Pravidlo 80/20

Richard Koch je britský podnikatel, investor a autor bestsellerů. Narodil se v roce 1950 v Londýně a vystudoval ekonomii na univerzitě v Oxfordu. Po absolvování začal pracovat v konzultační firmě Boston Consulting Group, kde se specializoval na strategické plánování a restrukturalizaci firem.

V roce 1983 se stal spoluzakladatelem společnosti LEK Consulting, která se specializovala na restrukturalizaci a zvyšování efektivity podniků. V roce 1991 se stal nezávislým investorem a začal se věnovat psaní knih.

Jeho nejznámější kniha Pravidlo 80/20 se stala bestsellerem a stala se inspirací pro mnoho podnikatelů a manažerů. V knize popisuje princip, podle kterého 80 % výsledků vychází z 20 % příčin. Tento princip lze aplikovat na různé oblasti života, jako je podnikání, osobní rozvoj nebo řízení času.

Richard Koch je také autorem dalších knih, jako jsou Manažer 80/20, Prvních 100 dnů úspěšného šéfa a Nekomplikujte to! Je členem britského Královského institutu pro mezinárodní vztahy a čestným členem Královského institutu pro filozofii.

Dnes žije Richard Koch v Monaku a věnuje se psaní knih a investování. Jeho knihy jsou přeloženy do více než 35 jazyků a prodaly se miliony kopií po celém světě.

Naučte se, jak v práci či životě co nejefektivněji využít svůj čas

V dnešním hektickém světě musí mnozí z nás každý den řešit neskutečně dlouhé seznamy úkolů. Možná přijdeme do práce odhodláni rychle dokončit první úkol ze seznamu, abychom zjistili, že se mezitím objevily dva nové.

Stejně tak se firmy ocitají zaplaveny složitostí, snaží se obsluhovat několik trhů s obrovským množstvím různých produktů a žonglovat se všemi jako klaun v cirkuse.

V tomto chaotickém prostředí je důležitější než kdy jindy vědět, co je skutečně podstatné.

Proto je klíčové pochopit zdánlivě jednoduchý, ale nesmírně mocný princip 80/20. Tato zdánlivě univerzální nerovnováha mezi úsilím a odměnou vám pomůže efektivněji využívat čas v práci.

Navíc je prokázáno, že tento princip pomáhá firmám uspět neintuitivním způsobem – ne tím, že děláte více, ale tím, že děláte méně.

V neposlední řadě můžete tento princip uplatnit i v osobním životě, abyste zvýšili své štěstí a spokojenost ve vztazích s ostatními. Stačí si osvojit správné myšlení 80/20 a tyto kapitoly vám ukáží, jak na to.

Obvykle platí, že největší část výsledků je vytvořena jen malou částí úsilí

Už jste se někdy ohlédli za projektem, na kterém jste pracovali, a zjistili jste, že většina vaší práce byla odvedena těsně před konečným termínem? Možná jste za těch několik dní, kdy vám téměř došel čas, dosáhli více než za všechny předchozí týdny dohromady.

Ve skutečnosti lze podobnou nerovnováhu mezi úsilím a odměnou pozorovat v nejrůznějších prostředích.

Mnoho podniků například zjistilo, že 20 procent jejich sortimentu ve skutečnosti představuje 80 procent jejich zisku.

Podobně 20 procent řidičů způsobí 80 procent nehod. Většina motoristů jezdí opatrně, zatímco malá menšina je neopatrná a způsobuje většinu nehod.

Tento jev je znám spíše jako princip 80/20 – zhruba 80 procent pracovních výsledků (výstupů) je vytvořeno 20 procenty pracovního úsilí neboli vstupů.

Proč není tento poměr vyváženější? Protože ne každá příčina má na výsledky stejný vliv. Ve skutečnosti lze příčiny zhruba rozdělit do dvou kategorií – menšina, která má velký vliv na výsledky, a většina, která má jen malý vliv. Výsledkem je rozdělení 80/20.

Je však třeba poznamenat, že princip 80/20 je zjednodušením a ve skutečnosti bývá poměr jiný – může být například 70/30 nebo 99,9/0,01.

Samozřejmě ani čísla nemusí vždy dávat dohromady sto. Například studie z roku 1997 prokázala, že z 300 filmů pouhé čtyři (1,3 %) vygenerovaly 80 % tržeb ze vstupenek.

Jak vidíte, projevy principu 80/20 lze nalézt v různých prostředích a jak zjistíte, jedná se o cenné poznatky.

Naše touha po spravedlnosti a rovnováze nám brání v přijetí pravidla 80/20

Lidé mají tendenci očekávat, že svět bude vyvážený.

Ve skutečnosti však rovnováha není přirozeným stavem světa – tím je nerovnováha.

Vezměme si například lingvistiku – Sir Isaac Pitman zjistil, že přibližně 700 běžných slov tvoří dvě třetiny každodenní konverzace. Pokud zahrneme i jejich odvozeniny, toto číslo se zvýší na 80 procent – méně než jedno procento slov v anglickém jazyce tvoří více než 80 procent toho, co říkáme.

Kde se však tato nerovnováha bere?

Ze zpětných vazeb, které násobí a posilují i malé rozdíly.

Například pokud v jednom rybníce žije několik přibližně stejně velkých zlatých rybek, přesto z nich vyrostou ryby velmi rozdílné velikosti.

Proč?

Protože některé z rybek jsou jen o málo větší než ostatní, takže mají drobnou výhodu. To znamená, že se jim podaří ulovit více potravy, a tak rostou rychleji než menší rybky. Tím se jejich výhoda zvětšuje, což jim umožňuje ulovit ještě více potravy. Tak se cyklus s každou další smyčkou zesiluje a nakonec vzniknou značné rozdíly ve velikosti.

Ale i když je taková nerovnováha přirozená, mnoho lidí ji považuje za nespravedlivou. Jedním z příkladů je nerovnoměrné rozdělení příjmů a bohatství – když 20 % populace vlastní 80 % veškerého bohatství, nazýváme to sociální nespravedlností.

Tato vnímaná nespravedlnost vyplývá z toho, že lidé předpokládají, že práce a odměna by měly mít stejný význam v poměru 1:1. V tomto poměru by se měla odměna rovnat odměně.

Jak však pravidlo 80/20 jasně ukazuje, ne každá práce přináší stejnou odměnu.

Kreativní využití pravidla 80/20 vám může pomoci zvýšit efektivitu

Teď si asi říkáte, že to je všechno hezké, ale jak se pravidlo 80/20 může týkat vás a vašeho každodenního života?

Podívejme se nejprve na váš profesní život, protože způsob, jakým v současnosti pracujete, má pravděpodobně k efektivitě daleko. Pokud dosáhnete 80 % výsledků s pouhými 20 % vynaloženého úsilí, znamená to, že 80 % vaší práce je krajně neefektivní.

Kdybyste mohli tento zbytečně strávený čas vyškrtnout a nahradit ho věcmi, které děláte během oněch efektivních 20 procent, znásobili byste své pracovní výsledky.

Představte si například, že byste dokázali reprodukovat efektivitu, kterou máte na poslední chvíli, když se blíží termín dokončení projektu, a udržet ji po celou dobu trvání projektu.

Kreativní využití pravidla 80/20 vám ve skutečnosti může pomoci zvýšit efektivitu, protože přesměrujete své úsilí od úkolů, které mají na vaše výsledky jen malý vliv.

Můžete začít tím, že prozkoumáte a zanalyzujete své pracovní postupy a zjistíte, které jejich části jsou neefektivní. Možná zjistíte, že například v prvních fázích projektu ztrácíte čas přílišným přemýšlením a promýšlením každé možné chyby, kterou byste mohli udělat. Uvědomte si to a můžete se vědomě snažit přestat se zabývat možnými chybami.

Ať už jsou důvody jakékoli, jejich identifikací a změnou uspořádání postupu tak, abyste se jim vyhnuli, můžete výrazně zvýšit svou efektivitu.

Pravidlo 80/20 vede k optimalizaci a větším ziskům v podnikání

Nyní již víte, jak pravidlo 80/20 aplikovat na vlastní produktivitu, ale pravděpodobně vás zajímá, jak jej můžete uplatnit v podnikání.

Ve skutečnosti existuje více způsobů, jak toho můžete dosáhnout, ale asi nejdůležitější je optimalizace sortimentu vašeho podniku.

K tomu musíte nejprve analyzovat, které z vašich skupin výrobků generují největší zisky. Jednoduše seřaďte všechny své výrobky podle výše zisku a tržeb a pravděpodobně zjistíte, že zatímco nejlepší výrobky tvoří pouze 20 % tržeb, generují 80 % zisku.

Autor například provedl studii ve společnosti vyrábějící elektroniku a zjistil, že tři nejlepší výrobky se na celkových tržbách podílejí 19,9 procenty, ale přinášejí neuvěřitelných 52,6 procenta celkového zisku.

Jakmile ve své společnosti identifikujete rozdělení 80/20, druhým krokem je využití a posílení potenciálu těchto ziskových 20 procent. Stanovte si priority těchto produktů a zaměřte své zdroje na jejich větší prodej.

Ve společnosti vyrábějící elektroniku autor nabádal vedení, aby zvýšilo prodej svých nejlepších produktů tím, že řekl prodejcům, že jejich jediným cílem je zdvojnásobit prodej těchto tří produktů a ignorovat vše ostatní.

Zjednodušení vašeho podniku snižuje náklady

Jak každý ví, velké společnosti jsou často velmi složité. To znamená, že manažeři musí být zběhlí v řízení složitosti, a často si dokonce užívají výzvy a intelektuální stimulaci, kterou jim poskytuje.

Je však přijetí nebo dokonce přizvání složitosti skutečně tou nejlepší cestou, jak se stát úspěšnou firmou?

Většina lidí se domnívá, že velikost a široké portfolio výrobků jsou pro společnost výhodné, protože čím více výrobků společnost prodává, tím větší zisk má generovat.

Ve skutečnosti má však vnitřní složitost obrovské skryté náklady. Široký sortiment výrobků vyžaduje mimo jiné složitější logistiku, více školení pro prodejce a mnohem více administrativní práce než úzký sortiment. Tyto faktory zvyšují celkové náklady společnosti, možná dokonce více peněz, než kolik jí přinesou dodatečné produkty.

Na druhou stranu zjednodušení podnikání náklady snižuje. Pokud zúžíte nabídku a zaměříte se na určitý sortiment, budou se všichni ve firmě moci plně věnovat několika málo prodávaným výrobkům. To jim umožní pochopit těch několik důležitých výrobků hlouběji, než kdyby jich museli zvládnout desítky. To zase zjednodušuje administrativní práci a přináší také úspory z rozsahu (výhody získané z toho, že děláte více stejných věcí) v oblastech, jako je výroba a logistika.

Síla těchto výhod je zřejmá. Například studie 39 středně velkých firem zjistila, že ty nejméně složité jsou nejúspěšnější. Prodávaly užší sortiment výrobků menšímu počtu zákazníků a měly také méně dodavatelů, což vedlo k vyšším ziskům.

Je zřejmé, že zjednodušením svého podnikání můžete snížit náklady, a tím zvýšit svou ziskovost.

Pravidlo 80/20 lze v podnikání využít téměř ve všech oblastech

Nyní již víte, jak můžete pravidlo 80/20 uplatnit při zužování sortimentu a zvyšování ziskovosti. Ale co všechny ostatní oblasti podnikání?

Pravidlo 80/20 je naštěstí tak univerzální, že jej můžete použít prakticky v jakékoli oblasti nebo funkci podnikání a zvýšit tak pravděpodobnost úspěchu.

Například vyjednávání je důležitou součástí každého podnikání, ať už jde o jednání se zákazníky, dodavateli nebo partnery.

Při vyjednávání jsou body, o kterých se bude jednat, často předem dobře připravené, ale bývá jich příliš mnoho. Analýza 80/20 by pravděpodobně odhalila, že jen několik bodů je pro vaši společnost skutečně důležitých, takže byste se měli zaměřit spíše na jejich získání než na snahu vyargumentovat, aby všechny body vyzněly ve váš prospěch.

Dalším příkladem využití pravidla 80/20 je zacílení vašeho marketingového úsilí. Pokud nějakých 20 % vašich zákazníků generuje 80 % vašeho obchodu, měli byste se soustředit na jejich identifikaci a přesvědčit tyto zákazníky, aby pokračovali v nákupu.

Po identifikaci zákazníků si zajistěte jejich věrnost poskytováním nehorázně skvělého zákaznického servisu. Při vývoji nových produktů nebo služeb se pak zaměřte výhradně na těchto 20 procent. To vám umožní zvýšit podíl na trhu a zároveň prodávat stejným zákazníkům.

Vezměte si například Nicholase Barsana, jednoho z nejlepších realitních makléřů ve Spojených státech, který ročně vydělá na osobních provizích přes 1 milion dolarů. Více než třetina této částky pochází od opakovaných zákazníků, kteří své domy dále prodávají, takže je zřejmé, že jeho zaměření na to, aby jeho nejlepší klienti byli spokojeni, je ziskovou strategií.

Nyní by již mělo být jasné, že pravidlo 80/20 má téměř univerzální uplatnění v jakémkoli podnikání.

Změňte své lineární myšlení na myšlení 80/20 ve svém každodenním životě

Jak jste viděli v příkladech z podnikání, pravidlo 80/20 se obvykle uplatňuje tak, že se analyzuje, kterých 20 procent vstupů vytváří 80 procent výstupů. Ve vašem každodenním životě je však obtížné takovou analýzu provést.

To znamená, že potřebujete něco jiného – myšlení 80/20.

Konvenční myšlení je lineární a předpokládá, že všechny příčiny a vstupy jsou stejně důležité. Jako děti se například učíme, že všichni naši přátelé jsou pro nás stejně cenní.

V tomto případě by myšlení 80/20 uznalo skutečnost, že ve skutečnosti ne každý vztah je stejně cenný. Někteří naši přátelé jsou důležitější než jiní a vztahy, které s nimi máme, jsou významnější.

Dalo by se říci, že 20 procent vašich přátelství vytváří 80 procent "hodnoty", což znamená například pocity radosti a kamarádství, které z těchto vztahů máte.

Klíčový rozdíl mezi analýzou 80/20 a myšlením 80/20 spočívá v tom, že při analýze byste museli shromáždit data a analyzovat je, abyste zjistili, kdo je těch nejdůležitějších 20 procent, zatímco při myšlení 80/20 je pouze odhadujete.

Zde je jasné, že hodnotu vašich vztahů nelze skutečně měřit v absolutních číslech, ale vždy se můžete ptát sami sebe: "Kdo z lidí v mém životě je pro mě nejdůležitější? Kolik kvalitního času s nimi týdně trávím?"

Taková otázka vám pomůže pochopit, které vztahy jsou pro vás nejdůležitější.

Myšlení 80/20 by vám pak doporučilo, abyste se zaměřili na kvalitu, nikoliv na kvantitu, a soustředili se na prohloubení těchto nejcennějších, významných 20 % vztahů.

Tento druh myšlení 80/20 lze aplikovat na mnoho oblastí života, aniž byste potřebovali solidní data.

Místo time managementu věnujte svůj čas úkolům dle pravidla 80/20

Pojem time management, často propagovaný v svépomocných knihách, vám pravděpodobně není cizí. Základní myšlenkou je pomoci vám dosáhnout více v čase, který máte k dispozici, a tato technika prokazatelně funguje – zvyšuje produktivitu přibližně o 15 až 25 procent.

Existuje však ještě lepší způsob, jak dosáhnout efektivity.

Při time managementu je cílem zvýšit efektivitu tím, že se do daného časového úseku vejde více úkolů. Je zaměřen na vedoucí pracovníky, kteří již mají nabitý program, a prvním krokem je roztřídění každodenních činností podle priorit.

Právě zde začínají problémy – většina lidí neví, které z jejich úkolů jsou nejdůležitější, a nakonec definují přibližně 60 až 70 % svého seznamu úkolů jako "vysoce prioritní".

Výsledek? Nakonec mají přeplněné rozvrhy a delší pracovní dobu. Je zřejmé, že vnucování ještě více úkolů do již tak plného rozvrhu není dobrým řešením, protože se můžete snadno přepracovat a v nejhorším případě utrpět vyhoření.

Alternativou je time management 80/20 neboli "časová revoluce", která vám pomůže nejprve identifikovat 20 % úkolů, které přinášejí 80 % úspěchů, a poté se na ně zaměřit.

Autor například při své práci v poradenské firmě zjistil, že jeho firma je úspěšnější než ostatní, ale bez jakéhokoli mimořádného úsilí.

Obvykle se konzultanti snaží pro své klienty řešit celou řadu problémů, což vede pouze k povrchní práci, přičemž za realizaci všech doporučení je zodpovědný klient.

Naproti tomu autorovi kolegové se zaměřili na 20 % nejdůležitějších problémů klientů a ušetřený čas využili k podpoře klientů při realizaci doporučení. Tento přístup jim pomohl předstihnout ostatní poradenské firmy a zvýšit zisky svých klientů.

Tento druh "časové revoluce" vám pomůže uvolnit čas, aniž by se zhoršil dopad vaší práce.

Aplikujte pravidlo 80/20 pro dosažení štěstí

Většina lidí definuje kvalitu svého života podle svého celkového štěstí. Je však zajímavé, že jen málo z nás se skutečně snaží změnit svůj život tak, abychom byli šťastnější.

Ve skutečnosti většina lidí tráví spoustu času děláním věcí, které je činí nešťastnými. Mnoho lidí má například práci, která je činí nešťastnými. Většina kancelářských pracovníků tráví dny sezením v kanceláři, bezmyšlenkovitým plněním úkolů a čekáním na konec dne nebo týdne.

Jak to tedy můžete napravit?

Jednoduše řečeno, měli byste se pokusit zjistit rozložení štěstí a neštěstí ve svém životě a vysledovat jejich příčiny a teprve poté podniknout kroky ke změně.

Zeptejte se sami sebe, kterých 20 procent vašeho života vám zajišťuje 80 procent štěstí a naopak? Jakmile definujete 80 procent svého života, které vytvářejí jen velmi málo štěstí, je čas přijmout opatření – jednoduše snižte čas, který věnujete těmto věcem.

Pokud vás například vaše práce činí nešťastnými, můžete se pokusit vymyslet způsob, jak to změnit. Mohli byste se poohlédnout po jiném zaměstnání, zkusit změnit definici toho stávajícího, zkrátit pracovní dobu a podobně. Ať už ale uděláte cokoli, neměli byste se smířit s tím, že budete po zbytek života pracovat v zaměstnání, které vás činí nešťastnými.

Jakmile se vám podaří omezit věci, které vás činí nešťastnými, zjistíte, že máte více času a energie na věci, které vás činí šťastnými. Pokud jste se například rozhodli trávit méně času v práci, budete mít více času na rodinu a přátele.

Stačí se zamyslet nad tím, kterých 20 % činností ve vašem životě vytváří 80 % vašeho štěstí, a snažit se najít způsob, jak jim věnovat více času. Pokud tak učiníte, budete mít šťastnější život.