Stručně

Zjistěte, proč býváte v konverzaci rozvláční

Proč je pro nás tak těžké mluvit stručně a k věci? Jen stěží otevřete e-mail nebo přijdete na schůzku, aniž byste se vyhnuli tomu, že vás čeká dlouhatánská, roztříštěná a zapomenutelná snůška informací.

Ve skutečnosti existuje mnoho důvodů, proč máme problém s tím, abychom byli v komunikaci struční. V tomto shrnutí je všechny probereme a poté vysvětlíme, jak můžete každému z nich čelit, abyste byli v kanceláři známí jako stručný a věcný člověk. Jakmile se tak stane, lidé budou vždy chtít vědět, co máte na srdci.

Rychle přejděte k jádru věci

Každý den jsme zahlceni informacemi a rozptylováni nespočtem lidí a věcí, které se ucházejí o naši pozornost. V tomto rychlém světě zaměřeném na informace se čas stal cennou komoditou: kdo nedokáže upoutat pozornost a rychle vyjádřit svůj názor, je snadno ignorován.

Proč je tak těžké získat pozornost lidí?

Protože jednoduše nemáme mentální kapacitu na to, abychom dokázali vstřebat všechny informace, se kterými se setkáváme. Jsme konfrontováni s takovým množstvím dat, že je nemožné se v nich všech vyznat.

Například podle společnosti pro vývoj softwaru Atlassian obdrží průměrný kancelářský pracovník 304 e-mailů týdně. A nejen to, podle výroční zprávy společnosti rizikového kapitálu Kleiner, Perkins, Caufield and Byers o internetových trendech lidé kontrolují své telefony stopadesátkrát denně. To znamená, že průměrný pracovník je každých osm minut vyrušen svým telefonem.

Kvůli těmto moderním rozptýlením máme problém vnímat zbytek informací, které jsou nám předkládány. Není divu, že výzkum ukázal, že průměrná doba udržení pozornosti se za posledních pět let snížila z dvanácti sekund na osm.

V důsledku toho všichni očekávají věci rychleji. Abyste v tomto informačním přetížení dokázali předat své myšlenky, musíte udržet pozornost publika, a to znamená rychle sdělit svůj názor.

Jak?

Tím, že budete mluvit prostřednictvím sloganů, které upoutají pozornost. Například místo pomalé výstavby argumentů oznamte v prezentaci své závěry hned.

Věcná krátká hesla jsou účinná, protože lidé z businessu mohou být netrpěliví, když řečníci nejsou přímočaří. Představte si například 300 vedoucích pracovníků na středeční benefiční akci neziskové organizace. Hlavní řečník překročí vymezenou dobu o 30 minut a než skončí, je místnost poloprázdná. Neschopnost rychlé komunikace vás tak může stát nejen lidi a peníze, ale také respekt a dobrou pověst.

Pokud však úspěšní lidé chtějí, aby vše bylo rychlé a stručné a netolerují dlouhé vysvětlování, proč je pro nás tak těžké přejít k věci?

Odstraňte to, co vám brání přejít rychleji k jádru věci

Je až příliš běžné, že někdo slíbí, že „to bude trvat jen minutu“, jenže pak mluví půl hodiny. Proč je pro nás tak těžké dodržet slovo?

Není to jen záliba ve vlastním hlase, která nám ztěžuje snahu být struční. Potíže pramení z podvědomých důvodů, jako je naše sebevědomí a úroveň pohodlí. Například pokud se někdo považuje za odborníka na dané téma, může se zaseknout na technikáliích a příliš podrobných vysvětleních. A k čemu je odbornost, když nedokážete nabídnout jasné a srozumitelné vysvětlení?

Podobná věc se děje, když se lidé cítí pohodlně – často toho ve známém kontextu nebo společnosti řekneme příliš mnoho. Všichni jsme například zažili, jak se krátký rozhovor s kolegou během přestávky na kávu změnil v maraton, když nám kolega podrobně popsal své víkendové plány. Takové situace vám ubírají čas na práci a nutí vás dvakrát si rozmyslet, zda projevíte zájem.

Pocit uvolněnosti nás tak nutí mluvit až příliš. Zmatek a komplikace způsobují totéž.

Někdy, pokud si lidé před mluvením neuspořádali myšlenky, skončí to tak, že přemýšlejí nahlas. V takové situaci, i když váš mozek pracuje na plné obrátky, budou lidé kolem vás přijímat jen nejasná, nerozluštitelná sdělení. K tomu běžně dochází během brainstormingu. Vaše skvělé nápady by neměly zůstat nerozvinuty jen pro to, že ostatní nedokážou pochopit, o co vám jde.

Ale co s myšlenkovými pochody a nápady, které jsou ze své podstaty těžko sledovatelné či komplikované?

Někteří lidé se například domnívají, že existují tak složité koncepty, že je nelze zjednodušit. Řekněme, že zákazník chce vědět, proč nelze jeho zásilku urychlit. Vysvětlíte mu všechny logistické detaily harmonogramu přepravy, a když skončíte, zákazník s vámi nechce mít nic společného. Přílišným vysvětlováním riskujete, že ztratíte nejen trpělivost zákazníka, ale i jeho důvěru.

Proto je klíčová stručnost. Naučte se tedy být struční pomocí následujících čtyř technik.

Utřiďte své myšlenky pomocí myšlenkových map

Všichni víme, jak těžké je být na straně příjemce informací s těmi, kteří příliš vysvětlují, nedostatečně se připravují a zbytečně komplikují informace. Chcete se ujistit, že už nikdy jinou osobu do této nepříjemné situace nedostanete? Přijďte připraveni s osnovou a budete překvapeni, jak jasné, organizované a podrobné mohou vaše prezentace být.

Vytvoření osnovy prezentace je snadné pomocí myšlenkových map BRIEF – vizuálních osnov, které vztahují informace k centrálnímu tématu.

BRIEF je zkratka pro Background (pozadí), Reasons (důvody) nebo Relevance (relevance), Information for inclusion (informace k zařazení), Ending (zakončení) a expected Follow-up questions (očekávané doplňující otázky). Myšlenkové mapy BRIEF jsou diagramy, které vám pomohou stručně vyjádřit vaše myšlenky. Klíčem k jejich nakreslení je nespěchat.

Začněte rámečkem s výrazným heslem popisujícím váš hlavní bod. Pokud například informujete skupinu o aktuálním stavu projektu, může vaše heslo znít takto – projekt jde podle časového harmonogramu.

Poté podrobně popište poslední rozhovor, který jste vedli s osobou nebo skupinou, kterou oslovujete. V tomto příkladu byste tedy mohli říci: „Minulý týden jsme se rozhodli, že předpokládané náklady jsou 30 000 dolarů a časový plán dokončení je 30 dní.“

Jakmile jsou všichni informováni o aktuálním stavu věci, řekněte jim, proč se scházíte právě teď a proč jsou tyto informace důležité. Možná se změnily plány a potřebujete investovat další prostředky, abyste dodrželi harmonogram.

Nyní představte klíčové informace své prezentace. Například: „Investicí dalších 5 000 dolarů můžeme projekt dokončit o čtyři dny dříve.“ Opřete se ve svém výkladu o další informace.

Při závěrečném shrnutí se zaměřte na to, co jste prezentovali, a nastiňte další kroky na časové ose: „Pokud navýšíme finanční prostředky, můžeme projekt dokončit dříve, než je plánováno.“

Před prezentací zvažte případné otázky posluchačů a pokuste se na ně odpovědět. Můžeme například očekávat nějaké další výdaje? Existují nějaká nepředvídatelná rizika?

Až budete příště prezentovat informace, mějte na paměti příklad společnosti Nike a její slogan „Prostě to udělejte“ (Just Do It). Prostě to řekněte, rychle a jasně, a pak udělejte to, co udělat máte.

Udělejte své nápady zapomatovatelné díky síle obrázků

Znáte klasické rčení, že obrázek vydá za tisíc slov? Pokud jde o stručnost, je to pravdivější než kdy jindy. Jasné a zapamatovatelné vizuální prvky osloví každého a jsou skvělým nástrojem, který lidem pomůže zapamatovat si sdělení. Dnešní technologicky orientovaný svět obrazovek a interaktivních médií překonal včerejší textový svět.

Studie totiž ukázaly, že 65 % populace se učí vizuálně a že lidé mají tendenci zapamatovat si přibližně 80 % toho, co vidí. Pro představu, lidé si pamatují jen 30 % toho, co čtou, a pouhých 10 % toho, co slyší.

Dozvíte se, jak můžete využít obrázky ke sdělení svých myšlenek: infografiky, videa, grafy, tabulky, ilustrace a animace mohou vaše sdělení předat šestkrát efektivněji než pouhá slova.

Vezměte si příklad ze zakladatele USA Today Ala Neuhartha, který nově definoval žurnalistiku tím, že využil nový způsob, jakým lidé čtou noviny. Pomocí kratších příběhů a velkého množství vizualizací přetvořil své médium tak, aby se hodilo pro rychlý svět, ve kterém lidé nemají čas číst dlouhé články.

Vsaďte na poutavý příběh

Nyní, když znáte několik strategií, jak uspořádat informace a stručně je prezentovat, jste pravděpodobně připraveni je vyzkoušet. Než však vystoupíte na pódium, budete potřebovat ještě jednu zásadní techniku –vyprávění příběhů. Dobře strukturované vyprávění totiž poskytuje přímé spojení s vaším publikem, což zvyšuje srozumitelnost sdělení.

Vyprávění příběhů je snadné díky narativní mapě, která udržuje váš příběh stručný.

Stejně jako myšlenkové mapy jsou i narativní mapy strukturovány kolem ústředního bodu, tentokrát příběhu. Z ústřední myšlenky vyvodíte výzvu, které čelíte, příležitost, vhodný přístup a odměnu. Stejně jako u mapy BRIEF začněte zápisem ústředního bodu a poté vyplňte jednotlivé aspekty, a to ve směru hodinových ručiček.

Jedním z nejlepších příkladů narativního mapování je prezentace Steva Jobse o první generaci iPhonu. Jobsův dobře organizovaný a vysoce strategický příběh vysvětloval, že dosavadní chytré telefony nebyly ani chytré, ani uživatelsky přívětivé, a sděloval, jaký mimořádný dopad bude mít iPhone na své odvětví.

V Jobsově narativní mapě spočíval problém v tom, že chytré telefony nebyly dostatečně chytré a intuitivní. Příležitost vyplývající z této výzvy spočívala ve vytvoření telefonu, který by byl chytřejší a zároveň jednodušší na používání než jakýkoli jiný. Přístup k jeho konstrukci spočíval v návrhu uživatelsky přívětivého zařízení, které by uživatelům umožňovalo telefonovat a zároveň surfovat po internetu a poslouchat hudbu. Nakonec se vyplatil způsob, jakým Apple problém vyřešil –vytvořením produktu, který změnil pravidla hry, iPhonu.

Představením svého přelomového produktu prostřednictvím přesvědčivého příběhu uvedl Jobs iPhone na trh.

Při vyprávění příběhu je však snadné udělat chybu. Přeměna obchodních příběhů v pohádky je jednou z nich. Chcete-li se této chybě při mapování svého vyprávění vyhnout, držte se dál od pohádek, mýtů, satiry a dalších esoterických forem. Místo toho udělejte to, co udělal Jobs, a držte se přímočarého příběhu, který podrobně popisuje proč, jak, kdo, kdy, kde, a tedy co.

Naslouchejte, abyste mohli vést vyvážený rozhovor

Někdy se může zdát, že stručnost je zabijákem konverzace, ale ve skutečnosti je opak pravdou. Sdělit své myšlenky stručně znamená vést smysluplný a řízený rozhovor.

Abyste toho mohli dosáhnout, musíte být disciplinovaní a naučit se mluvit o tom, co je pro vašeho partnera v rozhovoru skutečně důležité. Co je pro druhé důležité, se dozvíte, když budete aktivně naslouchat a klást promyšlené, záměrné otázky.

Metoda TALC vám ukáže, jak na to.

TALC, což je zkratka pro Talk, Active Listening a Converse (mluvit, aktivně naslouchat a konverzovat), je technika, která umožňuje udržet konverzaci na správné cestě tím, že své myšlenky sladíte s myšlenkami partnera a nasměrujete tak rozhovor zajímavým směrem.

Jak to funguje?

Začněte tím, že necháte druhou osobu mluvit a vyjádřit se. Buďte však připraveni reagovat jasnou pointou, až skončí. Když druhá osoba mluví, nezapomeňte pozorně naslouchat a projevovat zájem. Vyhněte se multitaskingu a naslouchejte klíčovým slovům, jménům, datům a dalším skutečnostem, které vám pomohou zvolit zajímavý způsob odpovědi. Aktivní naslouchání tímto způsobem je klíčem k pochopení myšlení a hodnot vašeho partnera.

Při používání této techniky se držte budování jediné linie konverzace. Namísto nastolení nového tématu zkuste nabídnout komentář nebo otázku, která poslouží jako přechod od tématu, které váš partner nastolil. Odpovídejte stručně a dávejte pozor na to, kdy váš partner přestal mluvit.

Při stručné konverzaci jde především o to, abyste pochopili, co vašeho partnera zajímá, a vhodně na to reagovali. Být dobrým partnerem pro konverzaci tedy znamená aktivně naslouchat, abyste mohli skutečně reagovat, a nejen čekat na svou příležitost promluvit. Přistupujte ke konverzaci jako k tenisové hře tím, že budete reagovat na pohyby svého partnera, a ne jako ke hře golfu, kde čekáte, až na vás přijde řada.

Když budete struční, dáte lidem najevo, že si vážíte jejich času i jich samých

Stručnost není jen nástrojem do kanceláře, ale je základem správné etikety a dobrého chování. Stručně řečeno, jde o respekt. Pokud budete na schůzkách, prezentacích, a dokonce i na sociálních sítích zachovávat ohleduplnost k drahocennému času ostatních tím, že budete struční, lidé to jistě ocení.

Například schůzky mohou být velkým žroutem času. Jen si uvědomte, že průměrný generální ředitel stráví na schůzkách přibližně 60 % své pracovní doby. Stanovte proto na schůzkách časové limity a určete moderátory, kteří je budou prosazovat.

Jak?

Společnost Google používá techniku, v rámci které na stěnu své konferenční místnosti promítá časovač, který odpočítává čas zbývající do konce schůzky.

Pokud jde o prezentace, zkuste je zahájit touto otázkou „proč“. To hned na začátku definuje daný problém a pomáhá řešit nejnaléhavější otázky jako první. Nenechávejte si tedy to nejlepší na konec. Upoutejte pozornost posluchačů hned na začátku.

A nezapomeňte na sociální média. Nezapomeňte, že nejefektivnější příspěvky mají kolem 80 znaků a vizuální efekty jsou pětkrát poutavější než samotný text.

Ale to není všechno – stručnost je také základem efektivní konverzace.

V neformálním kontextu je snadné přepnout na autopilota a říkat, co vás napadne. Stejně tak snadno ale můžete ztratit respekt ostatních nebo si poškodit pověst tím, že toho řeknete příliš mnoho.

Když někomu stručně sdělíte dobrou zprávu, zdůrazníte tím úspěch a vzbudíte jeho zájem. Například prosté sdělení šéfovi, že váš projekt se pohybuje v rámci rozpočtu, je působivější než vysvětlování detailů každého výdaje.

A rychlým sdělením špatných zpráv minimalizujete bolest z jejich vyslechnutí. Být stručný znamená prozradit jen nejvýznamnější fakta a vyhnout se negativním komentářům. Pamatujte, že pokud se cítíte kvůli něčemu špatně nebo jste z někoho frustrovaní, je lepší neříkat vůbec nic.

Ať už v kanceláři nebo po práci, buďte struční a budete slušní.