Překvapivá věda o poradách

Rozhlédnete-li se po typické kanceláři, možná dospějete k závěru, že moderní zaměstnanec tráví víc času na poradách než skutečnou prací. Ačkoli porady ukrajují stále větší část našeho pracovního dne, mnozí z nás v nich jen těžko vidí přínos odpovídající této obrovské časové investici. Příliš často z nich odcházíme s pocitem nezapojení, bez nových poznatků a hluboce frustrovaní z přerušení vlastní práce.

Nemusí to tak být. Zatímco se mnoho organizací smířilo s tím, že porady jsou nutné zlo, výzkumník a konzultant v oblasti managementu Steven G. Rogelberg se s tímto stavem nehodlal spokojit. Na základě vědeckých studií a datových analýz ukazuje, jak lze z porad udělat neocenitelný nástroj pro řešení problémů a rozhodování.

Díky množství jednoduchých tipů a technik, které můžete začít používat doslova hned zítra, nabízí tato kniha jasného a stručného průvodce, jak navždy změnit způsob, jakým se scházíte. V tomto shrnutí se dozvíte, co skutečně patří na program porady, jak může hudba pomoci vašim setkáním a proč bývají ty nejkreativnější porady překvapivě tiché.

Kolik času trávíte na poradách? Ať už jde o individuální setkání s vaším nadřízeným, nebo o poradu celého oddělení, mnoho lidí by odpovědělo: příliš mnoho.

Jen ve Spojených státech se denně uskuteční zhruba 55 milionů pracovních porad. Všechny tyto schůzky stojí firmy obrovské množství času i peněz. Je prokazatelné, že zaměstnanci tráví na poradách stále větší část svého pracovního dne. Harvard Business Review odhadl, že v roce 1976 se v USA konalo denně asi jedenáct milionů porad. To je jen pětina počtu dnešních amerických porad.

Výzkum softwarové společnosti Lucid Meetings ukazuje, že běžní zaměstnanci, kteří nejsou ve vedoucích funkcích, se dnes účastní v průměru osmi porad týdně. U manažerů je toto číslo ještě vyšší – kolem dvanácti porad týdně. A vrcholoví manažeři, jako jsou generální ředitelé, tráví poradami většinu svého pracovního času. Společná studie Harvardu a Kolumbijské univerzity například zjistila, že generální ředitelé v Itálii stráví na poradách 60 procent svého pracovního dne. A to je neuvěřitelné i proto, že tato cifra nezahrnuje čas strávený na konferenčních hovorech.

Veškerý tento čas se nevyhnutelně promítá do vysokých nákladů. Kolik stojí jedna konkrétní porada, můžete zjistit tak, že vynásobíte hodinovou mzdu každého účastníka délkou porady a všechny částky sečtete. Připravte se ale na to, že výsledek může vaše finanční oddělení nemile překvapit. Tisková společnost Xerox odhaduje, že porady jejich 24 000členného vývojového týmu stojí firmu více než 100 milionů dolarů ročně. A Elise Keithová, spoluzakladatelka Lucid Meetings, odhaduje, že ve všech pracovních prostředích ve Spojených státech se ročně utratí za porady asi 1,4 bilionu dolarů – přibližně osm procent ročního HDP země.

Jsou ale tento čas a peníze dobře vynaložené? Důkazy naznačují, že mnoho zaměstnanců to tak nevnímá. V průzkumu společnosti Microsoft z roku 2005, kterého se zúčastnilo 40 000 pracovníků z celého světa, uvedlo 69 procent respondentů, že jejich porady jsou neproduktivní. V jiném průzkumu společnosti Clarizen mezi dvěma tisíci americkými zaměstnanci uvedla šokující polovina dotázaných, že by raději dělali jakoukoli jinou nepříjemnou pracovní činnost, než aby se účastnili své pravidelné týdenní porady.

Je zřejmé, že s mnoha kancelářskými poradami je něco v nepořádku. Jak je ale můžeme zlepšit? Začněme tím, jak jsou vedeny.

Jak dobře vedete porady? Pokud jste jako většina lidí, své schopnosti pravděpodobně přeceňujete. Autor ve vlastním výzkumu zjistil, že ti, kdo poradu vedou, ji obvykle hodnotí výrazně pozitivněji než ostatní účastníci.

Další poznatek z výzkumu může tento jev vysvětlit: čím víc někdo na poradě mluví, tím lepší z ní má dojem. A kdo mluví nejvíc? Přesně tak – ten, kdo poradu vede. Chcete-li tedy získat realističtější představu o tom, jak si vedete, musíte se zeptat účastníků, co si o vašich poradách doopravdy myslí.

Společnost Weight Watchers například používá dotykové obrazovky umístěné u zasedacích místností, aby od zaměstnanců získala zpětnou vazbu. Když lidé odcházejí z porady, anonymně ji ohodnotí pomocí škály emotikonů. Firma pak tato data využívá k určení, kde je potřeba změna. Důležité je, že stejné obrazovky používá i po zavedení změn, aby zjistila, zda měly pozitivní dopad. V jednom případě stačilo do zasedacích místností přidat bílé tabule s programem porady – a míra nespokojenosti klesla ze 44 na pouhých 16 procent.

Vedoucí mohou kvalitu porad výrazně zlepšit, pokud přijmou přístup tzv. služebného vedení. Služebný lídr je ten, kdo se primárně snaží naplnit potřeby svého týmu a pomáhá rozvíjet potenciál každého člena. Chcete-li se takovým lídrem stát, osvojte si „dávající“ nastavení mysli – cíleně pomáhejte ostatním a sdílejte znalosti všude tam, kde je to možné.

Během porad služební lídři přebírají odpovědnost za to, aby setkání probíhalo co nejefektivněji. Vynikají v time managementu a přizpůsobují tempo porady jednotlivým bodům programu. Všímají si, kdy se diskuse odchyluje od tématu, a citlivě ji vracejí zpět. Pozorně naslouchají, aby zachytili i skryté obavy účastníků. Pokud nějakou obavu rozpoznají, otevřou ji k diskusi.

Zároveň vytvářejí atmosféru, v níž se účastníci cítí dostatečně bezpečně na to, aby vyjadřovali své názory a zdvořile nesouhlasili s ostatními. Takové prostředí vzniká aktivním povzbuzováním debaty, připomínáním, že kritika má být konstruktivní, a tím, že vedoucí nedovolí, aby poradu ovládl jeden dominantní hlas.