Práce na dálku

Jason Fried a David H. Hansson jsou spoluzakladatelé a výkonní ředitelé společnosti Basecamp, která se specializuje na vývoj softwaru pro projektový management. Fried a Hansson jsou také známí svými knihami, které se zaměřují na podnikání a produktivitu.

Jason Fried je americký podnikatel a spisovatel, který se narodil v roce 1973 v Chicagu. V roce 1999 spoluzaložil společnost 37signals, která se později přejmenovala na Basecamp. Fried je spoluautorem knihy Restart, která se stala bestsellerem a byla přeložena do více než 30 jazyků.

David H. Hansson je dánsko-americký podnikatel a programátor, který se narodil v roce 1979 v Kodaňské oblasti. V roce 2003 se připojil k týmu 37signals a stal se spoluzakladatelem Basecampu. Hansson je spoluautorem knihy Práce na dálku, která se zaměřuje na to, jak efektivně pracovat z domova.

Fried a Hansson jsou známí svým nekonvenčním přístupem k podnikání a produktivitě. Jejich knihy jsou plné praktických rad a tipů, které pomáhají lidem zlepšit svou práci a dosáhnout úspěchu.

Zjistěte, proč už dávno není nutné pracovat v kanceláři, a být přitom stále produktivní

Když se řekne práce, pravděpodobně se vám vybaví kancelář. Pracovník za každým stolem, který píše na počítači. Odpolední schůzky v konferenční místnosti, kde se probírají poslední projekty. Drby u chladicího boxu; oběd s sebou v papírové tašce.

Moderní technologie však zcela změnily naše představy o práci. Nové způsoby sdílení informací znamenají, že sedět v kanceláři od devíti do pěti už není nutné k tomu, aby se práce stihla.

Stále více zaměstnanců firem pracuje mimo hlavní kancelář a na výhodách tohoto nového typu pracovního uspořádání se podílejí i zaměstnavatelé.

Jak ale stále více firem začíná svým zaměstnancům nabízet větší flexibilitu, zaměstnanci i manažeři zjišťují, že práce na dálku má svá úskalí. Se správným přístupem a několika jednoduchými základními pravidly však mohou firmy ze vzdálené práce značně těžit.

Umožnit pracovat na dálku je pro firmy skvělý způsob, jak si udržet ty nejlepší a nejschopnější pracovníky

Nedávný technologický vývoj zkrátil řetěz pracovníků, kteří jsou den co den připoutáni ke svým kójím v kanceláři. Zaměstnanci si nyní mohou vybrat práci na dálku nebo práci vykonávanou mimo kancelář.

Práce na dálku je nesmírně oblíbená jak u zaměstnanců, tak u jejich zaměstnavatelů. Zaměstnavatelé mají díky najímání pracovníků na dálku přístup k většímu počtu talentů, což jim pomáhá najít toho nejlepšího člověka pro určitou práci.

I když nežijete ve velké metropoli, můžete se dostat k talentům světové úrovně, pokud zvážíte zaměstnávání lidí, kteří žijí jinde, a umožníte jim pracovat z domova.

Technologie usnadnily spolupráci s někým na druhém konci světa. Například základní (a bezplatný) účet Skype vám umožní videokonferenci se spolupracovníky bez ohledu na to, kde se nacházejí.

Ale co zaměstnanci, které již máte? Měli by také pracovat na dálku?

Protože lidé často mění zaměstnání z osobních důvodů, nabídka možnosti pracovat na dálku vašim nejlepším zaměstnancům může pomoci udržet je ve vašem týmu.

I workoholici mají svůj život mimo zaměstnání - potřeby rodiny, přátel nebo jiné zájmy mimo práci někdy vyžadují, aby se zaměstnanec přestěhoval na jiné místo.

Místo toho, aby zaměstnavatelé jednoduše propustili pracovníky, kteří se potřebují přestěhovat, můžou jim nabídnout možnost pracovat na dálku. Koneckonců je lepší udržet si dobrého, vyškoleného zaměstnance, než muset řídit nového zaměstnance, který potřebuje rozsáhlé školení a čas, aby se dostal do tempa.

Mediální produkční společnost Jellyvision zvažovala možnosti práce na dálku, když se kvalifikovaný zaměstnanec potřeboval přestěhovat s manželkou do jiného státu. Společnost o něj nechtěla přijít, a tak zaměstnanci nabídla práci mimo kancelář a od té doby tuto možnost otevřela i ostatním zaměstnancům.

Práce na dálku dává zaměstnancům svobodu být produktivní a žít i mimo kancelář

Práce na dálku není výhodná jen pro zaměstnavatele, ale může také zlepšit kvalitu života zaměstnanců.

Práce na dálku nabízí zaměstnanci flexibilitu při plnění každodenních povinností a zároveň produktivitu. Protože si pracovníci mohou organizovat svůj čas tak, jak chtějí, mohou si zajistit, aby měli čas na práci i na jiné věci, například na domácnost nebo rodinu.

Taková situace je ideální pro zaměstnance, kteří vyžadují větší míru flexibility v rámci svého dne.

Pokud například pracujete v kanceláři, je váš den diktován rozvrhem kanceláře a odskočit si na dvě hodiny a vyzvednout třeba děti vyžaduje povolení, zrušení schůzek a podobně. Pokud však pracujete na dálku, můžete snadno přerušit to, co právě děláte, a rychle si vše potřebné vyřídit.

Navíc ne každý pracuje efektivně ve stejnou dobu. Někteří lidé jsou energičtí dopoledne, zatímco jiní raději pracují pozdě odpoledne nebo dokonce večer. Práce na dálku, která není omezena tradiční pracovní dobou, vám umožňuje pracovat, kdykoli se budete cítit nejproduktivněji.

To je důležité zejména pro lidi, kteří se podílejí na kreativních projektech. Je téměř nemožné vynutit si inspiraci jen proto, že začal „oficiální“ pracovní den! Pokud se snažíte vyvinout lék na rakovinu, nemůžete zaručit, že vaše múza bude připravena vyrazit přesně mezi devátou hodinou ranní a pátou odpolední.

A konečně, flexibilita práce na dálku znamená, že můžete začít pracovat na svém snu hned. Mnoho lidí odkládá své sny až do důchodu, protože každodenní rutina - dlouhé dojíždění, čas strávený v kanceláři - jim nedovoluje věnovat se jejich realizaci.

Díky práci na dálku si však můžete najít více času, aniž byste si museli vybírat jedno nebo druhé - svého koníčka nebo kariéru.

Pokud je například vaším snem procestovat svět, nemusíte čekat - pokud si přibalíte notebook, můžete stále pracovat na plný úvazek a financovat své další velké dobrodružství.

Práce na dálku zlepšuje kvalitu odvedené práce tím, že eliminuje běžné rušivé vlivy v kanceláři

Zaměstnavatelé se možná budou obávat zavádět práci na dálku, protože si můžou myslet, že umožnit zaměstnancům pracovat mimo kancelář by je vedlo k lenosti.

Přemýšlejte znovu! Ve skutečnosti může být práce v kanceláři mnohem méně produktivní než práce na dálku.

Když pracujete v kanceláři, jste obklopeni dalšími lidmi. Rozptýlení je všudypřítomné - tu přestávka na kávu, tu malý rozhovor, a brzy je polovina pracovního dne promarněna.

Navíc je většina vaší práce vázána na práci ostatních. To může vést k tomu, že budete zasypáváni a rozptylováni otázkami, které by pravděpodobně mohly počkat, ale kterými vás kolegové přesto obtěžují, protože sedíte přímo u nich - a „bude to trvat jen chvilku!“.

Samozřejmě, pokud pracujete na dálku, ať už z domova nebo z kavárny, také vás jistě někdo vyruší a odvede pozornost. Rozdíl je v tom, že taková vyrušení můžete lépe kontrolovat.

Můžete ignorovat e-maily, které nejsou naléhavé, dokud nedokončíte vlastní práci; jste chráněni před dotěrnými spolupracovníky a můžete říct manželce, že jste až do poledne nedostupní.

Práce na dálku vám tak může umožnit lepší soustředění, než kdybyste pracovali v kanceláři.

Kromě toho práce na dálku pomáhá zaměstnavatelům prohlédnout přes šum nedůležitých detailů pracovního dne skutečnou kvalitu práce zaměstnance.

Mnoho manažerů posuzuje hodnotu zaměstnance na základě druhotných faktorů, jako je například to, jak často pracovník dělá přestávky, jak často chodí pozdě nebo jak je milý na ostatní kolegy apod.

Pokud zaměstnanec pracuje na dálku, může ho zaměstnavatel hodnotit výhradně na základě skutečné kvality jeho práce. Zamyslete se nad tím: Co záleží na tom, jestli někdo začne svůj pracovní den o půl hodiny později, pokud je práce, kterou odevzdá včas, bezvadná?

Čas strávený tváří v tvář se nerovná produktivitě, stejně jako čas strávený u stolu

Přesvědčili jsme se o výhodách, které může práce na dálku přinést. Pokud je ale práce na dálku tak skvělá pro zaměstnance i zaměstnavatele, proč se jí stále tolik firem brání?

Jedním z častých argumentů proti práci na dálku je, že mít zaměstnance na mnoha různých místech ztěžuje budování firemní kultury. Tento pohled však zaměňuje „firemní kulturu“ za „budování týmu“.

Firemní kultura není o tom, aby vaši zaměstnanci měli stejný životní styl a stejnou dobu oběda; jde o to, jak se hodnoty vaší společnosti odrážejí prostřednictvím vašich zaměstnanců.

Při budování trvalé firemní kultury záleží na takových věcech, jako je pozitivní přístup k potřebám zákazníků a dlouhodobé cíle produktivity. K pochopení a zavedení této kultury však nejsou nutná pravidelná osobní setkání mezi kolegy.

Dalším důvodem, proč se firmy brání práci na dálku, je přesvědčení, že k inovacím dochází pouze tehdy, když lidé spolupracují tváří v tvář. I kdyby to byla pravda, společnosti se stále snaží realizovat nápady, které již byly vyvinuty na takových osobních schůzkách.

Pokud nemůžete realizovat každý den nový nápad, není třeba, aby se zaměstnanci scházeli každý den!

Mnoho manažerů si navíc myslí, že sedět na židli v kanceláři se rovná produktivitě. Jinými slovy, pokud nejste v kanceláři, nejste produktivní. Manažer však nemá nad zaměstnancem větší kontrolu jen proto, že sedí na druhé straně chodby. Manažer si jednoduše jen nalhává, že má kontrolu nad zaměstnancem.

Vezměte si toto: Přibližně 30 % internetového pásma v centrále společnosti J.C. Penney se využívá ke sledování videí na YouTube. Je to produktivní? Ani v nejmenším.

Mnoho společností práci na dálku odmítá. Tyto společnosti jen ledabyle tvrdí, že zatímco pro jiné může být práce na dálku v pořádku, pro jejich organizaci by prostě nefungovala.

Nicméně společnosti všech velikostí ze všech odvětví úspěšně zavedly práci na dálku, včetně některých organizací, o kterých si možná myslíte, že jsou příliš tradiční nebo příliš velké na to, aby se změnily - AT&T;, Aetna, Intel a dokonce i vláda USA!

Říkat jednoduše „ne“ práci na dálku, aniž byste jí dali šanci, je pošetilé.

Nyní jste tedy přesvědčeni a chcete práci na dálku vyzkoušet i ve své firmě. Následující části se zabývají tím, jak tento přechod uskutečnit.

Vyzkoušejte si, zda práce na dálku ve vaší společnosti skutečně funguje, a postupujte pomalu

Některé firmy se domnívají, že jsou příliš závislé na kancelářské práci, než aby mohly úspěšně přejít na práci na dálku.

Nezáleží však na tom, zda řídíte zaměstnance v začínajícím podniku, nebo v zavedené multimilionové korporaci: práci na dálku můžete vždy zavést do běžného pracovního procesu.

„Přechod na vzdálenou práci“ jednoduše znamená, že vaši zaměstnanci nejsou denně připoutáni ke svým stolům v kanceláři firmy. Neznamená to však, že tam nemohou být vůbec.

Práce na dálku není závazkem „všechno nebo nic“. Nejprve můžete vyzkoušet, zda se vám tato možnost osvědčí, a to tak, že několika zaměstnancům nabídnete možnost pracovat na dálku například několik dní v týdnu.

Tímto způsobem si můžete sami ověřit, zda je práce na dálku pro vaši společnost vhodnou volbou, a můžete získat představu o tom, čemu budete muset věnovat zvláštní pozornost, než umožníte práci na dálku většímu počtu zaměstnanců na delší dobu.

Ať už ale uděláte cokoli, neunáhlete se s rozhodnutím. Pokud chcete zavést práci na dálku, nezakládejte svůj konečný úsudek na jednom jediném zaměstnanci, který pracoval doma pouze jeden týden.

Místo toho nechte celý tým pracovat na dálku několik dní v týdnu po dobu několika měsíců, abyste získali lepší představu o tom, zda tento koncept vyhovuje všem, vám i vašim zaměstnancům.

Zajímavé je, že práci na dálku pravděpodobně již využíváte, aniž byste o tom přemýšleli. Je zcela běžné, že firmy zadávají některé úkoly třetím stranám, například právníkům nebo účetním, reklamním agenturám a podobně. To je ve skutečnosti mnohem rizikovější než umožnit zaměstnancům pracovat z domova!

Vzhledem k tomu, že mnoho společností již svěřuje práci odborníkům mimo firmu, nemělo by být tak těžké představit si, že umožníte vlastním zaměstnancům pracovat mimo sídlo společnosti.

Dbejte na efektivní spolupráci mezi zaměstnanci a klienty

Většina pracovních projektů zahrnuje určitý druh spolupráce. Designéři musí mluvit s webovými programátory, projektoví manažeři oslovují klienty. Jak tedy zajistit, aby zaměstnanci při práci na dálku efektivně spolupracovali?

Ať tak či onak, musíte zajistit, aby vaše týmy mohly vzájemně komunikovat. Tyto komunikační linky nemusí být otevřené nepřetržitě, ale musí existovat alespoň nějaký efektivní a konzistentní tok informací mezi pracovníky mimo firmu a kanceláří.

Zajistěte, aby členové vašeho týmu mohli pracovat současně - ať už se nacházejí kdekoli na světě - alespoň po určitou dobu, aby mohli společně projednávat naléhavé záležitosti.

Ve společnosti 37signals autoři vyžadovali čtyřhodinové překrývání mezi zaměstnanci pracujícími na stejném projektu. Tímto způsobem měl každý zaměstnanec půl dne na jakoukoliv vlastní činnost, ale zároveň měl alespoň čtyři hodiny na probrání témat, která se týkala celého týmu.

Spolupráci můžete usnadnit také tím, že firemní informace, kromě firemních tajemství, budou otevřené a snadno přístupné online nebo v nějakém sdíleném prostoru. Jedním ze způsobů, jak to úspěšně dělá společnost 37signals, je vytvoření sdíleného kalendáře, takže všichni vědí, kdo a kdy je k dispozici.

Důležité je, že vy i vaši zaměstnanci budete muset být k dispozici klientům, kteří by mohli mít z jednání s pracovníky na home office obavy. Je to pochopitelné: budování důvěry je prostě o to těžší, když vám klient nemůže podat ruku nebo přijít do kanceláře, aby se osobně přesvědčil o vašem postupu.

V takovém případě byste měli být o svém systému práce na dálku od začátku upřímní a jasní. Určitě se klientům věnujte a dejte jim dostatek příležitostí podílet se na projektech, ať už jsou kdekoli na světě!

Tak budou moci na vlastní oči vidět plody své investice.

Nezapomínejte, že za e-mailovou adresou se skrývá člověk

Kolegové se mohou časem změnit v blízké přátele nebo alespoň dobré známé, když spolu lidé pracují. Jak to ale funguje, když se zaměstnanci nikdy osobně nevidí?

Je faktem, že nikdo nemůže pracovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu bez nějaké sociální interakce, a pracovníci na home office obzvlášť. Všichni se potřebujeme čas od času odreagovat a je ideální, když tak zaměstnanci mohou učinit s ostatními kolegy, aby si vybudovali a udrželi pocit týmového ducha.

Pracovníci na home office se samozřejmě mohou jít jen tak projít, pokud se cítí ve stresu. Nicméně je důležité, aby se pracovníci poznali na osobnější úrovni.

Za tímto účelem vytvořila společnost 37signals online chatovací místnost pro zaměstnance na home office, kde mohou trávit přestávky, stejně jako by to dělal tým v kanceláři, v kavárně nebo v jídelně.

Pracovníci na home office a jejich zaměstnavatelé musí navíc citlivě vnímat, jak může práce na dálku ovlivnit osobní vztahy. Když například nevidíte úsměv nebo řeč těla druhé osoby přes stůl, je snadné si špatně vyložit její slova. Z toho se mohou vyvinout negativní vztahy.

Pracovníci na home office si proto musí dávat obzvlášť pozor na to, jakým způsobem spolu komunikují. Také manažeři musí věnovat komunikaci zaměstnanců velkou pozornost a podporovat přátelskou atmosféru.

V neposlední řadě je třeba si uvědomit, že technologie prostě nejsou dokonalou náhradou za skutečné interakce. Musíte se postarat o to, aby i v „reálném světě“ probíhala nějaká společenská komunikace.

Přestože existuje nespočet nástrojů, které umožňují virtuální spolupráci, lidé stále potřebují v určitém okamžiku spojit online jméno s tváří. Nemusí se to dít každý den nebo dokonce každý měsíc, ale nakonec k tomu musí dojít, aby se vybudovaly důvěryhodné a loajální vztahy.

Společnost 37signals to dělá tak, že dvakrát ročně zve celou společnost na setkání, i když není třeba projednávat žádný konkrétní projekt. Díky tomu se zaměstnanci cítí více propojeni a společnost jako celek je lépe sjednocena.

Někteří pracovníci na dálku se mohou chytit do pasti přílišné pracovní vytíženosti a následně vyhořet

Vzhledem k flexibilitě, která je s prací na dálku spojena, vypadá pracovní den pracovníků na home office jinak. Nezapomeňte proto brát ohled na jejich potřeby.

Pro začátek hrozí, že se tito pracovníci ve své práci ztratí. Ačkoli se někteří lidé domnívají, že tito zaměstnanci nedělají tolik práce jako zaměstnanci v kanceláři, ve skutečnosti existuje reálné nebezpečí, že pracovníci na home office dělají ve skutečnosti příliš mnoho.

Protože nejsou vázáni běžnou pracovní dobou, mohou mít takoví pracovníci pokušení dělat tu a tam něco navíc, a kvůli tomu mohou nakonec vyhořet.

Buďte obzvláště opatrní, abyste takové chování nepodporovali. Koneckonců, příznaky vyhoření nemůžete vidět přímo před sebou, jako kdyby s vámi zaměstnanec pracoval v kanceláři.

Abyste se vyhnuli vyhoření, můžete zvážit, zda v období od května do října nenabídnout pracovníkům na home office den volna navíc, aby si mohli užít počasí a nebyli v pokušení příliš pracovat.

Koneckonců chcete, aby vaši zaměstnanci byli spokojení a produktivní; abyste to zajistili, nechcete, aby trávili celý den ve své domácí kanceláři. Práce venku, poznávání nových lidí a další volnočasové aktivity mohou jít stranou, pokud zaměstnanci chybí společenské kontakty, které s sebou přináší práce v kanceláři.

Vedoucí pracovníci proto mají povinnost podporovat zaměstnance na dálku ve zdravém a rozmanitém životním stylu. Zaměstnanci na home office ve společnosti 37signals například dostávají pomoc při placení členství v klubech zdraví a také dostávají peníze navíc na nákup čerstvého ovoce a zeleniny pro zdravější stravování.

Společnost také podporuje zaměstnance v jejich koníčcích mimo práci, protože například firemní dárky na dovolenou pomáhají financovat cestování.

A konečně, pokud pracovníci na home office netvoří většinu vašich zaměstnanců, mohou se snadno začít cítit jako „pracovníci druhé kategorie“, protože nejsou součástí každodenní dynamiky kanceláře. Nezapomeňte se jich zeptat, jaké jsou jejich potřeby, aby se cítili zahrnuti. Nebo v ideálním případě nechte některého z vedoucích pracovníků, aby také vykonával práci na dálku a zjistil, jak se cítí v kůži pracovníka na home office.