maximalizovat svou kreativitu, pište si všechny plány a nápady

Jak jsme viděli, ukládání příliš velkého množství informací do vaší psychické paměti RAM bude vaši kreativitu brzdit. Existují však i další důvody, proč se nesnažit ukládat všechny své nápady do hlavy.

Zaprvé, pokud si nápad nezapíšete, když vás napadne, může se stát, že nebude k dispozici, až ho budete potřebovat.

Je to proto, že naše psychická paměť RAM je poměrně omezená, takže starší informace mohou být vymazány, aby se uvolnilo místo pro nové informace. Ve skutečnosti se může stát, že nejlepší nápad, který jste kdy měli, bude z vaší paměti RAM vytlačen novějším, mnohem přízemnějším nápadem, například "musím koupit mléko".

Informace uložené v paměti RAM jsou také špatně uspořádané, takže se může stát, že nebudete schopni získat onen skvělý nápad, až ho budete potřebovat.

Představte si například, že se připravujete na závěrečné zkoušky a v hlavě se vám zrodí fantastický podnikatelský nápad. Po skončení zkoušek, kdy budete mít konečně čas o tomto nápadu uvažovat, k němu možná nebudete mít přístup, protože bude pohřben pod všemi informacemi, které jste ke zkouškám potřebovali.

Když si však své nápady zapíšete, přestanete být závislí na své psychické paměti RAM a tyto nápady se vám budou mnohem snáze vybavovat, až je budete potřebovat.

Zapisování myšlenek však není jen jejich uchovávání v bezpečí – psaní nám také pomáhá je definovat a vyhodnocovat. Mezi myšlenkou a jejím uplatněním v reálném světě je obrovský rozdíl. Když máte první nápad, například pro podnikání, obvykle není příliš jasný, ale spíše je to změť nejasných myšlenek a možných závěrů, jako například "ušetřit náklady" nebo "stážisté".

Proces zapisování myšlenky v ucelených větách nás nutí k její jasnější struktuře a pomáhá nám vidět případné chybné závěry, které jsme učinili. Například písemné tvrzení "Zaměstnáním stážistů můžeme ušetřit 20 procent nákladů" se hodnotí mnohem snáze než zárodečná myšlenka, která existuje pouze v mysli.

Musíte znát svou práce, cíle a aktuální úkoly pro správné plánování

Představte si, že dostanete příležitost, na kterou jste čekali: možnost natočit dokumentární film. Pak nastoupí realita – bohužel, váš pracovní stůl je spíše zaplněn výukou mediální vědy na univerzitě.

Jak se rozhodnete, zda se vám natáčení tohoto filmu vejde do rozvrhu?

V rozhodování vám pomůže prosté uvědomění si úkolů, ke kterým jste se zavázali. Zapsání všech aktuálních povinností a projektů, například budoucích hodin a seminářů, které jste se zavázali vyučovat, vám pomůže jasně vidět, kolik času a energie již investujete, a zda vám tedy zbývá dost na to, abyste se mohli věnovat tomuto filmovému projektu.

Navíc, pokud jste si vědomi svých závazků, jste schopni zvážit možnost upustit od některých úkolů nebo je delegovat na někoho jiného, abyste si ve svém životě mohli udělat prostor pro nový atraktivní projekt. Možná byste dokonce mohli některé své hodiny přidělit nadšenému studentovi, který se věnuje výzkumu, abyste mohli natočit dokumentární film.

Ale i když jste vyjmenovali všechny své závazky a nyní jste si jich plně vědomi, stále se budete muset rozhodnout, které činnosti jsou důležitější než jiné. Abyste mohli takto stanovit priority, musíte dosáhnout jasného vymezení své pracovní náplně a cílů. Pak můžete určit důležitost úkolů ve vztahu k určitému referenčnímu bodu.

V našem případě je dobrým referenčním bodem vaše pracovní místo: Jak důležitý je konkrétní úkol ve vztahu k vaší pracovní náplni? Pokud je vaše práce lektor mediálních věd a semestr právě začal, je zřejmé, že výuka bude blíže vaší pracovní náplni než natáčení dokumentu.

Dalším referenčním bodem mohou být vaše aspirace: Je vaším konečným cílem stát se filmařem? Pokud ano, pak byste možná měli vážně uvažovat o tom, že byste s výukou skončili a využili příležitosti, která se před vámi naskýtá.

Nejlepší plány předem připravují na obtíže a přerušení

Ať už se věnujete jakékoli oblasti, každý projekt, který plánujete, s sebou nese řadu rizik a obtíží, jako je špatné počasí nebo investor, který se stáhne, a podobně. Často je však možné připravit se na věci, které se mohou pokazit.

Ve skutečnosti je nejvhodnější doba pro řešení potenciálních překážek v době, kdy je projekt ještě ve fázi plánování, a ne až ve chvíli, kdy už je v plném proudu. Během této doby je mnoho příležitostí připravit se na věci, které se mohou pokazit.

Představte si například, že plánujete velkou zahradní slavnost a očekáváte, že ve velký den bude pršet. V takovém případě budete mít pro jistotu dostatek času na zajištění párty stanu nebo vymýšlení zábavných aktivit pod střechou. Bez ohledu na počasí tak bude mít vaše oslava hladký průběh.

Na druhou stranu, pokud byste nevyužili fáze plánování k řešení možných problémů a bouřka by vás zaskočila, budete mít mnohem méně možností, například byste neměli v pohotovosti stan.

Navíc u každého projektu je třeba počítat se zpožděním a přerušením. Pokud tedy váš harmonogram s takovými přerušeními nepočítá, každá nepředvídaná událost bude mít za následek, že se váš projekt zpozdí.

Jen si představte scénografa, který ví, že jeho tým dokáže za normálních podmínek postavit maketu lodi za osm hodin. Pokud tento úkol naplánuje na samotný den premiérového představení, nebude mít žádnou časovou rezervu, o kterou by se mohl opřít, kdyby některý ze spolupracovníků zavolal, že je nemocný, nebo kdyby barva nestihla zaschnout.

Kromě toho, že taková práce vystavuje jeho tým zbytečnému tlaku, hrozí, že konstruktér svou práci nestihne dokončit do premiéry, což způsobí problémy divadlu i všem zúčastněným.

Poučení? Dobrý časový plán se s takovým zpožděním vyrovná a zabrání vzniku velkých problémů.

Správná pravidla vám pomůže mít vše hotovo a i tvořivě pracovat

Na první pohled se může zdát, že pravidla a rutiny pro řízení produktivity prostě nejsou vhodné pro tvůrčí práci, ale ve skutečnosti jsou.

Pokud je vaše práce dobře organizovaná, můžete toho stihnout více za kratší dobu. Pokud si například vytvoříte mnoho seznamů úkolů, ale nikdy si je správně neuspořádáte, skončíte zahlceni – jen si představte, jak se budete cítit, když budete konfrontováni se stolem polepeným různými formuláři a složkami.

Jen abyste se od toho stolu dostali, budete dělat jakékoli nepodstatné úkoly, například odpovídat na nedůležité e-maily, ale ty vám budou jen ubírat čas a energii, což v konečném důsledku sníží vaši produktivitu.

Avšak pouhým uspořádáním práce do systému, který umístí všechny vaše úkoly na jedno místo, kde o nich budete mít přehled, se nebudete cítit zahlceni. Místo toho budete cítit, že máte vše pod kontrolou a budete se moci věnovat jednotlivým úkolům, aniž byste chtěli utéct tím, že budete dělat jiné, méně důležité úkoly.

Čím více budete mít pořádek, tím více času a dostupné psychické RAM budete mít také na kreativní činnost.

Tvůrčí práce, stejně jako jakákoli jiná práce, vyžaduje spoustu času. Pokud tedy svůj čas ztrácíte kvůli chaotickým pracovním návykům, najdete méně příležitostí pro kreativitu. Takové špatné návyky také vedou k tomu, že se vaše psychická RAM zaplní nepodstatnými informacemi, takže nezbývá žádný mentální prostor pro kreativitu.

Abyste se těmto překážkám vyhnuli, měli byste okamžitě dokončit ty úkoly, u nichž jste si jisti, že vám nezaberou více než dvě minuty. Tím uvolníte svou mysl a budete se moci věnovat důležitějším věcem.

Řekněme například, že máte v úmyslu ukrást Monu Lisu, což je obzvláště kreativní úkol. Pokud se chystáte takovou krádež naplánovat tak, aby proběhla hladce, musíte se nejprve ujistit, že jste odpověděli na všechny naléhavé e-maily a nakrmili svého psa, protože na všechno to plánování budete potřebovat uvolnit trochu psychické RAM.

Přílišné úsilí organizovat si život vám může bránit v produktivitě a kreativitě

Jak jsme viděli, organizování může být nesmírně prospěšné. Řízení každého aspektu vašeho života do nejmenšího detailu však může být kontraproduktivní. I když je organizovanost jistě nezbytná, je také důležité, abyste zůstali flexibilní.

Proč?

Zaprvé, příliš propracovaný systém vám místo zvýšení produktivity sebere veškerou energii a čas, které potřebujete na skutečnou práci.

Zatímco se soustředíte na organizaci práce, nesoustředíte se na samotnou práci, které má taková organizace sloužit. Představte si například, že se chcete stát aktivnějšími a zdravějšími, a proto si vypracujete velmi podrobný plán, abyste do svého nabitého rozvrhu vměstnali určité množství běhání a posilovacích cvičení.

Pokud váš systém závisí na pečlivém zaznamenávání tepové frekvence a nárůstu svalové hmoty, může se stát, že nakonec strávíte více času aktualizací a udržováním tohoto tréninkového plánu než cvičením.

Za druhé, snaha přísně kontrolovat a řídit každý aspekt vaší práce a života vás může učinit nepružnými a bránit vaší kreativitě.

Pokud je váš systém řízení příliš detailní a rigidní, může se stát, že nevyužijete skvělé příležitosti. Může se například stát, že nakonec odmítnete pozvání na konferenci, která by byla velmi přínosná pro vaši kariéru, jen proto, že jste se zavázali k rozvrhu, který nemá zabudovanou žádnou flexibilitu, abyste mohli reagovat na neočekávané události.

Rigidní systém může také poškodit vaši kreativitu. Například někteří autoři beletrie si praktickou stránku své práce organizují velmi přísně. Výsledkem je, že všechny jejich romány se drží v podstatě stejné zápletky, liší se pouze detaily postav a prostředí, například jeden román se odehrává v Paříži, zatímco druhý v Praze.

Abyste dosáhli svých jakýchkoliv větších cílů, převeďte je na krátkodobé kroky

Představte si učitele angličtiny, který vytvořil mnoho zajímavých postav a má skvělý nápad na poutavý příběh. Avšak přetvoření těchto nápadů v román se zdá být příliš ambiciózním projektem vzhledem k tomu, že má příliš málo času – příliš mnoho hodin k plánování, studentů k výuce a úkolů k opravování.

Zní vám to povědomě?

V našich každodenních rozvrzích prostě není dostatečně velký časový prostor, aby se do něj vešel velký projekt. Například napsání onoho románu zabere obrovské množství času a během typického pracovního dne našeho učitele je mnoho důležitých úkolů, které je třeba vyřídit okamžitě, jako je vyřizování telefonátů rodičů, dohled nad studenty a samozřejmě výuka.

Ať už se během dne vyskytne jakkoli málo volných chvil (mezi úkoly a po skončení pracovního dne), rozhodně nezbude dost času na to, abyste napsali další Velký americký román.

Jak tedy může někdo jako náš učitel dosáhnout svého cíle?

Odpověď zní, že jednotlivé "akční kroky" k tomuto dlouhodobému cíli lze snadno vměstnat do svého rozvrhu.

Pro začátek by si náš učitel angličtiny mohl svůj projekt románu rozdělit na akční kroky, jako je nalezení názvu, vytvoření hrubé struktury nebo dokonce psaní pouze jedné stránky denně. V porovnání s pokusem zvládnout celý projekt najednou zabere každý z těchto kroků jen velmi krátkou dobu.

Jakmile si náš učitel rozdělí svůj projekt a čas do zvládnutelných kroků, zjistí, že se mu práce na psaní románu najednou pohodlně vejde do těch chvilek volného času, které má mezi výukou, známkováním a plánováním hodin. A nakonec dokončení každého z těchto zvládnutelných úkolů vyústí v dokončení prvního návrhu jeho opusu magnum (Alchymistická operace Velkého díla měly vést k transmutaci neušlechtilých látek ve zlato za použití „rudého kamene“).

Pokud se v týmu něco nedaří, může pomoci zlepšení komunikace

Zatím jsme se naučili, jak zefektivnit naše individuální životy. Nyní se v této závěrečné části podíváme, jak zvýšit efektivitu při práci v týmu.

V ideálním případě by měl být tým mnohem produktivnější než skupina izolovaných zaměstnanců. Někdy se však stává, že týmy nedokážou produktivně spolupracovat. Tehdy může pomoci dávat si pozor na problémy v komunikaci.

Plynulá a spolehlivá komunikace je totiž pro produktivní týmovou práci nezbytná, aby tým mohl efektivně koordinovat své činnosti, musí si účinně vyměňovat informace. Členové týmu by se například měli vzájemně informovat o tom, kdy budou moci dokončit zadané úkoly, aby tým mohl dopředu plánovat a rozdělovat nové úkoly.

Pokud jeden nebo více členů týmu nekomunikuje efektivně, může se zpomalit pracovní tempo celého týmu.

Pokud například někdo, kdo pracuje na reklamní kampani, potřebuje od svého kolegy naléhavě informace o hudebních preferencích zákazníka, aby stihl dohodnutý termín, ale jeho kolegovi trvá několik dní, než odpoví na jeho e-maily, bude nedostatek komunikace znamenat, že tým nefunguje tak produktivně, jak je to možné.

Jedním z řešení pro takový tým je proškolit jeho členy v jejich individuálních komunikačních povinnostech.

K identifikaci komunikačních problémů v týmu často stačí pouhý pohled do e-mailových schránek jednotlivých členů. Pokud je mnoho e-mailů označeno jako "naléhavé" nebo "s vysokou prioritou", naznačuje to, že se někteří členové snaží, aby je bylo slyšet. Obvykle jde o reakci na to, že na jejich e-maily nepřišla odpověď v přijatelném časovém rámci.

Nejlepší metodou, jak tento problém překonat, je dát každému členovi týmu jasně najevo, jak cenná je pro tým jako celek jasná a rychlá komunikace. Měli by pochopit, jak důležité je sdílet informace o tom, kdy bude konkrétní úkol splněn, nebo zda vůbec může být splněn.