Technika Pomodoro

Stihnout více bez stresu

Prokrastinace je termín, který se v posledních desetiletích stal populárním. A není to ani žádné překvapení.

Je podvečer, sedíte před obrazovkou počítače a víte, že těch 50 prázdných slidů PowerPointu se samo nezaplní. A přesto místo toho, abyste se pustili do tohoto mamutího projektu, trávíte hodiny surfováním Facebooku a prohlížením fotek z dovolené přátel.

Ani vás to nebaví a vlastně se kvůli tomu cítíte dost provinile, a přesto se prostě nedokážete zastavit. Každých pět minut je poznamenáno otevřením e-mailové schránky v naději, že budete mít možnost smazat nějaký spam a dopřát si krátkou úlevu od pocitu viny z prokrastinace.

Hodiny ubíhají a po sedmi kapučínech je prezentace stále ještě daleko od dokončení.

Autor Francesco Cirillo se na univerzitě potýkal právě s tímto problémem. Jeho záchrana přišla v podobě rajčete, přesněji kuchyňské minutky ve tvaru rajčete.

Od té doby používá tuto jednoduchou pomůcku k tomu, aby každý úkol rozsekal na menší, zvládnutelné a motivující jednotky zvané pomodori.

Jeho technika pomohla mnoha chronickým prokrastinátorům zbavit se pocitu viny a naučit se místo toho mít z práce radost.

Rozdělte svou práci na drobné úkoly

Pro mnohé z nás je čas (pokud jde o deadline) největším nepřítelem – zdá se, že se nekonečně táhne, když se snažíte dokončit první slide nudné prezentace, a pak utíká, když ztrácíte čas online.

Než se vám podaří dokončit první slide, je čas jít domů. Podíváte se na seznam úkolů a zjistíte, že jste nic neudělali; váš den byl opět promarněn popíjením kávy, povídáním si s kolegy a kontrolou e-mailu.

Pokud je pro váš pracovní den charakteristické právě toto, pak se pravděpodobně považujete za neefektivní a svou práci za přítěž. Pocit viny a frustrace z nesplněných úkolů vás pronásleduje domů, a protože práce musí být hotová, rozhodnete se pracovat na „noční" – i tak ale většinu času strávíte surfováním po internetu a kontrolou Facebooku.

Po další dlouhé noci nicnedělání jdete frustrovaní a unavení spát, abyste se druhý den ráno probudili a tento začarovaný kruh zopakovali. Tuto rutinu zná hodně lidí.

Studie naštěstí ukázaly, že tyto nezdravé pracovní návyky můžeme snadno překonat – stačí si práci rozdělit na malé, zvládnutelné úkoly po 20 až 45 minutách a pracovat v těchto krátkých úsecích bez přestávek a přerušení. Právě tento koncept byl použit při tvorbě techniky Pomodoro.

Myšlenka je jednoduchá. Nastavte si časovač na 25 minut (časovač nemusí být ve tvaru rajčete) a po tuto dobu se soustřeďte na jeden úkol, který jste si předem vybrali; soustřeďte se bez ohledu na to, co se děje kolem. Tomuto 25 minutovému úseku se říká pomodoro.

Jakmile časovač zazvoní, udělejte si pětiminutovou přestávku, abyste si odpočinuli, vypili sklenici vody nebo se trochu pohnuli. Po přestávce budete svěží a připraveni na další pomodoro.

Pomodori vám pomohou udržet si motivaci

Strukturování práce do malých "pomodori" je snadné – nemusíte se učit žádné složité techniky ani si kupovat drahé vybavení, a přesto může každému pomoci zbavit se pocitu viny a úzkosti z prokrastinace a zároveň učinit práci prospěšnou a motivující.

Vzhledem k tomu, že pomodoro je tak krátké, je téměř nemožné neudržet během této doby soustředění. A když víte, že můžete přestat pracovat na nudné prezentaci už po 25 minutách, nemáte důvod prokrastinovat. To zase usnadňuje udržet si motivaci a vytěžit ze dne více.

Na Mount Everest se nedá vylézt jedním skokem. Snaha splnit jakýkoli velký úkol najednou je skličující a vede k prokrastinaci – většinu času strávíte nic neděláním a pak se těsně před deadlinem snažíte udělat všechno najednou.

Pokud si však stanovíte cíl "10 pomodori denně" (pouhých 250 minut), každý krok zvládnete snáze a dostanete se na horu mnohem dál než při sprintu na poslední chvíli.

Pomodori vám také pomohou udržet si dobrou náladu, protože každé pomodoro se dá zvládnout samo o sobě a nemusíte myslet na celý projekt, který musíte dokončit. Kromě toho vás stálé tempo 25 minutových intervalů chrání před vyčerpáním, čímž šetří vaši energii i duševní zdraví.

Při používání techniky Pomodoro můžete jít domů s pocitem úspěchu a vědomím, že jste skutečně něco udělali. A místo nočních směn můžete volný čas využít k odpočinku, trávení času s rodinou nebo k jiné činnosti.

Pro trvalý úspěch držte se pravidel techniky

Jakkoli je technika Pomodoro jednoduchá, funguje pouze tehdy, pokud dodržujete její pravidla. První a nejdůležitější z těchto pravidel: žádné poloviční pomodori, žádné 80 procentní pomodori a už vůbec ne takové, které dokončíte minutu před zazvoněním časovače.

Jakmile spustíte časovač, jste zavázáni k 25 minutám soustředěné práce na dané prezentaci. Za žádných okolností nepřestávejte dříve, než těchto 25 minut uplyne. To znamená, že nepodlehnete pokušení vzít si rychlou svačinu, ani si nezkontrolujete e-mail.

Jedinou omluvou je, pokud hoří dům nebo vy; jinak se držte pravidel a pracujte požadovaných 25 minut.

V případě, že ve slabé chvilce otevřete schránku a nahlédnete do e-mailů, okamžitě pomodoro zrušte a začněte znovu. Nedokončené pomodori se nepočítá.

Proč na sebe musíte být tak přísní?

V podstatě si chcete tento návyk soustředění osvojit, abyste pracovali ve stylu pomodorobez přemýšlení. Přísné dodržování pravidel je jediný způsob, aby k této změně došlo.

Co budete dělat, když úkol dokončíte za 20 minut místo za 25?

Jednoduše – budete pokračovat. Zeptejte se sami sebe, zda je něco, co byste mohli ve své prezentaci zkontrolovat nebo zdokonalit. Jste si jisti, že jste použili nejlepší písmo?

Pokud „skončíte" dříve, neukončujte pomodoro, nezačínejte přestávku a ani nepomýšlejte na to, že byste si zkontrolovali e-mail dříve, než uplyne 25 minut. Pokud skutečně nemůžete udělat nic, co by vaši práci zlepšilo, a na časovači zbývají ještě 2 minuty, pak si práci přesto zkontrolujte a zrekapitulujte, co jste udělali.

Po pomodori si udělejte přestávku

Druhé pravidlo techniky pomodorozní – přestávky jsou povinné.

Měli byste to brát velmi vážně, pokud si chcete udržet soustředěnou mysl, musíte jí dopřát přestávku. To znamená, že byste neměli promarnit pětiminutovou přestávku tím, že budete kontrolovat e-mail nebo dělat něco namáhavého.

Místo toho se uvolněte a rozptylte se. Vytěsněte z mysli úkol, který jste právě dokončili, a vychutnejte si ten příjemný pocit úspěchu. Umožněte své mysli, aby se znovu zkalibrovala a mohla se soustředit na další úkol.

Pokud se tohoto pravidla z nějakého důvodu nedržíte, bude pro vás těžší udržet si motivaci.

Dodržováním rozvrhu 25 minut soustředění a následného 5 minutového odpočinku dáváte své mysli najevo, že potřebuje udržet soustředění po krátkých intervalech, a tím si snáze udržíte motivaci.

Pokud tento rytmus rozmělníte, pak vaše mysl nebude mít důvod neprokrastinovat, protože již nebude existovat jasné rozdělení mezi časem na soustředění a časem na odpočinek.

Kromě pětiminutových přestávek po každém pomodoru existuje ještě jeden velmi důležitý druh přestávky – po dokončení 4 pomodorů si dopřejte delší přestávku v délce 15 až 30 minut.

Ukázalo se, že tento způsob strukturování času funguje obzvlášť dobře jak z hlediska efektivity, tak z hlediska udržení motivace po celý pracovní den, což vám pomůže dosáhnout více s menším stresem.

Časovač a dva seznamy

Nástroje potřebné pro techniku Pomodoro jsou velice jednoduché a nejspíš je už máte.

Nejprve potřebujete časovač – stačí cokoli od stopek až po smartphone.

V ideálním případě bude časovač tikat při odpočítávání a po uplynutí 25 minut zazvoní.

Dále potřebujete 2 jednoduché seznamy: seznam „Udělat dnes" a inventura.

„Udělat dnes" zahrnuje vše, co chcete ten den udělat. Může vypadat třeba takto:

Struktura osnovy prezentace - 4 pomodori,

najít místo pro seminář - 2 pomodori,

zaplatit účty - 1 pomodoro atd.

Ale kde se všechny tyto úkoly berou? Pocházejí z vaší vyčerpávající inventury, kde jste shromáždili všechny úkoly, které chcete v určitém okamžiku nyní nebo v budoucnu splnit.

Jednou z věcí, kterou se budete muset naučit, je odhadnout, kolik pomodori je pro daný úkol potřeba. I když vaše odhady nebudou na začátku přesné, časem se v nich zlepšíte.

Brzy budete docela dobře intuitivně odhadovat, kolik 25 minutových úseků budete potřebovat k nastínění prezentace nebo roztřídění doručené pošty či čehokoli jiného, co potřebujete udělat.

Jak si udržet dostatek motivace k tomu, abyste zvládli svůj dnešní seznam úkolů? Střídejte úkoly – pokud vám prezentace na téma „techniky time managementu" zabere přibližně 20 pomodori, prostě ji rozdělte na menší celky.

Pracovat celý den na tomto obrovském, jediném úkolu, aniž byste jej dokončili, je mnohem méně uspokojivé (a tudíž méně motivující) než dokončit úkol „nastínit strukturu prezentace" o délce 4 pomodori po prvních dvou hodinách práce.

Vnitřní a vnější překážky

Už jste se přesvědčili, že čas není vaším protivníkem, pokud ho využíváte správným způsobem. Nicméně na vás číhají skrytí nepřátelé, kteří čekají, až budou moci narušit vaši produktivitu. Jedná se o přerušení, tj. cokoli, co odvádí vaši pozornost od daného úkolu a přesouvá ji na něco jiného.

Možná se tomu nechce věřit, ale pracovní dny většiny lidí se skládají především z jednoho vyrušení za druhým – jsou všude a neustále a čekají, aby zničily vaši produktivitu.

Každý telefonát nebo e-mail, který obdržíte, pokaždé, když podlehnete pokušení zkontrolovat výsledky oblíbeného týmu ze včerejšího zápasu nebo pokaždé, když si dáte svačinu či objednáte pizzu – to vše vás vytrhne ze soustředěného pracovního režimu a přeruší vaše pomodori, a tím sníží vaši efektivitu.

V zásadě existují dva hlavní typy přerušení.

Vnitřní přerušení, která přicházejí zevnitř, tj. proud myšlenek, které se vám neustále objevují v hlavě a přerušují váš tok myšlenek a vytrhávají vás z cesty. Jedná se o věci jako např.:

• náhlý nápad na projekt
• nutkání objednat si pizzu nebo se podívat na obrázky koček na internetu;
• spontánní vzpomínka, že musíte koupit své drahé polovičce dárek k narozeninám, atd.

Vnější přerušení, tj. vnější síly, které vyžadují vaši okamžitou pozornost, jako např.:

• kolega, který volá a stěžuje si na počasí;
• příchozí nevyžádaná pošta;
• kurýr, který vám přinesl pizzu. atd.

Tato vyrušení přispívají ke snížení produktivity a ke hrozným pocitům viny a frustrace, které jsou s nimi spojeny.

Jak zvládnout přerušení

Naštěstí nemusíte být otrokem těchto přerušení. Stačí se řídit těmito jednoduchými kroky, které vaše pomodori ochrání.

Nevyhnutelně se vám v mysli objeví něco, nějaké vnitřní přerušení, zatímco se snažíte soustředit na svůj úkol, a bude vyžadovat vaši okamžitou a nerozdělenou pozornost, jako když dítě kňourá o nějakou sladkost.

Když se to stane, jednoduše si to někam zapište a vraťte se ke svému pomodoru. Dokud necítíte, že vám hoří boty, může to počkat, až bude úkol hotový.

Jakmile pomodoro dokončíte, prozkoumejte myšlenku, kterou jste si předtím poznamenali; často se stává, že to, co se vám zdálo kriticky naléhavé, když jste byli v pomodoru, skončí později v koši. Pokud se vám myšlenka stále zdá důležitá, zařaďte ji do seznamu zásob nebo na seznam věcí k vyřízení pro dnešek.

V případě vnějšího přerušení se snažte nenechat se vtáhnout do cizích záležitostí –převezměte kormidlo a donuťte ostatní, aby respektovali váš plán.

Ten, kdo vám volá, může zanechat vzkaz pomocí hlasové schránky.

Vypněte si emailové notifikace a e-maily kontrolujte jen zřídka, nikdy během pomodora.

Pomodoro smíte přerušit pouze v případě skutečné nouze, např. když si někdo uřízne prst a na časovač se dostane krev.

Pokud se vás někdo pokusí vyrušit, pak je naprosto vhodná odpověď typu „Jsem uprostřed pomodora a zavolám vám zpět" nebo „Jen 10 minut, pak vám mohu pomoci". Budete se divit, ale většina lidí pochopí a dokonce bude respektovat vaši snahu zůstat soustředěný.