Efektivní vedoucí

Peter F. Drucker byl významný americký managementový teoretik a autor mnoha knih. Narodil se v roce 1909 ve Vídni a v roce 1937 emigroval do Spojených států. Získal doktorát z mezinárodního práva a ekonomie na univerzitě ve Frankfurtu.

V roce 1943 začal učit na Graduate School of Business Administration na univerzitě v New Yorku. V roce 1950 se stal profesorem managementu na Claremont Graduate University v Kalifornii.

Mezi jeho nejznámější knihy patří Efektivní vedoucí, Inovace a podnikavost, Řízení neziskových organizací a Fungující společnost. Drucker zemřel v roce 2005 ve věku 95 let.

Být efektivním vedoucím

Vzhledem k tomu, že mnozí z nás dnes pracují v nejrůznějších korporacích, je klíčovou dovedností naučit se, jak se ve firmě orientovat a dosáhnout úspěchu. Nejlepší cestou je stát se efektivním vedoucím pracovníkem.

Tento text vám vysvětlí, jak jako efektivní vedoucí pracovník přijímáte rozhodnutí a stojíte si za nimi; vhodně delegujete, ale zároveň znáte své vlastní silné stránky a víte, kdy je využít; a co je nejdůležitější, chápete, že čas je vaším nejcennějším zdrojem, a využíváte jej vhodným způsobem. 

Efektivní vedoucí pracovníci také podporují svůj tým tím, že umožňují efektivní komunikaci a podporují rozvoj dovedností zaměstnanců - což vede k úspěchu všech.

Zlepšování se je cestou k úspěchu

Vzpomeňte si na vedoucího pracovníka, kterého obdivujete. Zdá se vám tento člověk tak schopný, jako by se pro tuto práci narodil?

Ve skutečnosti se efektivní vedoucí pracovníci nerodí, ale jsou stvořeni. To znamená, že se jím můžete stát i vy.

Začněte tím, že se naladíte na sebe. Řízení není o přetváření druhých lidí, ale o vedení příkladem.

Efektivní vedoucí pracovník ví, co je třeba udělat, jak uvést nápady do praxe a jak podpořit smysl pro odpovědnost a zodpovědnost v celé organizaci.

Dobrým příkladem efektivního vedoucího je americký prezident Harry Truman. Když Truman v roce 1945 nastoupil do úřadu, chtěl se sice soustředit na domácí problémy, ale uvědomoval si, že je třeba věnovat pozornost i problémům v zahraničí. Zaměřil se tedy na zahraniční politiku a nakonec se prosadil jako jeden z nejefektivnějších zahraničněpolitických prezidentů v americké historii.

Takových hvězdných výsledků je možné dosáhnout pouze tehdy, pokud se rozvíjíte a snažíte se zlepšovat.

Za tímto účelem pečlivě přezkoumejte své vlastní výsledky. Pokud to děláte systematicky, může to být mocný nástroj seberozvoje. Porovnáním konečných výsledků s původními očekáváními budete moci lépe pochopit své silné stránky a určit oblasti, které je třeba zlepšit.

Hodnocení výkonu může také odhalit, zda se nedržíte nějakých mylných představ. Můžete být například obětí předpojatosti při rozhodování: rozhodujete se na základě nejhlasitějších nebo nejvýraznějších návrhů. 

Dalším důvodem, proč je hodnocení výkonnosti užitečné, je to, že vám pomůže odhalit vaše skutečné slabiny - věci, které opravdu nemůžete zlepšit. Díky tomu budete lépe vědět, kdy delegovat rozhodnutí na jiné, abyste zlepšili celkový výsledek.

Co tedy můžete konkrétně změnit ve svém každodenním životě, abyste vy i vaše organizace byli efektivnější?

Důležitost komunikace

Společnost se skládá z organizací. Jako pracovníci, ať už na úrovni vedoucích pracovníků, nebo začínajících, se musíme naučit, jak se v nich účinně a efektivně orientovat.

V současné době je stále více lidí tzv. znalostními pracovníky. Znalostní pracovník je specialista v určitém oboru, který pracuje především „myslí", například analytik trhu nebo odborník na lidské zdroje. Naproti tomu manuální pracovníci vyrábějí konkrétní zboží „rukama".

Vzhledem k tomu, že znalostní pracovníci neustále činí specializovaná rozhodnutí, která mohou ovlivnit celou organizaci, plní v konečném důsledku roli výkonných pracovníků - protože právě rozhodování je náplní výkonného pracovníka.

Jak tedy můžeme měřit výkonnost znalostních a výkonných pracovníků? Je to obtížné.

Manuální pracovníci vytvářejí položky, které lze kvantifikovat a měřit na základě jasného cíle. Ale práci výkonného pracovníka nelze přesně měřit stejným způsobem.

A přestože vedoucí pracovníci často pracují déle než manuální pracovníci, pouhé spočítání počtu hodin, které někdo stráví v kanceláři, vám neřekne, zda pracoval efektivně.

Vedoucí pracovníky a znalostní pracovníky lze nakonec hodnotit pouze podle jejich výsledků.

Přesto je to složitější. Většina lidí nepracuje sama a neprodukuje výsledky sama. Práce v organizaci je ve skutečnosti především o fungování v týmu.

Většina společností sdružuje znalostní pracovníky s různými silnými stránkami, specializacemi a dovednostmi. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci pracují společně, je komunikace klíčová. Efektivní vedoucí pracovníci vědí, jak komunikaci řídit, aby bylo dosaženo optimálních výsledků.

Takže zatímco například v nemocnicích pracuje celá řada specialistů - zdravotní sestry, farmakologové, chirurgové a podobně - a každá skupina má svůj vlastní žargon a postupy, pro společnou práci musí být komunikační linky co nejjasnější a nejotevřenější.

Efektivní rozhodování

Vedoucí pracovníci přijímají rozhodnutí. A rozhodování začíná rozhodnutím nejzásadnějším:

Stojí toto rozhodnutí skutečně za to?

Na tuto otázku lze odpovědět položením dalších dvou otázek: Co by se v této situaci stalo, kdybyste neudělali nic? Převážil by pravděpodobný výsledek vašeho rozhodnutí výrazně nad jeho riziky a náklady?

Nepřistupujte k rozhodnutí, pokud odpověď na druhou otázku není „ano".

Dále efektivní „rozhodovači" věnují pozornost také mezním podmínkám neboli podmínkám, které tvoří základ rozhodnutí.

Například když Franklin D. Roosevelt v roce 1933 vedl kampaň na prezidenta USA, slíbil, že napraví ekonomiku po Velké hospodářské krizi pomocí stávajícího vyrovnaného rozpočtu. Vyrovnaný rozpočet byl jeho mezní podmínkou.

Mezi koncem své prezidentské kampaně a nástupem do úřadu však Roosevelt sledoval, jak se ekonomika zhoršuje a vyrovnaný rozpočet mizí. Protože však Roosevelt uměl skvěle činit rozhodnutí, uvědomil si, že když jeho mezní podmínka již není k dispozici, je jeho plán na oživení neuskutečnitelný. Efektivnějším postupem tak byla ekonomická reforma.

Rozhodování je obtížné. Provedení takových rozhodnutí však může být ještě náročnější, protože vyžaduje velkou odvahu. Přesto, pokud chcete být efektivním vůdcem, musíte svá rozhodnutí dotáhnout do konce.

Neefektivní rozhodování je bohužel až příliš časté. Mnoho politických prohlášení například neobsahuje závazky k činnosti. A nakonec politika nevstoupí v platnost, pokud někdo nová nařízení neprosadí.

Jako vedoucí pracovník to nemůžete dopustit. Je na vás, abyste definovali, kdo konkrétně je za jednotlivé kroky zodpovědný. A je také vaším úkolem převzít odpovědnost za samotné rozhodnutí. Samozřejmě vás ostatní mohou kritizovat, pokud se vámi přijaté rozhodnutí nepovede, ale je vaší prací toto riziko podstoupit.

Naslouchání alternativním názorům

Vedoucí pracovník je vždy hodnocen podle svých výsledků - to je velký tlak, se kterým se musí vypořádat!

Přesto, jako vedoucí pracovník, nemůžete předvídat výsledek žádného rozhodnutí. Ve skutečnosti můžete pouze sledovat cestu, která je podle vás nejvhodnější pro daný problém, jenž se snažíte vyřešit.

Ale jak vlastně zjistíte, zda jste se rozhodli správně? Neexistují žádné dokonalé odpovědi. Přesto pomáhá, když při rozhodování zohledníte názory jiných lidí a porovnáte je se svými vlastními.

Vyslechnutí alternativních názorů vám umožní být při rozhodování otevřenější - proto je důležité spolupracovat s mnoha různými typy lidí. Zároveň jim musíte pomáhat, stejně jako oni pomáhají vám, tím, že budete podporovat jejich profesní rozvoj. 

K tomuto bodu se váže rozšířená mylná představa, že nejefektivnější organizace jsou ty, které mají „nejlepší" lidi. Ve skutečnosti jsou organizace úspěšné tehdy, když motivují své zaměstnance a podporují jejich seberozvoj.

Stejně tak je však klíčovým aspektem efektivního vedení i rozvoj sebe sama. A pokud jde o rozhodování, nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je neustále vyhodnocovat vlastní dosavadní výkony porovnáváním výsledků s očekáváními.

Takový systém zpětné vazby je velmi důležitý. Vzpomeňte si na politický systém, který často postrádá častý a metodický proces hodnocení, a proto je také velmi často neefektivní.

Naproti tomu rozhodnutí v korporacích a v armádě jsou neustále přezkoumávána, což může vést k efektivnějším organizačním strukturám a potenciálně lepším výsledkům.

Když bývalý americký prezident Dwight D. Eisenhower sloužil jako generál americké armády, učinil spoustu rozhodnutí a uvedl je do praxe. Ale když byl prezidentem velká část jeho slov a myšlenek jen zřídka vedla k přímým činům.

Nejcennější komoditou je čas

Každý vedoucí pracovník se musí vypořádat s omezeními; některé věci však můžete upravit, například najmout více zaměstnanců nebo zvýšit zisky, abyste zlepšili svůj rozpočet.

Jediná věc, která je skutečně omezená? Čas.

Čas je vaším nejcennějším zdrojem, a proto je nezbytné zjistit, jak ho efektivně využít. Za tímto účelem si veďte časový deník, abyste zjistili, jak váš čas směrujete.

Aby autor ilustroval, jak málo toho víme o tom, jak svůj čas využíváme, pověřil skupinu vedoucích pracovníků, aby odhadli, jak využívají svůj čas během pracovního dne. Po několika týdnech vedení časového deníku byla skupina překvapena výsledky, které se výrazně lišily od jejich původních odhadů.

Než se rozhodneme, potřebujeme čas, abychom pochopili, co je v sázce. Pokud jednáte příliš brzy, můžete ve skutečnosti čas ztratit, protože pokud se rozhodnete špatně, budete se později muset vrátit a zkusit jiný postup.

Protože je čas tak cenný, důrazně se snažte omezit věci, které čas zabíjejí, jako jsou zbytečné schůzky nebo společenské povinnosti. To, že vás jiný vedoucí pracovník pozval na večeři, ještě neznamená, že tam musíte jít.

Například jedna výkonná ředitelka chodila na večeři každý večer po dobu dvou let. Měla pocit, že to je plýtvání časem, ale neviděla jinou možnost.

Nakonec si však uvědomila, že její přítomnost na večeřích nebo akcích s klienty vlastně není povinná. Byli tu jiní zaměstnanci, kteří se místo ní mohli a chtěli účastnit.

Stejně jako společenské události mohou i schůzky odčerpávat čas, zejména u znalostních pracovníků. Většina schůzek však nevyžaduje přítomnost všech. Dbejte na to, abyste na schůzku zvali pouze ty členy týmu, kteří jsou úzce spjati s daným tématem a kteří mají dostatek času se jí zúčastnit.

Dbejte také na to, abyste netlačili na rozhodnutí. Když řešíte něco důležitého, může někdy trvat dlouho, než dojdete ke správnému rozhodnutí. Krátká porada je dobrá porada, pokud je soustředěná a produktivní - nikoliv uspěchaná.

Zaměření se na silné stránky zaměstnanců

Žádná organizace není postavena nebo závislá pouze na jednom člověku. Jako vedoucí pracovník se vždy budete muset spoléhat na přínos ostatních zaměstnanců.

Delegování je užitečná dovednost, ale ujistěte se, že delegujete způsobem, který podporuje pracovní prostředí založené na hlubší spolupráci. Jde o to, abyste využili silných stránek člověka, ne aby za vás dělal vaši práci.

Delegujte pouze tehdy, když je někdo v daném úkolu lepší než vy, a ujistěte se, že má na řešení projektu dostatek času a zdrojů.

Být vedoucím pracovníkem není jen o delegování, ale také o tom, že máte svou práci. Zaměřte se na to, čím můžete organizaci jedinečně přispět. Držte se svých úkolů a využívejte své schopnosti, abyste obhájili svou pozici a svou práci.

Najít pro sebe optimální roli v organizaci znamená také řídit svého šéfa. Spolupracujte a aktivně přijímejte opatření ke zlepšení vašich pracovních vztahů se zaměřením na produktivitu a efektivitu.

Pokud budete odvádět co nejlepší práci - natolik, že váš šéf nebude ztrácet čas vaším řízením - výrazně to zlepší vaši pozici a možnosti v rámci organizace.

Podniknutím těchto kroků a zaměřením se na silné stránky lidí budete schopni vybudovat efektivní a spolupracující pracovní prostředí.

Komunikace, zdokonalování sebe sama a podpora ostatních lidí je mocná, protože posiluje silné stránky každého z nás a případné slabé stránky se stávají nepodstatnými.

Využití silných stránek lidí bylo tajemstvím úspěchu Andrewa Carnegieho, který si před svou smrtí přál, aby tato věta byla vyryta na jeho náhrobku: „Zde leží muž, který uměl přivést do svých řad lidi lepší, než byl on sám."

Správný výběr vhodného kandidáta na danou pozici

Popisy pracovních pozic často obsahují absurdní seznam požadovaných kvalifikací, a to do té míry, že je téměř nemožné si představit, že by se na takovou pozici mohl hodit jediný člověk.

Jako efektivní vedoucí pracovník musíte vytvořit lepší popisy pracovních míst, které vám pomohou najít pro vaši organizaci skvělého kandidáta.

Namísto snahy o přiřazení jediné osoby k příliš specifickému seznamu požadavků na pracovní místo byste měli jednoduše hledat „správnou" osobu s flexibilním souborem dovedností, která by danou volnou pozici obsadila.

Řekněme, že hledáte nového prodejce. Najdete kandidáta, který částečně vyhovuje, ale zároveň má více dovedností v oblasti kódování než zkušeností s prodejem. Někteří vedoucí pracovníci by pozici přehodnotili, aby využili kandidátovy dovednosti v oblasti kódování, které jsou vzácné, ale efektivní vedoucí pracovník by pokračoval v hledání.

Proč? Nechcete přece pozici dodatečně upravovat; vytvořte proto jasně koncipované a napsané popisy pracovních pozic a držte se jich. Vytvoření náročné pozice, která čerpá ze silných stránek člověka, může přinést úžasné výsledky a získat kandidáty, které potřebujete.

Než tedy začnete s pohovory, ujistěte se, že rozumíte tomu, koho potřebujete k obsazení pozice!

V konečném důsledku je nejdůležitější, zda kandidát dokáže splnit požadavky dané pracovní pozice, nikoli to, zda dosáhl prestižního titulu nebo má zajímavou minulost.

A jakmile pracovní místo obsadíte, ujistěte se, že podporujete silné stránky tohoto nového zaměstnance, hledejte způsoby, jak kontrolovat jeho slabé stránky, a pomáhejte mu rozvíjet se a růst.

Jak to uděláte?

Tím, že se zaměříte spíše na příležitosti než na problémy. Problémy je samozřejmě třeba řešit, ale řešení problémů nepřináší skvělé výsledky, pouze zabraňuje škodám.

Chcete-li dosáhnout skvělých výsledků, musíte využít příležitostí.