Skvělí v práci

Podívejte se na statistiku toho, jak pracují ti nejvýkonnější

Autor, Morten T. Hansen, chtěl vědět, jak pracují ti nejvýkonnější. Jaké jsou jejich návyky a techniky? V roce 2011 se to Hansen s týmem výzkumníků rozhodl zjistit. Analyzovali více než 200 akademických prací a vedli rozhovory a průzkumy se stovkami profesionálů včetně zaměstnanců i jejich šéfů.

Na základě těchto informací se týmu podařilo určit sedm „chytrých“ pracovních postupů, které zřejmě vysvětlují metody a myšlení špičkových pracovníků. Aby ověřili svou hypotézu, provedli průzkum u 5 000 lidí a zjistili, že těchto sedm faktorů se na jejich výkonnosti podílí z neuvěřitelných 66 %. Zjistili také, že čím více faktorů jednotlivec dodržoval, tím lépe se umístil v žebříčku výkonnosti.

Přesněji řečeno, bodování probíhalo následovně: V závislosti na tom, jak každý z 5 000 účastníků odpověděl na otázky průzkumu, obdržel skóre, které odráželo, jak moc těchto 7 faktorů praktikoval. Toto skóre pak bylo možné proměnit v celkové hodnocení výkonnosti. Pokud tedy někdo používal pouze 20 % zásad v rámci sedmi faktorů, dostal v celkovém hodnocení výkonnosti 20 % atd. Zní to složitě? Nebojte se, vše vám vysvětlíme v následujících kapitolách.

Vyhněte se multitaskingu a věnujte se jednotlivým úkolům

Stále panuje všeobecné přesvědčení, že pokud chceme udělat více práce, měli bychom vynaložit více úsilí a pracovat déle. Skutečný trik však nespočívá v tom, že pracujeme s větší námahou, ale v tom, že pracujeme efektivněji – chytřeji.

Prvním krokem k chytřejší práci je nadřít se méně, což znamená: přestat se potýkat s mnoha úkoly a místo toho si stanovit priority tak, abyste se věnovali vždy jen jednomu úkolu.

Pokud se budete v práci věnovat více úkolům a snažit se zvládnout několik povinností najednou, určitě se nebudete soustředit, a budete plýtvat časem i úsilím. Protože se žádnému z úkolů nebudete věnovat naplno, u žádného z nich nedosáhnete optimálních výsledků.

Personalistka Susan Bishopová si to ověřila na vlastní kůži. Otevřela si v New Yorku vlastní poradenskou firmu zaměřenou na vyhledávání a nábor ideálních kandidátů pro práci v médiích. Ve snaze porazit konkurenci však Bishopová vybočila ze svého oboru a získala nejrůznější klienty z mnoha různých odvětví. Usílí Bishopové se zaměřovalo na mnoho různých úkolů, což mělo za následek snížení výkonnosti i zisků.

Ani soudci nejsou imunní vůči neefektivitě multitaskingu.

Podle studie vedené v roce 2015 mezi soudci v Miláně se ukázalo, že ti, kteří se věnovali více úkolům současně a snažili se vyřizovat různé případy najednou, byli nakonec při vyřizování těchto případů pomalejší. Nejrychlejší soudce strávil vyřizováním jednoho případu 178 dní, zatímco nejpomalejší soudce, který řešil více úkolů najednou byl s prací hotov až za 398 dní!

Místo multitaskingu se musíte věnovat jedinému úkolu, kterému věnujete veškerou pozornost.

Roald Amundsen věděl o výhodách obsesivního soustředění své. V roce 1911 tento norský badatel závodil o to, kdo bude prvním člověkem na jižním pólu. Jeho konkurentem byl veterán a velitel královského námořnictva Robert Falcon Scott.

Scott udělal chybu, když rozdělil svou pozornost mezi různé způsoby dopravy, včetně psů, poníků, lyží a motorových saní – všechny se pohybovaly různým tempem. Scott také udělal chybu, když poslal odborníka na psy, aby mu vybral poníky, což vedlo k tomu, že měl sbírku dvaceti malých koní, kteří byli všichni nevhodní pro antarktické podmínky.

Amundsen tedy zvítězil, a to díky tomu, že se zaměřil na jediný dopravní prostředek: na psy. A nejen to, byl důkladně zaujatý zjišťováním toho, kteří psi jsou nejvhodnější pro klima a terén Antarktidy. Ponořil se proto do výzkumu a oslovil špičkové odborníky.

Autor provedl průzkum mezi 5 000 lidmi. Ti z nich, kteří omezili své zaměření, ale stále byli posedlí svými prioritami, měli v průměru o 25 % lepší výsledky než ostatní.

Přepracujte aktivitu tak, aby se zaměřila na hodnotu, kvalitu a efektivitu

Řekněme, že máte kolegu, který vás vždy předčí. Možná se rozhodnete zdvojnásobit svůj současný pracovní režim. Místo toho, abyste přehodnotili způsob práce, budete pracovat intenzivněji.

Přehodnocení, nebo změna způsobu práce je však přesně to, co byste měli dělat, pokud chcete zlepšit své výsledky.

V autorově průzkumu 5 000 účastníků byla hodnocena řada tvrzení týkajících se práce. Například: „Znovu přehodnotili svou práci tak, aby byla efektivnější.“ Nebo: „Vytvořili nové příležitosti ve své práci – nové činnosti, nové projekty, nové způsoby práce.“ Výsledky jasně ukázaly, že ti, kteří byli ochotni přetvořit způsob své práce, dosahovali vždy lepších výsledků.

Chcete-li dosáhnout skutečně přínosného přepracování, měli byste se zamyslet nad rámec jednoduchých cílů v oblasti produktivity a zaměřit se na způsoby, jakými vaše práce přináší hodnotu.

Každý si může navýšit počet hodin své pracovní doby, nebo přemýšlet v přepočtu na vydělané peníze. Ale při skutečném přepracování pracovní koncepce je nutné hledat přidanou hodnotu své práce – ať už pro vaše zákazníky, spolupracovníky nebo dodavatele. Tato hodnota může mít mnoho podob, například zefektivnění procesu, které usnadní práci kolegům, nebo zlepšení fáze vývoje nových produktů.

Nepřemýšlejte tedy jen nad tím, jak lépe dosáhnout svých cílů nebo splnit své úkoly. V konečném důsledku mohou mít tyto kroky nulovou přidanou hodnotu.

Například zubní lékařka může přetvořit svůj pracovní proces tak, aby během ordinačních hodin přijala více pacientů, ale ve výsledku to může vést ke snížení efektivity její práce, a tím i spokojenosti platících pacientů. Podobně právník si může vyúčtovat spoustu hodin bez ohledu na to, zda poskytl cenné poradenství.

Smysluplné přizpůsobení práce by mělo být v rovnováze mezi kvalitou a efektivitou a mělo by se zaměřit na hodnotu.

Kvalita je synonymem přesnosti a spolehlivosti. Pokud se tedy zabýváte například přepisováním zvukových nahrávek, nehodnoťte svůj výkon podle toho, kolik slov dokážete přepsat, ale spíše podle toho, jak málo chyb uděláte. Větší přesnost se v tomto případě rovná vyšší kvalitě a výkonu.

Nechcete však být neefektivní. Pokud přesnost při přepisu znamená, že zvládnete pouze deset slov za minutu, je to neefektivní práce, která nepřináší velkou přidanou hodnotu.

Využívejte vzdělávací cyklus a pokládejte podnětné otázky k provádění změn a zlepšování výkonnosti

Nemusíte se přestat učit jen proto, že pracujete. To je základní koncept vzdělávacího cyklu, techniky, jak být v práci chytřejší. Podstatou je získávat neustálou zpětnou vazbu a sledovat své výsledky, abyste mohli provádět drobné změny ve svých postupech a zlepšovat své výsledky.

Jinými slovy, vzdělávací cykly jsou skvělým způsobem, jak zlepšit výkon.

Brittany Gavinová, vedoucí oddělení stravování a výživy v jedné kalifornské nemocnici, se zúčastnila autorova průzkumu. Gavinová se nedávno setkala s velkým problémem: mnoho pacientů si stěžovalo na jídlo, což bylo neklamným znamením špatně provedené práce. Úkolem Gavinové jako manažerky bylo inspirovat svůj tým k novým nápadům a řešení problémů, a tím i zlepšení kvality odvedené práce.

Bohužel, když se Gavinová zeptala svého týmu, zda mají nějaké nové nápady, dostala spoustu odpovědí s nulovým výsledkem. Gavinová se v touze po pomoci přihlásila do školicího programu, kde se naučila důležitou lekci: při získávání nápadů upřesňujte své otázky a formulujte je tak, abyste účastníky vyzvali ke sdílení nápadů, které již mají.

Takže místo obecné otázky typu: „Máme nějaké nové nápady?“ byste měli položit podnětnější otázku typu: „Jaké máme nápady na zlepšení našeho stravovacího provozu?“

Gavinová pak vyhodnotila výsledek, získala zpětnou vazbu a provedla změny. Vzdělávací cyklus udržovala v chodu několik týdnů a bylo dosaženo vynikajícího pokroku. Nakonec se spokojenost pacientů zvýšila, protože bylo zavedeno 84 nových nápadů, včetně zlepšení, jako je lepší manipulace s mlékem, aby bylo při podávání stále studené.

Skvělým způsobem, jak zahájit vzdělávací cyklus, je věnovat patnáct minut svého pracovního dne zdokonalování určité dovednosti.

Autor použil vzdělávacího cyklu ke zdokonalení svých dovedností jako řečník. Začal tím, že si pořizoval videozáznamy svých projevů. Po skončení se podíval na několik minut videa, aby si udělal vlastní hodnocení, a pak požádal někoho dalšího, aby se na nahrávku podíval a dal mu zpětnou vazbu k určitému aspektu, který chtěl zlepšit. To mu každý den zabralo jen asi čtvrt hodiny.