Stručně

Proč je pro nás tak těžké mluvit stručně a k věci? Jen stěží otevřete e-mail nebo přijdete na schůzku, aniž byste se vyhnuli tomu, že vás čeká dlouhatánská, roztříštěná a zapomenutelná snůška informací.

Ve skutečnosti existuje mnoho důvodů, proč máme problém s tím, abychom byli v komunikaci struční. V tomto shrnutí je všechny probereme a poté vysvětlíme, jak můžete každému z nich čelit, abyste byli v kanceláři známí jako stručný a věcný člověk. Jakmile se tak stane, lidé budou vždy chtít vědět, co máte na srdci.

Každý den jsme zahlceni informacemi a rozptylováni nespočtem lidí a věcí, které se ucházejí o naši pozornost. V tomto rychlém světě zaměřeném na informace se čas stal cennou komoditou: kdo nedokáže upoutat pozornost a rychle vyjádřit svůj názor, je snadno ignorován.

Proč je tak těžké získat pozornost lidí?

Protože jednoduše nemáme mentální kapacitu na to, abychom dokázali vstřebat všechny informace, se kterými se setkáváme. Jsme konfrontováni s takovým množstvím dat, že je nemožné se v nich všech vyznat.

Například podle společnosti pro vývoj softwaru Atlassian obdrží průměrný kancelářský pracovník 304 e-mailů týdně. A nejen to, podle výroční zprávy společnosti rizikového kapitálu Kleiner, Perkins, Caufield and Byers o internetových trendech lidé kontrolují své telefony stopadesátkrát denně. To znamená, že průměrný pracovník je každých osm minut vyrušen svým telefonem.

Kvůli těmto moderním rozptýlením máme problém vnímat zbytek informací, které jsou nám předkládány. Není divu, že výzkum ukázal, že průměrná doba udržení pozornosti se za posledních pět let snížila z dvanácti sekund na osm.

V důsledku toho všichni očekávají věci rychleji. Abyste v tomto informačním přetížení dokázali předat své myšlenky, musíte udržet pozornost publika, a to znamená rychle sdělit svůj názor.

Jak?

Tím, že budete mluvit prostřednictvím sloganů, které upoutají pozornost. Například místo pomalé výstavby argumentů oznamte v prezentaci své závěry hned.

Věcná krátká hesla jsou účinná, protože lidé z businessu mohou být netrpěliví, když řečníci nejsou přímočaří. Představte si například 300 vedoucích pracovníků na středeční benefiční akci neziskové organizace. Hlavní řečník překročí vymezenou dobu o 30 minut a než skončí, je místnost poloprázdná. Neschopnost rychlé komunikace vás tak může stát nejen lidi a peníze, ale také respekt a dobrou pověst.

Pokud však úspěšní lidé chtějí, aby vše bylo rychlé a stručné a netolerují dlouhé vysvětlování, proč je pro nás tak těžké přejít k věci?

Je až příliš běžné, že někdo slíbí, že „to bude trvat jen minutu“, jenže pak mluví půl hodiny. Proč je pro nás tak těžké dodržet slovo?

Není to jen záliba ve vlastním hlase, která nám ztěžuje snahu být struční. Potíže pramení z podvědomých důvodů, jako je naše sebevědomí a úroveň pohodlí. Například pokud se někdo považuje za odborníka na dané téma, může se zaseknout na technikáliích a příliš podrobných vysvětleních. A k čemu je odbornost, když nedokážete nabídnout jasné a srozumitelné vysvětlení?

Podobná věc se děje, když se lidé cítí pohodlně – často toho ve známém kontextu nebo společnosti řekneme příliš mnoho. Všichni jsme například zažili, jak se krátký rozhovor s kolegou během přestávky na kávu změnil v maraton, když nám kolega podrobně popsal své víkendové plány. Takové situace vám ubírají čas na práci a nutí vás dvakrát si rozmyslet, zda projevíte zájem.

Pocit uvolněnosti nás tak nutí mluvit až příliš. Zmatek a komplikace způsobují totéž.

Někdy, pokud si lidé před mluvením neuspořádali myšlenky, skončí to tak, že přemýšlejí nahlas. V takové situaci, i když váš mozek pracuje na plné obrátky, budou lidé kolem vás přijímat jen nejasná, nerozluštitelná sdělení. K tomu běžně dochází během brainstormingu. Vaše skvělé nápady by neměly zůstat nerozvinuty jen pro to, že ostatní nedokážou pochopit, o co vám jde.

Ale co s myšlenkovými pochody a nápady, které jsou ze své podstaty těžko sledovatelné či komplikované?

Někteří lidé se například domnívají, že existují tak složité koncepty, že je nelze zjednodušit. Řekněme, že zákazník chce vědět, proč nelze jeho zásilku urychlit. Vysvětlíte mu všechny logistické detaily harmonogramu přepravy, a když skončíte, zákazník s vámi nechce mít nic společného. Přílišným vysvětlováním riskujete, že ztratíte nejen trpělivost zákazníka, ale i jeho důvěru.

Proto je klíčová stručnost. Naučte se tedy být struční pomocí následujících čtyř technik.