Pravidlo 80/20

Richard Koch je britský podnikatel, investor a autor bestsellerů. Narodil se v roce 1950 v Londýně a vystudoval ekonomii na univerzitě v Oxfordu. Po absolvování začal pracovat v konzultační firmě Boston Consulting Group, kde se specializoval na strategické plánování a restrukturalizaci firem.

V roce 1983 se stal spoluzakladatelem společnosti LEK Consulting, která se specializovala na restrukturalizaci a zvyšování efektivity podniků. V roce 1991 se stal nezávislým investorem a začal se věnovat psaní knih.

Jeho nejznámější kniha Pravidlo 80/20 se stala bestsellerem a stala se inspirací pro mnoho podnikatelů a manažerů. V knize popisuje princip, podle kterého 80 % výsledků vychází z 20 % příčin. Tento princip lze aplikovat na různé oblasti života, jako je podnikání, osobní rozvoj nebo řízení času.

Richard Koch je také autorem dalších knih, jako jsou Manažer 80/20, Prvních 100 dnů úspěšného šéfa a Nekomplikujte to! Je členem britského Královského institutu pro mezinárodní vztahy a čestným členem Královského institutu pro filozofii.

Dnes žije Richard Koch v Monaku a věnuje se psaní knih a investování. Jeho knihy jsou přeloženy do více než 35 jazyků a prodaly se miliony kopií po celém světě.

Naučte se, jak v práci či životě co nejefektivněji využít svůj čas

V dnešním hektickém světě musí mnozí z nás každý den řešit neskutečně dlouhé seznamy úkolů. Možná přijdeme do práce odhodláni rychle dokončit první úkol ze seznamu, abychom zjistili, že se mezitím objevily dva nové.

Stejně tak se firmy ocitají zaplaveny složitostí, snaží se obsluhovat několik trhů s obrovským množstvím různých produktů a žonglovat se všemi jako klaun v cirkuse.

V tomto chaotickém prostředí je důležitější než kdy jindy vědět, co je skutečně podstatné.

Proto je klíčové pochopit zdánlivě jednoduchý, ale nesmírně mocný princip 80/20. Tato zdánlivě univerzální nerovnováha mezi úsilím a odměnou vám pomůže efektivněji využívat čas v práci.

Navíc je prokázáno, že tento princip pomáhá firmám uspět neintuitivním způsobem – ne tím, že děláte více, ale tím, že děláte méně.

V neposlední řadě můžete tento princip uplatnit i v osobním životě, abyste zvýšili své štěstí a spokojenost ve vztazích s ostatními. Stačí si osvojit správné myšlení 80/20 a tyto kapitoly vám ukáží, jak na to.

Obvykle platí, že největší část výsledků je vytvořena jen malou částí úsilí

Už jste se někdy ohlédli za projektem, na kterém jste pracovali, a zjistili jste, že většina vaší práce byla odvedena těsně před konečným termínem? Možná jste za těch několik dní, kdy vám téměř došel čas, dosáhli více než za všechny předchozí týdny dohromady.

Ve skutečnosti lze podobnou nerovnováhu mezi úsilím a odměnou pozorovat v nejrůznějších prostředích.

Mnoho podniků například zjistilo, že 20 procent jejich sortimentu ve skutečnosti představuje 80 procent jejich zisku.

Podobně 20 procent řidičů způsobí 80 procent nehod. Většina motoristů jezdí opatrně, zatímco malá menšina je neopatrná a způsobuje většinu nehod.

Tento jev je znám spíše jako princip 80/20 – zhruba 80 procent pracovních výsledků (výstupů) je vytvořeno 20 procenty pracovního úsilí neboli vstupů.

Proč není tento poměr vyváženější? Protože ne každá příčina má na výsledky stejný vliv. Ve skutečnosti lze příčiny zhruba rozdělit do dvou kategorií – menšina, která má velký vliv na výsledky, a většina, která má jen malý vliv. Výsledkem je rozdělení 80/20.

Je však třeba poznamenat, že princip 80/20 je zjednodušením a ve skutečnosti bývá poměr jiný – může být například 70/30 nebo 99,9/0,01.

Samozřejmě ani čísla nemusí vždy dávat dohromady sto. Například studie z roku 1997 prokázala, že z 300 filmů pouhé čtyři (1,3 %) vygenerovaly 80 % tržeb ze vstupenek.

Jak vidíte, projevy principu 80/20 lze nalézt v různých prostředích a jak zjistíte, jedná se o cenné poznatky.

Naše touha po spravedlnosti a rovnováze nám brání v přijetí pravidla 80/20

Lidé mají tendenci očekávat, že svět bude vyvážený.

Ve skutečnosti však rovnováha není přirozeným stavem světa – tím je nerovnováha.

Vezměme si například lingvistiku – Sir Isaac Pitman zjistil, že přibližně 700 běžných slov tvoří dvě třetiny každodenní konverzace. Pokud zahrneme i jejich odvozeniny, toto číslo se zvýší na 80 procent – méně než jedno procento slov v anglickém jazyce tvoří více než 80 procent toho, co říkáme.

Kde se však tato nerovnováha bere?

Ze zpětných vazeb, které násobí a posilují i malé rozdíly.

Například pokud v jednom rybníce žije několik přibližně stejně velkých zlatých rybek, přesto z nich vyrostou ryby velmi rozdílné velikosti.

Proč?

Protože některé z rybek jsou jen o málo větší než ostatní, takže mají drobnou výhodu. To znamená, že se jim podaří ulovit více potravy, a tak rostou rychleji než menší rybky. Tím se jejich výhoda zvětšuje, což jim umožňuje ulovit ještě více potravy. Tak se cyklus s každou další smyčkou zesiluje a nakonec vzniknou značné rozdíly ve velikosti.

Ale i když je taková nerovnováha přirozená, mnoho lidí ji považuje za nespravedlivou. Jedním z příkladů je nerovnoměrné rozdělení příjmů a bohatství – když 20 % populace vlastní 80 % veškerého bohatství, nazýváme to sociální nespravedlností.

Tato vnímaná nespravedlnost vyplývá z toho, že lidé předpokládají, že práce a odměna by měly mít stejný význam v poměru 1:1. V tomto poměru by se měla odměna rovnat odměně.

Jak však pravidlo 80/20 jasně ukazuje, ne každá práce přináší stejnou odměnu.

Kreativní využití pravidla 80/20 vám může pomoci zvýšit efektivitu

Teď si asi říkáte, že to je všechno hezké, ale jak se pravidlo 80/20 může týkat vás a vašeho každodenního života?

Podívejme se nejprve na váš profesní život, protože způsob, jakým v současnosti pracujete, má pravděpodobně k efektivitě daleko. Pokud dosáhnete 80 % výsledků s pouhými 20 % vynaloženého úsilí, znamená to, že 80 % vaší práce je krajně neefektivní.

Kdybyste mohli tento zbytečně strávený čas vyškrtnout a nahradit ho věcmi, které děláte během oněch efektivních 20 procent, znásobili byste své pracovní výsledky.

Představte si například, že byste dokázali reprodukovat efektivitu, kterou máte na poslední chvíli, když se blíží termín dokončení projektu, a udržet ji po celou dobu trvání projektu.

Kreativní využití pravidla 80/20 vám ve skutečnosti může pomoci zvýšit efektivitu, protože přesměrujete své úsilí od úkolů, které mají na vaše výsledky jen malý vliv.

Můžete začít tím, že prozkoumáte a zanalyzujete své pracovní postupy a zjistíte, které jejich části jsou neefektivní. Možná zjistíte, že například v prvních fázích projektu ztrácíte čas přílišným přemýšlením a promýšlením každé možné chyby, kterou byste mohli udělat. Uvědomte si to a můžete se vědomě snažit přestat se zabývat možnými chybami.

Ať už jsou důvody jakékoli, jejich identifikací a změnou uspořádání postupu tak, abyste se jim vyhnuli, můžete výrazně zvýšit svou efektivitu.

Pravidlo 80/20 vede k optimalizaci a větším ziskům v podnikání

Nyní již víte, jak pravidlo 80/20 aplikovat na vlastní produktivitu, ale pravděpodobně vás zajímá, jak jej můžete uplatnit v podnikání.

Ve skutečnosti existuje více způsobů, jak toho můžete dosáhnout, ale asi nejdůležitější je optimalizace sortimentu vašeho podniku.

K tomu musíte nejprve analyzovat, které z vašich skupin výrobků generují největší zisky. Jednoduše seřaďte všechny své výrobky podle výše zisku a tržeb a pravděpodobně zjistíte, že zatímco nejlepší výrobky tvoří pouze 20 % tržeb, generují 80 % zisku.

Autor například provedl studii ve společnosti vyrábějící elektroniku a zjistil, že tři nejlepší výrobky se na celkových tržbách podílejí 19,9 procenty, ale přinášejí neuvěřitelných 52,6 procenta celkového zisku.

Jakmile ve své společnosti identifikujete rozdělení 80/20, druhým krokem je využití a posílení potenciálu těchto ziskových 20 procent. Stanovte si priority těchto produktů a zaměřte své zdroje na jejich větší prodej.

Ve společnosti vyrábějící elektroniku autor nabádal vedení, aby zvýšilo prodej svých nejlepších produktů tím, že řekl prodejcům, že jejich jediným cílem je zdvojnásobit prodej těchto tří produktů a ignorovat vše ostatní.