Prokrastinujte záměrně

V našem hektickém moderním světě si mnozí z nás myslí, že být neustále zaneprázdněný je něco jako odznak cti. Věříme, že když přebíháme z jednoho úkolu na druhý a žonglujeme s několika prioritami najednou, dokazujeme okolí, jak jsme produktivní. Jenže navzdory tomuto „kultu zaneprázdněnosti“ se spousta lidí stále cítí přepracovaná, neorganizovaná a chronicky pozadu. Kde se stala chyba?

Naštěstí existuje řešení. Připravte se na zjištění, že většina toho, co jste si dosud mysleli o produktivitě a řízení času, je mylná. Následující kapitoly obrátí běžné představy naruby a ukážou vám, jak „rozmnožit“ svůj čas, peníze i efektivitu.

Na základě poznatků a zkušeností uznávaného konzultanta v oblasti managementu Roryho Vadena se naučíte, jak dosahovat více tím, že budete dělat méně, a objevíte účinné techniky, jak znásobit počet svých skutečně produktivních hodin.

V tomto shrnutí zjistíte:

• jak úspěšní lidé unikají pasti věčné zaneprázdněnosti,
• co nás mohou naučit farmáři o soustředění,
• a proč vás káva za 5 dolarů ve skutečnosti stojí 35 dolarů.

Cítíte se někdy zahlceni požadavky na svůj čas? Pokud ano, nejste v tom sami. Výzkumy ukazují, že rutinní činnosti, jako je oblékání, domácí práce nebo jídlo, nám mohou zabrat až pět hodin denně. Podle zprávy časopisu Newsweek strávíme jen hledáním vlastních věcí v průměru šedesát minut denně. Když k tomu připočtete plný pracovní úvazek, je skoro zázrak, že vůbec něco stíháme.

Jak tedy můžeme se svým časem zacházet lépe? Prvním překvapivým krokem je přestat si stěžovat na to, kolik toho máme.

Pro mnoho z nás je to těžké. Rory Vaden si například dříve skoro zakládal na tom, jak moc je jeho život nabitý. Když se ho někdo zeptal, jak se má, povzdechl si a začal vyjmenovávat, co všechno musí stihnout. A opravdu toho měl hodně. Výzkumy ukazují, že průměrný manažer dnes dostane ohromujících 116 e‑mailů denně. Jako spoluzakladatel globální poradenské firmy měl Vaden schránku neustále plnou žádostí o svůj čas.

Když se však na toto období dívá zpětně, uvědomuje si, že si obraz věčně zaneprázdněného člověka do značné míry vytvářel sám – protože mu dodával pocit důležitosti. Po rozhovorech s vysoce úspěšnými lidmi, kteří dokážou svůj čas využívat maximálně efektivně – Vaden jim říká „multiplikátoři“ – si všiml, že tito lidé si na nabitý program v podstatě nikdy nestěžují.

Vaden se jedné z těchto multiplikátorek zeptal, proč nepůsobí tak zaneprázdněně jako on. Odpověděla, že to není tím, že by měla méně práce. Jen jí připadalo zbytečné si stěžovat na to, co všechno musí stihnout – považovala to za plýtvání cennou mentální energií. Místo aby se trápila nad svým seznamem úkolů, prostě se do nich pustila.

Po delším čase stráveném s těmito výjimečně produktivními lidmi si Vaden všiml, že přijetí vlastního nabitého programu jim přináší větší vnitřní klid. Možná měli hodně práce, ale nepůsobili vystresovaně. Multiplikátoři naopak berou život do vlastních rukou a odmítají roli oběti okolností.

Stejný přístup můžete zvolit i vy: uvědomte si, že to jste vy, kdo si vytvořil závazky, které nyní vyžadují váš čas. Přijetím odpovědnosti za tyto závazky získáte sílu hledat řešení pro svůj přeplněný rozvrh. Nejste obětí svých povinností – a nejste „příliš zaneprázdnění“ na to, abyste se o ně postarali.

Často slýcháme, že „méně je více“. Když se ale snažíme být úspěšnější, většinou přemýšlíme o tom, co bychom si do života mohli ještě přidat, abychom zvýšili své výsledky. Zavedeme novou chytrou strategii, přidáme do ranní rutiny další „produktivitní“ krok…

Ve skutečnosti však přidávání položek na seznam úkolů nezvýší ani váš čas, ani váš úspěch. Cesta k vyšší produktivitě naopak vede přes ubírání – přes vědomé vyřazování činností ze života.

To se samozřejmě snadno řekne, ale hůře dělá. Proč? Protože lidská povaha touží po uspokojení z dokončených úkolů. Často se proto pouštíme i do drobností jen proto, abychom měli dobrý pocit, že jsme „něco udělali“. I proto má tolik lidí ve zvyku dopsat si na seznam úkolů náhodnou činnost, kterou už dokončili – jen proto, aby ji mohli hned odškrtnout.

Ti nejproduktivnější z nás se ale neustále ptají, které úkoly lze prostě eliminovat. Multiplikátoři se nezaměřují na samotné aktivity, ale na výsledky. Vědí, že úspěch nespočívá v počtu odškrtnutých položek, ale v důležitosti toho, co skutečně udělali.

Začněte „násobit“ svůj čas tím, že si projdete vše, co během dne děláte, s jedinou otázkou v hlavě: co z toho lze bez následků vypustit?

Pokud nevíte, kde začít, tady jsou dva notoricky známé žrouty času, které si přímo říkají o to, abyste je omezili nebo zcela vyřadili.

Za prvé: televize. Průměrný Američan sleduje televizi více než 34 hodin týdně – téměř tolik, kolik zabere práce na plný úvazek. Když všechny tyto hodiny sečtete, vyjde vám, že průměrný člověk stráví před obrazovkou zhruba devět let života. Pokud jste tuto zbytečnou distrakci ještě výrazně neomezili, těžko si můžete v práci stěžovat, že „nestíháte“.

Za druhé: schůzky. Průzkum společnosti Salary.com ukázal, že 47 procent respondentů považuje porady za svého největšího žrouta času. Až příště dostanete pozvánku na schůzku, položte si dvě klíčové otázky:

1. Opravdu potřebuji znát informace, které se tam budou sdílet?
2. Budu na této schůzce hrát roli při rozhodování?

Pokud je odpověď na obě otázky „ne“, bez výčitek tuto schůzku ze svého kalendáře vyřaďte.