Umění setkávání

Zamysleli jste se někdy nad tím, co dělá setkání dobrým? Velkou část života trávíme na nejrůznějších setkáních – od pondělních týmových porad přes páteční koktejly až po knižní kluby a firemní schůzky. Jen málokdo z nás si ale opravdu udělá čas na to, aby promyslel, jaké „ingredience“ přispívají k tomu, aby bylo setkání úspěšné, smysluplné nebo vzrušující.

Když už něco plánujeme, většinou se soustředíme na praktické záležitosti. Hledáme na Pinterestu inspiraci na výzdobu nebo trávíme čas řešením logistiky firemní akce. Jen zřídka se zastavíme a přemýšlíme o hlubším smyslu našeho setkání, o tom, jak se lidé navzájem propojí a jak setkání navrhnout tak, aby podporovalo lepší lidské vztahy.

Myšlenky v této knize jsou dokonalým protipólem nevýrazných a nudných shromáždění. Pokud jste někdy měli pocit, že vaše večeře během dezertu ztratila energii, nebo že firemní strategické porady by mohly být soustředěnější, zde se dozvíte, jak věci oživit.

V tomto shrnutí zjistíte mimo jiné:

• proč může být vyřazení některých lidí ze seznamu hostů klíčem k úspěšnému setkání,
• proč může být to, že nenecháte hosty nalévat si nápoje sami, klíčem k zábavné párty,
• a jak můžete setkání zakončit skutečně „kouzelně“.

Žijeme v neustálém proudu setkávání – nejdříve v rodině, s přáteli, v herních skupinách a ve škole. Později, v dospělosti, přicházejí svatby, obchodní schůzky, třídní srazy a společné večeře. A když naše životy končí, znovu se scházejí rodiny a blízcí – tentokrát na pohřbech.

Setkávání tvoří obrovskou část našeho života a jsou základní součástí lidské zkušenosti. Čas, který na nich trávíme, je ale často nezajímavý a neinspirativní. V práci si stěžujeme na konference a porady. Odborník na mezinárodní rozvoj Duncan Green to vystihl v článku pro Guardian z roku 2016: s několika výjimkami se jeho obvyklá nálada na konferencích pohybuje od nudy přes zoufalství až po vztek.

Průzkum z roku 2015, citovaný ve Zprávě o stavu podnikové práce, zjistil, že zaměstnanci považují zbytečné schůzky za největší překážku v plnění svých pracovních úkolů. Zklamáním jsou však čím dál častěji i neformální setkání. Jak tradiční náboženství ztrácí pro mladší generace přitažlivost, ubývá i setkání spojených s církevními komunitami. A ani v čase stráveném s přáteli se nezdá, že bychom byli zvlášť spokojení. Studie o stavu přátelství v Americe z roku 2013 zjistila, že 75 procent lidí je nespokojeno se svými platonickými vztahy.

Za takové situace by se dalo čekat, že si více lidí najde čas na přemýšlení o tom, jak to změnit. Místo toho ale stále dokola používáme stejný přístup. Je vzácné přijít na konferenci nebo večírek a zjistit, že organizátoři opravdu přemýšleli o tom, jak se hosté propojí a co si z akce smysluplného odnesou.

Možná je to tím, že když hledáme rady k pořádání akcí, soustředíme se obvykle na „mechaniku“. To, co je ve své podstatě lidskou výzvou – jak spojit lidi způsobem, který je smysluplný, zajímavý nebo podnětný – redukujeme na logistický problém. Víc než na lidi a jejich vzájemné propojení se zaměřujeme na PowerPointy, AV techniku, výzdobu stolů a výběr menu.

Dobrá zpráva je, že existují konkrétní kroky, jak zajistit, aby vaše setkání opravdu fungovala. A může je udělat kdokoli. Nemusíte být extrovert ani mít luxusní dům či reprezentativní prostory. Stačí číst dál.

Zastavili jste se někdy a zamysleli se nad tím, proč vlastně pořádáte setkání tak, jak je pořádáte – například čtvrtletní zasedání správní rady, přednášky nebo charitativní galavečery? Pokud ano, možná jste si všimli, že příliš mnoho našich setkání se řídí zautomatizovanými, ritualizovanými formáty, místo aby vycházela z jasného záměru.

I proto trávíme tolik času na pracovních schůzkách, které by často šlo nahradit rychlou výměnou e‑mailů. „Děláme to tak vždycky,“ a tak rituál pokračuje.

Totéž platí i v našem společenském životě, jak autorka poznala v době, kdy byla těhotná. Její přátelé jí chtěli uspořádat baby shower. Protože se s tímto typem oslavy pojí vlastní rituály, ani organizátorky, ani sama autorka se původně nezamýšlely nad tím, jaký má takové setkání vlastně smysl – dokud si o tom nepromluvila s manželem. Ukázalo se, že i on se chce zapojit, přestože tradice velí, že baby shower je čistě ženská záležitost.

V tu chvíli si autorka uvědomila, že s manželem procházejí společnou proměnou – přechodem od páru k rodině – a potřebují setkání, které by v této přechodové fázi podpořilo oba. Ritualizovaný formát čistě ženského setkání byl pro jejich představu rovnocenného rodičovství i pro jejich touhu tuto vizi sdílet naprosto nevhodný.

Když tedy plánujete setkání, zkuste méně přemýšlet o tom, co se „má“ dělat, a více o tom, proč to chcete dělat. Možná se blíží vaše narozeniny a jako obvykle uvažujete o oslavě. Opravdu se zamyslet nad tím, proč ji chcete pořádat, vám může pomoci vytvořit lepší a uspokojivější událost.

Možná se chcete obklopit lidmi, kteří vás skutečně dělají šťastnými. Pokud je to váš cíl, možná bude vhodnější intimní večeře s nejbližšími přáteli než velké grilování pro všechny – od tety Marie po Boba z účetního.

Nebo zjistíte, že vaším skutečným cílem je využít narozeniny jako příležitost vystoupit z každodenní rutiny. V takovém případě může být skákání bungee s kamarádem lepší volbou než klasická párty.

Jasně stanovený záměr vám pomůže dělat další rozhodnutí o tom, jak akci uspořádat. A jednou z prvních věcí, které je třeba promyslet, je, koho vlastně pozvat.