Scrum

Scrum mění způsob práce v technologickém odvětví

Systémům projektového řízení se nikdy nedostane takového uznání, jaké by si zasloužily. Vždycky jsou to superhvězdní inženýři nebo krásné produkty, které si přivlastňují pozornost. Ale jak se spojí dohromady inženýr a produkt? Jak se oba spojí v krásném technologickém objetí a posunou se vpřed? K tomu slouží systémy projektového řízení.

Jeff Sutherland zde popisuje svůj systém scrumu, způsob řízení projektů, který je tak efektivní v úspoře času a peněz, že byl použit k odstranění byrokratického nepořádku v FBI. A nyní scrum mění způsob, jakým přistupuje ke své práci většina technologických společností.

Jeff Sutherland se už dříve proslavil jako jeden z géniů stojících za Agilním manifestem. Toto shrnutí vám vysvětlí myšlenky, které z něj dělají jednoho z nejvýznamnějších zákulisních myslitelů na světě.

Místo tradiční vodopádové metody vám pomůže dosahovat výsledků scrum

Kolikrát se vám stalo, že jste si naplánovali dokončení projektu, ale s blížícím se termínem jste zjistili, že jste hrozně pozadu?

Bohužel se to stává často, když používáme tradiční postupy řízení, jako je vodopádová metoda ztělesněná Ganttovými diagramy.

Ganttovy diagramy znázorňují časový harmonogram projektu pomocí barevně odlišených paralelních pruhů, které označují načasování a délku různých částí procesu, které mohou probíhat současně (výsledek může vypadat jako stylizovaný vodopád, odtud název). Ačkoli se jedná o oblíbené organizační nástroje, často nabývají přehnané důležitosti, jako například když se projekt opozdí za harmonogramem a manažeři začnou investovat více zdrojů, aby se jejich práce přizpůsobila tomuto harmonogramu, a ne naopak. To může vést ke katastrofálním výsledkům.

Například FBI plánovala zavést modernizovaný softwarový systém nazvaný Virtual Case File (VCF), aby lépe sdílela informace a zabránila dalšímu 11. září.

Pomocí Ganttova diagramu agentura vytvořila termín pro každý důležitý milník. Fáze „technického návrhu“ tak měla skončit k určitému datu, kdy měla být zahájena fáze „kódování a testování“ projektu.

Bohužel se projekt zhroutil dříve, než byl napsán jediný řádek kódu. VCF nakonec promarnil roky času agentury a 170 milionů dolarů z peněz daňových poplatníků.

Protože k podobným selháním dochází u vodopádové metody pravidelně, mnoho organizací místo ní přijalo systém řízení projektů scrum.

Scrum se vyznačuje budováním týmu a neustálou zpětnou vazbou. Tento týmový přístup odráží i samotný název, který pojmenovává moment v ragbyovém zápase, kdy tým spolupracuje na posunu míče po hřišti, přičemž všechny spojuje stejný jasný cíl.

A tento proces funguje: když FBI použila scrum na systém Sentinel, svůj další pokus o rozsáhlou modernizaci, úspěšně implementovala systém v kratším čase, s menším počtem lidí a s nižšími náklady.

Zajímá vás více informací o klíčových myšlenkách scrumu? Tak čtěte dál a dozvíte se to!

Čtyři změny pro skvělou týmovou práci

Když pracujete na projektu, vaše největší šance na úspěch spočívá v tom, jak dobře váš tým spolupracuje. A jako manažer můžete zlepšit výkonnost týmu provedením čtyř změn.

Zaprvé nechte členy týmu rozhodovat o tom, jak budou dosahovat cílů.

Například oceňované zpravodajství NPR o arabském jaru v Egyptě se mohlo uskutečnit jen díky tomu, že pracovníkům, kteří byli zodpovědní za zpravodajství, byla umožněna samostatnost. Tým rozhodoval o tom, jakým způsobem budou jeho reportáže vznikat, a spolupracoval při překonávání egyptské byrokracie, zařizování překladů, zvládání otázek bezpečnosti apod.

Zde je další způsob, jak zlepšit výkonnost týmu: týmy dokážou exponenciálně více než jednotlivci sami, takže se ujistěte, že váš tým má širší cíl. Jinými slovy, týmy jsou výkonnější než součet jejich částí, takže rozviňte očekávání svých zaměstnanců a ujistěte se, že všichni pracují na stejném společném cíli.

To byl pravděpodobně další faktor, který přispěl k úspěchu NPR během arabského jara: tato jedinečná událost byla obrovskou zpravodajskou příležitostí, která novinářům dodala pocit vyššího smyslu.

A třetí změnou, kterou můžete provést pro zlepšení týmové práce, je požádat různé týmy, aby pravidelně sdílely výsledky a tvořily nové, soběstačné týmy.

To je důležité, protože týmy by měly být multifunkční a měly by mít všechny dovednosti potřebné k dokončení projektu. Protože jde o výsledný produkt, a ne jen o jednotlivé členy týmu, pomůže rozmanitost dovedností, myšlení a zkušeností k dosažení lepších výsledků.

A konečně, pomozte svým týmům lépe pracovat tím, že zmenšíte jejich velikost. Pro většinu týmů je ideální počet sedmi členů (plus mínus dva lidé).

Proč mají malé týmy význam? Zvýšení počtu lidí zapojených do týmu vytváří více komunikačních kanálů, které mozek příliš nezvládá. Když musíme vynaložit příliš úsilí na zjištění, co dělají ostatní, zpomaluje nás to.

Díky procesu sdílení zpětné vazby zrychlíte a zefektivníte práci na projektech

Jak jistě víte, lidé mají špatný odhad, jak dlouho budou věci trvat – a to vede k velkým problémům při řízení projektů. Scrum naštěstí tento problém řeší systémem zvaným sprinty, který vašemu týmu pomůže s řízením času.

Sprinty jsou krátká období práce (optimálně jeden až čtyři týdny) zaměřená na konkrétní úkol. Po skončení sprintu se tým sejde, aby zhodnotil dosažený pokrok a upřesnil cíle před zahájením dalšího sprintu.

Největší výhodou tohoto procesu je, že umožňuje rychle reagovat na problémy; pravidelnou kontrolou můžete překalibrovat cíl pro další kolo sprintů. Nikdo tak nestráví měsíce prací na něčem, co se nakonec zahodí.

Chcete-li tento proces používat efektivně, zaměřte se na jeden úkol v každém sprintu. Období sprintů jsou tak krátká, že se budete moci efektivně soustředit. Pomáhá to také zavést konzistentní pracovní rytmus: nenavazujte na týdenní sprint třítýdenním sprintem.

A další způsob, jak zlepšit řízení času, zkuste každodenní schůzky, které se konají vždy ve stejnou dobu a kladou stejné otázky: Co jste včera udělali, abyste pomohli týmu dokončit sprint? Co uděláte dnes? Jaké překážky vás čekají?

Ujistěte se, že se všichni zúčastní, a dbejte na to, aby celá porada netrvala déle než 15 minut.

Autorův přítel Eelco Rustenburg skutečně zavedl Daily Stand-Ups do praxe, když přestavoval svůj dům. Projekt byl dokončen za pouhých šest týdnů – podle plánu! Krátké každodenní schůzky svedly dohromady všechny členy týmu, aby společně prodiskutovali svůj postup.

Eelcův úspěšný proces přestavby zapůsobil na jeho sousedy, kteří se snažili zopakovat tyto výsledky ve svém vlastním domě. Najali si stejnou skupinu dodavatelů na stejnou práci – ale nepoužili metodu scrum. A bez scrumu jim Eelcův šestitýdenní projekt trval tři měsíce!

Eliminujte rozptýlení a plýtvání energií

Dostali jsme se k další klíčové myšlence scrumu: vyhněte se plýtvání – tedy všemu, co vás rozptyluje od plnění úkolu. Zde je několik způsobů, jak eliminovat plýtvání.

Za prvé, dokončujte své projekty tak, že se budete soustředit vždy jen na jednu věc. Multitasking se může zdát lákavý, ale je to jen plýtvání časem a energií. Opravdu chcete podporovat při projektovém řízení to, co je obdobou psaní SMS zpráv za jízdy?

Plýtvání se můžete vyhnout také tím, že budete využívat to, co jste vytvořili. Pokud nepoužíváte to, co jste vytvořili, vynakládáte úsilí, aniž byste viděli plody svého úsilí, a plýtváte časem i penězi. Společnost General Motors zažila velkou ztrátu, když v roce 2012 začala propouštět, protože měla 7,5 miliardy dolarů v neprodaných nákladních vozech, které jen tak bez užitku ležely na skladu.

Další způsob, jak se vyhnout plýtvání: pokud uděláte chybu, opravte ji okamžitě, protože pokud ji budete muset opravovat později, bude to vždy trvat déle.

Studie amerického výrobce chytrých telefonů Palm totiž zjistila, že oprava chyby trvá v průměru 24 hodin tři týdny od jejího vzniku. Pro srovnání, oprava stejné chyby v den jejího zjištění trvá pouhou jednu hodinu. Důvod tohoto rozdílu? Zapamatování si všech různých faktorů, které chybu způsobily, znamená ztrátu spousty času.

Další věcí, které byste se měli vyvarovat, pokud chcete eliminovat plýtvání, je přepracování zaměstnanců. Protože když jsou přepracovaní zaměstnanci roztržití, dělají chyby, a někdy dochází k tomu, že rozptylují i ostatní a vzniká tak ještě více chyb. Tudíž je důležité pracovat méně hodin, brát si dovolenou a obědvat mimo kancelář. Tak budou všichni spokojenější a zlepší se kvalita jejich práce – což v konečném důsledku zvýší produktivitu.

Stejně tak skupiny výzkumníků prokázaly, že izraelští soudci dělají po přestávce lépe odůvodněná rozhodnutí. Naopak těsně před přestávkou, kdy mají málo energie, se soudci častěji rozhodují nesprávně.

Probrali jsme několik různých způsobů, jak se vyhnout plýtvání, ale nejdůležitější návod, jak toho dosáhnout, je jednoduchý: buďte rozumní a neplýtvejte motivací zaměstnanců stanovováním nesplnitelných cílů. Kvůli sérii krizí a těsných proher můžou vaši zaměstnanci vyhořet.

Produktivita a spokojenost zaměstnanců jsou spolu úzce propojeny

Jak souvisí štěstí s úspěchem? Lidé nejsou šťastní, protože jsou úspěšní – jsou úspěšní, protože jsou šťastní.

Společnost Zappos je skvělým příkladem tohoto principu. Tento veleúspěšný maloobchodní prodejce se snaží udržet své zaměstnance šťastné tím, že se zaměřuje na spojení prostřednictvím různých programů – jako je úvodní školení „startovací tábor“ a interní „učňovské“ kurzy, které podporují vzdělávání a růst. A díky těmto zásadám byl Zappos odměněn 124% meziročním růstem.

Kromě propojení je "viditelnost" další hodnotou, kterou mohou firmy podporovat, aby podpořily štěstí. Viditelnost je opakem utajování a utajování je toxické, protože vytváří podezření a nedůvěru, které v konečném důsledku snižuje motivaci a poškozuje výkonnost.

Kromě toho, že se vyhnete utajování, můžete také podpořit viditelnost tím, že projekty dáte na místo, kde je každý uvidí.

Toho můžete dosáhnout vytvořením scrum nástěnky, na které bude každý projekt uveden v jednom z následujících sloupců: nevyřízené položky, seznam úkolů, ve vývoji, v hodnocení a hotovo! Každý tak uvidí, které projekty jsou rozpracované a které jsou pozastavené, což v konečném důsledku dává zaměstnancům možnost zapojit se a pomoci tam, kde je to nejvíce potřeba.

Dalším způsobem, jak zlepšit přehlednost, je identifikovat kaizen – to je japonský výraz pro „zlepšení“ – po každém sprintu. Toho můžete dosáhnout uspořádáním retrospektivy sprintu po každém sprintu. Svému týmu můžete položit otázky jako např:

• Na stupnici od jedné do pěti, jak se cítíte ve své roli ve firmě?
• Jak na stejné stupnici vnímáte firmu jako celek?
• Proč se tak cítíte?
• Jaká jedna věc by vás v příštím sprintu udělala šťastnějšími?

Věnujte zvláštní pozornost odpovědím na poslední otázku a pokud je to možné, okamžitě proveďte zlepšení. Tím podpoříte důvěru a spokojenost v týmu, což v konečném důsledku povede k lepším výsledkům.

Projektové řízení se neobejde bez stanovování priorit

Poslední základní hodnotou scrumu je umět stanovit priority. A právě to je úkolem vlastníka produktu – zjistit, co a kdy je třeba udělat.

Nejprve však uděláme krok zpět. V modelu scrum existují tři role:

1. člen týmu
2. mistr scrumu, který pomáhá týmu přijít na to, jak efektivně spolupracovat
3. vlastník produktu, který je zodpovědný za celkovou vizi projektu, správu nevyřízeních položek a určování směru každého sprintu

Aby mohl tuto práci vykonávat efektivně, měl by mít vlastník produktu následující vlastnosti:

1. znalost svého konkrétního trhu
2. pravomoc rozhodovat bez zásahů vedení
3. připravenost vysvětlit členům týmu, co je třeba udělat
4. zodpovědnost za výsledný produkt nebo za to, jaký zisk bude vytvořen

Stojí za zmínku, že role vlastníka produktu byla inspirována hlavními inženýry Toyoty, kteří jsou zodpovědní za své vlastní produktové řady, jako je například Corolla.

Přestože šéfinženýrka Corolly vytváří tým Corolly, ve skutečnosti jí není podřízený. Role hlavního inženýra spočívá spíše ve vedení projektu vytvořením vize a přesvědčením týmu, že by ji měl sdílet.

V rámci systému scrum pracují vlastníci produktu se smyčkou OODA, v rámci které se rozhodují na základě zpětné vazby v reálném čase. OODA je zkratka pro "observe" (pozorovat - začít proces tím, že se podíváte, kde jste), "orient" (orientovat - vyhodnotit, jak vytvořit další možnosti), "decide" (rozhodnout) a "act" (jednat). Po dokončení těchto čtyř kroků začíná vlastník produktu znovu od začátku, a to krokem observe (vyhodnocení výsledků předchozí akce).

Je zajímavé, že piloti stíhaček jsou také vycvičeni k používání tohoto rozhodovacího procesu: nejprve vyhodnotí aktuální nebezpečí, pak upraví svou pozici, vymyslí, co dělat dál, a nakonec tuto akci dotáhnou do konce – a pak začnou celý cyklus znovu.

Vlastníci produktů by měli postupovat přesně podle tohoto procesu, když se snaží rozhodnout, do jakého sprintu se pustit.

Začněte svůj první scrum projekt s tímto jednoduchým návodem

Když jste se nyní seznámili s tím, jak vám scrum může pomoci při realizaci projektů, je na místě otázka, jak můžete tento systém implementovat na svém pracovišti? Je k tomu potřeba jen několik jednoduchých kroků:

1. Vyberte si vlastníka produktu.
2. Vyberte si tým. Nezapomeňte, že v jednom týmu by mělo být jen asi pět až devět lidí, kteří by měli mít všechny dovednosti potřebné pro daný projekt.
3. Vyberte si mistra scrumu – někoho, kdo už tyto knihy četl. Tato osoba bude zodpovědná za koučování všech v dodržování správné techniky scrumu.
4. Vytvořte projektový seznam nevyřízených položek - tedy seznam úkolů, které bude třeba splnit.
5. Úkoly s nejvyšší přidanou hodnotou a nejnižší mírou rizika přesuňte na začátek seznamu nevyřízených položek. Udělejte to tak, že si položíte otázky, jako např: Které úkoly mají největší dopad na podnikání? Které jsou pro zákazníka nejdůležitější? Které vydělají nejvíce peněz? Které se nejsnáze dokončí?
6. Samozřejmě byste měli věnovat pozornost také tomu, čeho můžete reálně dosáhnout a co vás baví. Ale když se díváte na seznam nevyřízených položek a rozhodujete se, kde začít, stanovte si priority podle toho, co je nejsnadněji splnitelné a přináší největší zisk.
7. Ujistěte se, že vše, co je na seznamu nevyřízených položek, je skutečně proveditelné ve sprintech – to znamená, že by to mělo trvat méně než měsíc.
8. Uspořádejte první schůzku scrumu a naplánujte první sprint.
9. Vytvořte scrum nástěnku, abyste se ujistili, že je veškerá práce přehledně viditelná.
10. Pořádejte každodenní schůzky, abyste zajistili hladký průběh prvního sprintu.
11. Po dokončení sprintu uspořádejte vyhodnocení sprintu, aby tým mohl předvést, že vytvořil něco použitelného. Tuto schůzku nechte otevřenou pro všechny, kdo se jí chtějí zúčastnit, včetně vedoucích pracovníků a managementu společnosti.
12. Uspořádejte retrospektivu sprintu a najděte použitelná zlepšení, která můžete zavést, abyste podpořili svůj tým v budoucích sprintech.
13. A jakmile je toto vše hotovo, přejděte k dalšímu sprintu!