Účetnictví zjednodušeně

Naučte se základy účetnictví

Podívali jste se někdy na své účetní výkazy – například na výkaz peněžních toků – a pomysleli jste si, že se díváte na hieroglyfy? Nebo jste si říkali: „Kdyby tak existoval anglicko-účetní slovník, možná by více z nás mělo představu o tom, co se v našich finančních výkazech děje.“

Nejste sami. Tyto kapitoly se zabývají nejdůležitějšími základy účetnictví. Proč je musíte znát? Protože účetnictví je pravděpodobně nejdůležitějším zdrojem informací v podnikání. Zaznamenává, analyzuje, plánuje a nakonec řídí vaše obchodní transakce.

Koneckonců, pokud budete umět rozluštit základy účetnictví, budete znát skutečný příběh svého podnikání – jak je zdravé a kde byste mohli utratit nebo ušetřit více peněz, abyste mu pomohli růst.

Základní bilanční rovnice vyjadřuje finanční situaci společnosti pomocí aktiv, závazků a vlastního kapitálu

Účetnictví se může zdát komplikované a záhadné. Není to však žádné temné umění. Ve skutečnosti se rozvaha řídí jasným logickým řádem.

Začněme od základů: Bilanční rovnice hodnotí finanční situaci pomocí aktiv, závazků a vlastního kapitálu.

Zde si osvěžíme, co tyto pojmy znamenají:

• Aktiva: vše, co společnost vlastní, například nemovitosti, zásoby a hotovost.
• Závazky: Veškeré dluhy společnosti, například půjčky.
• Vlastní kapitál (nazývaný také akcionářský kapitál): Rozdíl mezi těmito dvěma položkami, tj. aktiva společnosti po splacení závazků.

Bilanční rovnice říká, že bez ohledu na to, co bude následovat, bude platit toto: Aktiva = závazky + vlastní kapitál. Rovnici můžete zapsat také takto: Aktiva - závazky = vlastní kapitál.

Tato rovnice platí pro jakýkoli druh společnosti, ať už je velká, nebo malá. Představte si, že provozujete stánek s limonádou. Vaše aktiva jsou: limonáda, stánek, kelímky a uniformy – v celkové hodnotě 100 USD. Od své sestry a matky jste si vzali půjčky v celkové hodnotě 60 USD – to jsou vaše závazky. Takto bychom vypočítali vlastní kapitál: Aktiva (100 USD) - závazky (60 USD) = vlastní kapitál (40 USD).

Stejnou rovnici můžete použít k hodnocení své finanční situace při koupi domu. Pokud byste chtěli koupit nemovitost za 300 000 USD, pravděpodobně byste nezaplatili celou částku předem. Mohli byste si vzít hypotéku na 230 000 USD. To znamená, že váš vlastní kapitál by se vypočítal jako: 300 000 USD aktiva - 230 000 USD závazky = 70 000 USD vlastní kapitál.

A o několik let později, až splatíte 30 000 USD z hypotéky, bude váš vlastní kapitál činit: 300 000 USD aktiva - 200 000 USD závazky = 100 000 USD vlastní kapitál.

V souvislosti s aktivy a závazky je třeba si uvědomit jednu věc: vaše aktiva mohou být závazky někoho jiného a naopak. Například ve výše uvedeném scénáři je hypotéka vaším závazkem. Ale je to aktivum banky.

Bilanční rovnice tvoří základ vaší rozvahy

Jak jsme se právě dozvěděli, bilanční rovnice je pro účetnictví nezbytná. Plní však i další důležitou úlohu. Tvoří základ vaší rozvahy.

Rozvaha je vaším důležitým finančním výkazem. Vychází z bilanční rovnice a pomocí aktiv, závazků a vlastního kapitálu zobrazuje finanční situaci vaší firmy v daném okamžiku.

Rozvahová aktiva zahrnují peníze a peněžní ekvivalenty, zásoby, pohledávky a pozemky, budovy a zařízení. Rozvaha našeho limonádového stánku by tedy ve sloupci aktiv obsahovala následující položky: Peníze na našich šekových/spořicích účtech; brzy splatné investice, jako je naše investice do citronové farmy; samotnou limonádu; platbu pana Johnsona za zajištění limonády na jeho oslavu minulý týden; stánek s limonádou a váš džbán a sítko.

Závazky zahrnují i směnky. Naše by byly následující: Částka, kterou dlužíme obchodníkovi s potravinami za nákup sta citronů, a také půjčka, kterou jsme si vzali od naší sestry.

A konečně vklady společníků a nerozdělený zisk by byly uvedeny jako vlastní kapitál. To je 15 dolarů, které jsme našetřili na otevření stánku, a také součet všech našich příjmů, které nebyly rozděleny ostatním jako dividendy.

Naše rozvaha by tedy vypadala takto:

Aktiva:

• Peníze a peněžní ekvivalenty (15 USD)
• Zásoby (30 USD)
• Pohledávky (5 USD)
• Pozemky, budovy a zařízení (50 USD)

Celkem = 100 USD

Závazky:

• Závazky (20 USD)
• Závazky ze směnek (40 USD)

Celkem = 60 USD

Vlastní kapitál:

• Vklady společníků (15 USD)
• Nerozdělený zisk (25 USD)

Celkem = 40 USD

Nezapomeňte, že podle bilanční rovnice se závazky plus vlastní kapitál musí vždy rovnat aktivům. Tedy: 60 dolarů závazků + 40 dolarů vlastního kapitálu = 100 dolarů aktiv. Jednoduché, že?

Výkaz zisku a ztrát sleduje finanční výkonnost společnosti za určité období

Zvládli jsme bilanční rovnici a rozvahu. Další na řadě je výkaz zisku a ztrát. Na rozdíl od rozvahy, která zobrazuje finanční účty v daném okamžiku, výkaz zisku a ztrát sleduje finanční výkonnost společnosti za určité časové období – například v průběhu roku.

Tento dokument je uspořádán jednoduchým způsobem: vezmete, co jste vydělali (výnosy), a odečtete, co jste utratili (náklady).

Vezměme to postupně: V horní části výkazu zisku a ztrát jsou uvedeny vaše výnosy, což v podstatě znamená vaše tržby. Veškeré náklady spojené s výrobou prodaného zboží by zde měly být zaznamenány jako náklady na prodané zboží (Cost of Goods Sold (CoGS)). Když od výnosů odečtete náklady na prodej zboží, získáte hrubý zisk.

Dobrá, podívejme se, jak to funguje v praxi: Řekněme, že začnete prodávat trička. Na začátku měsíce vyrobíte 100 triček po 12 dolarech, což stojí 1 200 dolarů. Na konci měsíce prodáte všechna trička po 25 dolarech. To je v součtu 2 500 dolarů – váše tržby. Jakmile se od vašich výnosů odečtou náklady na prodané zboží (1 200 USD), zbývajících 1 300 USD bude váš hrubý zisk.

Nyní si musíme udělat pořádek ve vašich nákladech. Mezi náklady patří nájemné, mzdy a platy, marketing a pojištění. Abyste mohli provozovat svou firmu na výrobu triček, pronajmete si malý prostor, kde budete trička vyrábět. Musíte také zaplatit několik zaměstnanců a možná si koupit nějakou reklamu na Facebooku, abyste o sobě dali vědět. A nezapomeňte na pojištění! Sečtěte tyto náklady a získáte celkové náklady – řekněme, že vyjdou na 1 000 USD.

V posledním kroku odečtěte náklady (1 000 USD) od hrubého zisku ve sloupci výnosů (1 300 USD). Tak získáte čistý zisk, který v našem případě činí 300 USD. Gratulujeme! Jste ziskoví. Pokud by čistý zisk vyšel jako záporné číslo, znamenalo by to, že vaše podnikání je ztrátové.

Výkaz peněžních toků zaznamenává příliv a odliv peněžních prostředků podniku

Tento termín jste již jistě někdy slyšeli: Výkaz peněžních toků. Ale co to vlastně je? No, je to jednoduchý účetní dokument, který zaznamenává příliv a odliv peněžních prostředků. Je důležité mít vedle výkazu zisků a ztrát tento typ výkazů, protože často dochází k časové prodlevě mezi okamžikem, kdy je zaúčtována výnosová nebo nákladová položka, a okamžikem, kdy peněžní prostředky reálně přijdou na účet firmy nebo z něj odcházejí.

Představte si, že vaše firma poskytne marketingovou službu v září, ale klient zaplatí až na začátku října. Tento prodej by se objevil ve vašem výkazu zisků a ztrát a i v rozvaze již v září, ale protože skutečná platba dorazí na váš bankovní účet až v říjnu, nezahrnuli byste ji do výkazu peněžních toků za září.

Všechny výkazy peněžních toků jsou rozděleny do tří částí: provozní činnost, investiční činnost a finanční činnost.

Peněžní toky z provozní činnosti zahrnují transakce, které by byly zahrnuty do části výkazu zisku a ztrát týkající se čistého zisku. Patří sem tržby zákazníkům, platby zaměstnancům a dodavatelům, platby daní atd.

Druhá kategorie, investiční činnost, zahrnuje pohyby peněžních prostředků související s investicemi a investičním majetkem (tj. majetkem, jehož životnost je delší než jeden rok). V této části výkazu peněžních toků se tedy zaznamenávají peněžní prostředky vynaložené na, nebo získané z nákupu, nebo prodeje finančních cenných papírů, jako jsou akcie a dluhopisy, a peněžní prostředky vynaložené na, nebo získané z nákupu, nebo prodeje nemovitostí, továren a zařízení.

A konečně peněžní toky z finanční činnosti se týkají peněz, které přicházejí od vlastníků a věřitelů společnosti, nebo jsou jim vypláceny. Patří sem dividendy vyplácené akcionářům a půjčky.

A poté, co byste zaznamenali všechny příslušné pohyby peněžních prostředků vztahující se k těmto třem kategoriím, byste je zkombinovali a vypočítali čistý přírůstek peněžních prostředků vaší firmy. A tak získáte výkaz peněžních toků.

Výkaz peněžních toků je klíčový, protože vám dá nejlepší představu o tom, kdy vám skutečně dojdou peníze na bankovním účtu, což by znamenalo bankrot.

Výpočet finančních ukazatelů pro analýzu finančního zdraví firmy

Jakmile vytvoříte všechny tyto různé účetní výkazy, musíte je analyzovat. Jedním ze způsobů, jak to udělat, je naučit se vypočítat poměrové ukazatele, které vypovídají o finančním zdraví firmy.

Jako první je třeba vzít v úvahu ukazatele likvidity, protože ty ukazují, jak snadno může firma plnit své krátkodobé finanční závazky. Platí pravidlo: čím vyšší je ukazatel, tím lépe.

Jedním z typů ukazatele likvidity je ukazatel běžné likvidity, který hodnotí schopnost společnosti hradit své krátkodobé závazky pomocí oběžných aktiv, tj. hradit je pomocí aktiv, která jsou v daném okamžiku k dispozici. Vzorec je: Běžná likvidita = oběžná aktiva ÷ krátkodobé závazky.

Řekněme, že vaše firma má 200 000 USD oběžných aktiv a 200 000 USD krátkodobých závazků. To znamená, že váš ukazatel běžné likvidity je 1. Můžete tedy platit své závazky; máte relativně stabilní firmu.

Pohotová likvidita počítá s nejhorším scénářem tak, že z aktiv vyloučí zůstatky zásob. Rovnice vypadá následovně: Pohotová likvidita = (oběžná aktiva - zásoby) ÷ krátkodobé závazky.

Například pokud má vaše společnost účet zásob ve výši 100 000 USD, odečtěte jej od oběžných aktiv: (200 000 USD aktiva - 100 000 USD zásoby) = 100 000 USD. Ukazatel pohotové likvidity by pak byl: 100,000 ÷ 200,000 = 0.5. Na základě tohoto čísla vidíme, že vaše firma by mohla mít problémy se splácením svých závazků, pokud by došlo ke zpomalení prodeje a vy byste nemohli prodat zásoby.

Kromě ukazatelů likvidity je důležité vzít v úvahu také ukazatele rentability, protože ty ukazují ziskovost firmy v poměru k její velikosti. Přestože čistý zisk vypovídá něco o zisku, je vidět, že by bylo nesmyslné srovnávat zisky společnosti Google se zisky malé restaurace.

A právě proto je užitečné vypočítat ukazatel rentability aktiv, který nám říká, jak „efektivně“ společnost využívá aktiva k dosažení zisku. Vzorec je jednoduchý: Rentabilita aktiv = čistý zisk ÷ celková aktiva.

Ukazatel rentability vlastního kapitálu je podobný, jen místo celkových aktiv hodnotí vlastní kapitál investorů a akcionářů. Rovnice je následující: Rentabilita vlastního kapitálu = čistý zisk ÷ vlastní kapitál.

Nyní můžete tyto ukazatele vypočítat a analyzovat tak finanční zdraví své společnosti.

Účetní zaznamenávají každou transakci pomocí speciálního systému podvojného účetnictví

Jste téměř připraveni na sestavení účetní závěrky. Nejprve si však projděme všeobecně uznávané účetní principy (GAAP), soubor osvědčených postupů, kterými se řídí mnoho zemí včetně Spojených států.

Nejdůležitější aspekt GAAP pravděpodobně souvisí s podvojným účetnictvím a jeho doprovodným systémem pohledávek a závazků.

Abychom pochopili, o co se jedná, projděme si jednoduché účetnictví. Jeho určitou verzi již pravděpodobně používáte při svých soukromých transakcích: například když si koupíte nový notebook, na vašem bankovním účtu nebo na výpisu z kreditní karty se zaznamená transakce ve výši - 1 000 USD, která odráží cenu počítače.

V systému podvojného účetnictví schváleného podle GAAP se však na příslušných účtech zaznamenává jak zvýšení, tak snížení, aby se základní bilanční rovnice vyrovnala.

Pokud byste například transakci s notebookem zaznamenávali pomocí podvojného účetnictví, zapsali byste ji jako - 1 000 USD v hotovosti a + 1 000 USD v aktivech.

Další zásadní rozdíl mezi soukromým sledováním financí a profesionálním účetnictvím spočívá v tom, že druhé jmenované používá termíny „debet“ a „kredit“ namísto „zvýšení“ a „snížení“.

Takto: zvýšení aktiv se zaznamená jako debet a snížení jako kredit. Podobně snížení pasiv se zaznamenává jako kredit, zatímco zvýšení jako debet.

Jedna zásadní věc, kterou je zde třeba vědět, je, že debetní účty jsou uvedeny jako první, a to vždy na levé straně. Kreditní účty se mezitím objevují na dalším řádku, odsazené doprava. Při použití tohoto formátování byste nákup notebooku zapsali takto:

(debet) Kancelářské vybavení 1 000 USD

(kredit) Materiálové náklady 1 000 USD

To znamená, že náš nákup notebooku zvýší hodnotu účtu kancelářského vybavení o 1 000 USD, ale odebere 1 000 USD z účtu materiálových nákladů (neboli peněžních prostředků).

Všechny tyto transakce je třeba zaznamenat do hlavní účetní knihy, která je nejdůležitějším účetním dokumentem společnosti. Z ní se sestavuje účetní závěrka.