Scrum

Systémům projektového řízení se nikdy nedostane takového uznání, jaké by si zasloužily. Vždycky jsou to superhvězdní inženýři nebo krásné produkty, které si přivlastňují pozornost. Ale jak se spojí dohromady inženýr a produkt? Jak se oba spojí v krásném technologickém objetí a posunou se vpřed? K tomu slouží systémy projektového řízení.

Jeff Sutherland zde popisuje svůj systém scrumu, způsob řízení projektů, který je tak efektivní v úspoře času a peněz, že byl použit k odstranění byrokratického nepořádku v FBI. A nyní scrum mění způsob, jakým přistupuje ke své práci většina technologických společností.

Jeff Sutherland se už dříve proslavil jako jeden z géniů stojících za Agilním manifestem. Toto shrnutí vám vysvětlí myšlenky, které z něj dělají jednoho z nejvýznamnějších zákulisních myslitelů na světě.

Kolikrát se vám stalo, že jste si naplánovali dokončení projektu, ale s blížícím se termínem jste zjistili, že jste hrozně pozadu?

Bohužel se to stává často, když používáme tradiční postupy řízení, jako je vodopádová metoda ztělesněná Ganttovými diagramy.

Ganttovy diagramy znázorňují časový harmonogram projektu pomocí barevně odlišených paralelních pruhů, které označují načasování a délku různých částí procesu, které mohou probíhat současně (výsledek může vypadat jako stylizovaný vodopád, odtud název). Ačkoli se jedná o oblíbené organizační nástroje, často nabývají přehnané důležitosti, jako například když se projekt opozdí za harmonogramem a manažeři začnou investovat více zdrojů, aby se jejich práce přizpůsobila tomuto harmonogramu, a ne naopak. To může vést ke katastrofálním výsledkům.

Například FBI plánovala zavést modernizovaný softwarový systém nazvaný Virtual Case File (VCF), aby lépe sdílela informace a zabránila dalšímu 11. září.

Pomocí Ganttova diagramu agentura vytvořila termín pro každý důležitý milník. Fáze „technického návrhu“ tak měla skončit k určitému datu, kdy měla být zahájena fáze „kódování a testování“ projektu.

Bohužel se projekt zhroutil dříve, než byl napsán jediný řádek kódu. VCF nakonec promarnil roky času agentury a 170 milionů dolarů z peněz daňových poplatníků.

Protože k podobným selháním dochází u vodopádové metody pravidelně, mnoho organizací místo ní přijalo systém řízení projektů scrum.

Scrum se vyznačuje budováním týmu a neustálou zpětnou vazbou. Tento týmový přístup odráží i samotný název, který pojmenovává moment v ragbyovém zápase, kdy tým spolupracuje na posunu míče po hřišti, přičemž všechny spojuje stejný jasný cíl.

A tento proces funguje: když FBI použila scrum na systém Sentinel, svůj další pokus o rozsáhlou modernizaci, úspěšně implementovala systém v kratším čase, s menším počtem lidí a s nižšími náklady.

Zajímá vás více informací o klíčových myšlenkách scrumu? Tak čtěte dál a dozvíte se to!

Když pracujete na projektu, vaše největší šance na úspěch spočívá v tom, jak dobře váš tým spolupracuje. A jako manažer můžete zlepšit výkonnost týmu provedením čtyř změn.

Zaprvé nechte členy týmu rozhodovat o tom, jak budou dosahovat cílů.

Například oceňované zpravodajství NPR o arabském jaru v Egyptě se mohlo uskutečnit jen díky tomu, že pracovníkům, kteří byli zodpovědní za zpravodajství, byla umožněna samostatnost. Tým rozhodoval o tom, jakým způsobem budou jeho reportáže vznikat, a spolupracoval při překonávání egyptské byrokracie, zařizování překladů, zvládání otázek bezpečnosti apod.

Zde je další způsob, jak zlepšit výkonnost týmu: týmy dokážou exponenciálně více než jednotlivci sami, takže se ujistěte, že váš tým má širší cíl. Jinými slovy, týmy jsou výkonnější než součet jejich částí, takže rozviňte očekávání svých zaměstnanců a ujistěte se, že všichni pracují na stejném společném cíli.

To byl pravděpodobně další faktor, který přispěl k úspěchu NPR během arabského jara: tato jedinečná událost byla obrovskou zpravodajskou příležitostí, která novinářům dodala pocit vyššího smyslu.

A třetí změnou, kterou můžete provést pro zlepšení týmové práce, je požádat různé týmy, aby pravidelně sdílely výsledky a tvořily nové, soběstačné týmy.

To je důležité, protože týmy by měly být multifunkční a měly by mít všechny dovednosti potřebné k dokončení projektu. Protože jde o výsledný produkt, a ne jen o jednotlivé členy týmu, pomůže rozmanitost dovedností, myšlení a zkušeností k dosažení lepších výsledků.

A konečně, pomozte svým týmům lépe pracovat tím, že zmenšíte jejich velikost. Pro většinu týmů je ideální počet sedmi členů (plus mínus dva lidé).

Proč mají malé týmy význam? Zvýšení počtu lidí zapojených do týmu vytváří více komunikačních kanálů, které mozek příliš nezvládá. Když musíme vynaložit příliš úsilí na zjištění, co dělají ostatní, zpomaluje nás to.