15 tajemství, která úspěšní lidé znají o řízení času

Moderní život je plný zlodějů času. Ať už je to telefon vibrující v kapse s nejnovějším příspěvkem na sociálních sítích, kolega, který vás vyruší uprostřed důležité práce, nebo každodenní lavina e‑mailů – váš čas je vám neustále ukrajován, minuta po minutě, hodina po hodině. A jakmile tenhle čas ztratíte, už ho nikdy nezískáte zpět.

Abychom si udrželi soustředění a nenechali tyto zloděje času převzít kontrolu, potřebujeme mít v rukávu pár osvědčených triků. Následující myšlenky vám pomohou začít.

V tomto shrnutí se dozvíte, proč je číslo 1 440 tak důležité, co je systém 321‑Zero a kolik knih přečetl George W. Bush během svého prezidentství.

Přáli jste si někdy, aby měl den o hodinu víc – na čtení, cvičení nebo čas s lidmi, které máte rádi? Dobrá zpráva je, že to v podstatě možné je, a není k tomu potřeba žádná magie.

Nejprve si ale musíte uvědomit, jak cenný čas je. Proto je prvním tajemstvím řízení času pochopení, že čas je váš nejcennější majetek a že jakmile ho ztratíte, nikdy ho nezískáte zpět.

Dobrou metodou, jak s tímto vzácným zdrojem pracovat, je rozdělit si ho na menší jednotky. Jeden den má 1 440 minut a každou z nich byste měli investovat s rozmyslem. Aby na to autor nezapomínal, pověsil si na dveře kanceláře plakát s číslem „1 440“. Každý pohled na něj mu připomíná, jak omezený čas má každý den k dispozici.

Proč ale pracovat právě s minutami? Proč neuvažovat o 86 400 sekundách, které nám den nabízí? Protože spoustu běžných úkolů skutečně zvládnete za jedinou minutu – například udělat 30 sedů‑lehů, přečíst báseň nebo zalít květinu. I proto jsou minuty ideální jednotkou pro sledování toho, jak nakládáte se svým časem.

Když už víte, jak cenný čas je, je na čase začít ho cíleně řídit. Tady přichází druhé tajemství: určete a dejte prioritu svému nejdůležitějšímu úkolu, tzv. MIT (Most Important Task). Je to ten jeden úkol, který bude mít největší dopad na váš život nebo práci.

Profesorka Therese Macan z University of Missouri–St. Louis zjistila, že jedním z klíčových faktorů produktivity je právě schopnost stanovit si priority. Určení MIT je proto zásadní součástí efektivního řízení času.

Například pokud má vrcholový manažer za cíl vyvinout novou aplikaci, jeho MIT může být najmutí špičkového programátora. U generálního ředitele start‑upu může být MIT příprava přesvědčivé prezentace pro získání klíčové investice.

Výzkumy ukazují, že mít pro každý den jasně definovaný MIT – ať už je jakýkoli – vede k vyšší míře spokojenosti i lepší schopnosti soustředit se.

Mnoho lidí je zavalených nekonečnými seznamy úkolů. Podívejte se na ten svůj. Kolik položek na něm visí už celé týdny a jen vás zbytečně stresuje? Pravděpodobně jich pár najdete – a nejlepší způsob, jak se s nimi vypořádat, je vzít do ruky starý dobrý kalendář.

Tady přichází třetí tajemství: zbavte se klasického seznamu úkolů a začněte plánovat přímo v kalendáři. Ulevíte tak své hlavě od zbytečného stresu.

Výzkumy ukázaly, že v průměru se nikdy nedokončí asi 41 procent položek na seznamech úkolů. Jedním z důvodů této překvapivé statistiky je, že u úkolů na takových seznamech obvykle není uvedeno, jak dlouho potrvá je splnit. Náročnější nebo méně atraktivní úkoly se proto často odsouvají a zůstávají nedokončené.

To by samo o sobě nemuselo být tak zásadní, kdyby nešlo o to, že nedokončené položky na seznamu ve vás vyvolávají zbytečný stres – a tomu se dá přitom snadno předejít. Vědci z Floridské státní univerzity zjistili, že stačí vytvořit si konkrétní plán, kdy a jak úkol dokončíte, a míra stresu výrazně klesá.

Olympijská gymnastka Shannon Miller je dobrým příkladem. Dokázala trávit čas s rodinou, zvládat školu, trénovat na olympiádu a ještě poskytovat mediální rozhovory – právě díky tomu, že si na všechny důležité činnosti plánovala čas do kalendáře.

Tato strategie je známá jako blokování času (time boxing) a v zásadě spočívá jen v tom, že si vedete podrobný kalendář. Millerová si tak vynutila, aby dávala přednost úkolům, které ji posouvaly k jejím cílům, a dodnes má rozvrh téměř po minutách.

Samozřejmě se nevyhnete situacím, kdy úkol naplánovaný v kalendáři nestihnete. Když k tomu dojde, nenechte ho prostě „propadnout“. Místo toho ho jednoduše přeplánujte. Pokud například obvykle chodíte do posilovny v poledne, ale tentokrát máte ve stejnou dobu let, posuňte trénink na dřívější hodinu.