Mýtus o multitaskingu

Dave Crenshaw je americký autor, řečník a podnikatelský kouč. Je autorem několika bestsellerů, včetně knihy Mýtus o multitaskingu, která se stala mezinárodním bestsellerem.

Dave se specializuje na produktivitu, efektivitu a řízení času. Jeho knihy jsou plné praktických tipů a triků, které pomáhají lidem zlepšit své pracovní návyky a dosáhnout většího úspěchu.

Dave je také často zván jako host na různé konference a semináře, kde sdílí své zkušenosti a znalosti s tisíci lidí po celém světě.

Multitasking je mýtus

Kolik různých aplikací máte právě teď otevřených v telefonu? Kolik panelů máte otevřených v internetovém prohlížeči? A kolik v e-mailu a zpráv na Facebooku?

Pokud jste jako většina lidí, pravděpodobně jich máte otevřených hodně – vlastně až příliš hodně. Mýtus multitaskingu pronikl do všech aspektů našeho života, a to nejen pokud jde o způsob komunikace, ale také o způsob, jakým pracujeme a žijeme náš každodenní život.

A multitasking je větší problém, než si možná myslíte; nejenže fragmentace našeho času a pozornosti není ani užitečná, ani efektivní, ale ve skutečnosti je i kontraproduktivní.

Multitasking ve skutečnosti vůbec neexistuje

V dnešní době existuje více způsobů, jak být ve spojení, než kdy dříve, a může se zdát, že se na nás hrne mnoho úkolů, kterým je třeba se věnovat najednou.

Tradičním způsobem, jak se vypořádat s více úkoly najednou, je tzv. multitasking.

Ale je tu jeden problém: multitasking je lež. Přesnější název pro tento způsob práce je switchtasking. To lze přeložit jako přepínání mezi úkoly a je to neefektivní a nevhodný způsob, jak se s nimi vypořádat.

Lidský mozek je impozantní věc, ale nefunguje dobře, když se snažíte soustředit na více věcí najednou.

Existuje spousta studií, které to potvrzují, včetně nedávné studie z Vanderbiltovy univerzity. Vědci nenašli jediný neurologický důkaz, který by naznačoval, že je lidský mozek schopen věnovat se více úkolům najednou.

Mozek ale umí přecházet z jednoho úkolu na druhý. Dokáže to dělat dostatečně rychle, abyste měli dojem, že jde o multitasking, ale ve skutečnosti jde o switchtasking.

Existují dva různé druhy přepínání mezi úkoly: můžete provádět buď aktivní switchtasking nebo pasivní switchtasking.

K aktivnímu switchtaskingu dochází v situacích, nad kterými máte kontrolu vy sami, například když se rozhodnete zkontrolovat e-mail, zatímco s někým telefonujete.

K pasivnímu switchtaskingu dochází v situacích, které jsou iniciovány něčím nebo někým jiným. Příkladem může být situace, kdy máte před sebou uzávěrku a uprostřed přípravy dokumentů se u vás rozhodne zastavit kolega a začít s vámi mluvit. V takovém případě se po vás chce, abyste dělili svou pozornost mezi dokumenty a spolupracovníka.

Switchtasking není ani efektivní, ani účinný

Možná jste se někdy pyšnili svou schopností přepínat mezi více úkoly a tento talent jste vyzdvihovali ve svém životopise.

Pravdou však je, že switchtasking není efektivní způsob práce.

Jako dobrý příklad si uveďme scénář typického pracovního dne.

Helen je pracovitá generální ředitelka úspěšné maloobchodní oděvní firmy. Každou hodinu každého dne se však obvykle musí vypořádat s několika vyrušeními.

Podle typického scénáře se Helen zrovna snaží napsat e-mail, když ji vyruší asistentka Sally s důležitou otázkou. Protože Helen potřebuje e-maily odeslat rychle, bude se nejprve pokračovat v psaní a přepínat svou pozornost mezi Sally a e-mailem.

Protože však Sallyiny otázky jsou většinou složité, bude Helen nakonec nucena přestat psát a věnovat dané otázce plnou pozornost, aby mohla přijít s odpovědí. Jakmile dá Sally odpověď, může Helen přepnout zpět na e-mail, ale je důležité si uvědomit, že jí bude trvat několik minut, než se jí podaří vrátit se na úroveň soustředění, kterou měla předtím.

Proto je přepínání mezi úkoly v konečném důsledku neefektivní a je ztrátou času, protože ať už přepínáte aktivně, nebo pasivně, nevyhnutelně budete muset přerušit tok myšlenek, abyste se mohli soustředit na jinou věc.

Když si Helen uvědomila, že nemůže věnovat svému e-mailu ani Sallyině otázce pozornost, kterou si žádají, musela přerušit svou práci. V každém případě zabere switchtasking čas navíc, protože se napřed budete muset začít soustředit na nový úkol a následné opětovně na starý úkol.

Buďte k dispozici v předem stanovených časech

Řekněme, že jste zaneprázdněný CEO úspěšné společnosti. Jaké kroky byste mohli podniknout, abyste omezili rozptýlení a minimalizovali switchtasking?

Jedním z nejčastějších důvodů, proč vám někdo zaklepe na dveře, je to, že neví, kdy jindy se mu podaří získat vaši pozornost.

Řešením v tomto případě je vytvořit si plán pravidelných schůzek se spolupracovníky, kteří vaši reakci potřebují ze všech nejvíce. Budou tak vědět, že si své dotazy mohou nechat až na další naplánovanou schůzku, a přesto na ně dostanou odpověď dostatečně brzy. A protože nebudou muset klepat na vaše dveře, získáte mezi těmito schůzkami nerušený čas na to, abyste se mohli soustředit na svou práci.

Naší modelové generální ředitelce Helen se po naplánování každodenní schůzky se Sally každé ráno v 10:00 už nestávalo, že by Sally neustále klepala na dveře její kanceláře.

Dalším způsobem, jak se vyhnout rozptýlení, je stanovit pravidelný časový úsek, kdy jsou dveře vaší kanceláře otevřené všem zaměstnancům, kteří by mohli potřebovat vaši pomoc.

Většina obchodů nemá otevřeno 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, a to se osvědčuje, protože zákazníci dobře vědí, kdy si mohou přijít pro to, co potřebují. Stejný koncept může fungovat i pro vaši kancelář – nastavte pravidelné konzultační hodiny, během kterých se může kdokoli zastavit a položit otázky nebo získat potřebná vysvětlení.

Tyto hodiny vyvěste na dveřích a rozešlete hromadným e-mailem všem zaměstnancům vaší organizace.

Něco podobného lze zavést i v případě telefonátu – ve vaší hlasové schránce může být zpráva, která volajícím sdělí, kdy vás mohou zastihnout. Například:

„Momentálně jsem nedostupný/á, protože jsem buď na schůzce, nebo u zákazníka. Vězte prosím, že své vzkazy kontroluji denně v 10:00, 14:00 a 16:00, takže pokud mi zanecháte krátký vzkaz, brzy se vám ozvu.“

Upřednostněte to, co je opravdu důležité

Vzpomeňte si na minulý týden a zeptejte se sami sebe: „Kolik hodin jsem strávil sledováním televize, spánkem nebo dojížděním do a z práce – a kolik hodin jsem skutečně strávil prací?“.

I když vás práce baví, možná si nejste vědomi toho, jak skutečně trávíte svůj čas.

To si uvědomila Helen po setkání s konzultantem, který ji požádal, aby odhadla, kolik času tráví během týdne svými jednotlivými aktivitami. Helen odhadla, že vedle mnoha dalších úkolů tráví 49 hodin spánkem, 28 hodin s rodinou a 70 hodin prací.

To však bylo nemožné, protože týden má pouze 168 hodin a všechny Heleniny odhady dávaly dohromady 190 hodin.

To odhalilo běžnou mylnou představu většiny lidí o tom, jak tráví svůj čas. Když si Helen vše znovu promyslela, uvědomila si, že množství času, které tráví s rodinou, nadhodnotila. I když byla Helen doma, často ještě stále pracovala, například odpovídala na e-maily a četla odborné časopisy.

Přepínáním úkolů mezi rodinou a prací si Helen vytvářela iluzi, že s rodinou tráví více hodin, než tomu bylo ve skutečnosti. Toto zjištění Helen zdrtilo, protože svou rodinu velmi milovala a chtěla ji upřednostnit před prací.

Pokud tedy chcete mít jistotu, že svůj čas trávíte tak, jak chcete, a tam, kde chcete, sestavte si plán a připravte „časový rozpočet“ do budoucna. Uvědomte si, jak v současné době trávíte svůj čas, a své činnosti si do rozvrhu zapište.

To by vám mělo pomoci identifikovat oblasti, které byste chtěli zlepšit, ať už jde o to, abyste měli více času na rodinu a přátele, nebo třeba o to, abyste věnovali více hodin novému projektu, na který byste se chtěli zaměřit.

Dále si můžete sestavit budoucí „časový rozpočet“. Pokud chcete trávit více času cvičením nebo s dětmi, vyčleňte si tento čas tak, abyste ho skutečně věnovali tomu, co je pro vás důležité.

Jděte svým zaměstnancům příkladem

Vžijte se ještě jednou do pozice CEO a zjistěte, co lze udělat pro to, aby vaši zaměstnanci přestali přepínat mezi úkoly a začali se soustředit v daném čase na jediný úkol.

Možná vás jako první napadne uspořádat schůzi a jednoduše všem říct, aby přestali přepínat mezi úkoly – ale existuje účinnější způsob, jak změnit návyky lidí.

Vzhledem k tomu, že myšlenka multitaskingu byla tak dlouho idealizována, mělo by se na upuštění od něj pohlížet jako na proces.

Můžete toho dosáhnout tím, že půjdete příkladem a umožníte svým zaměstnancům, aby na vlastní kůži poznali, jak neefektivní je switchtasking a kolik času mohou ušetřit, když se budou soustředit na jednotlivé úkoly.

Nenuťte tedy zaměstnance ke změně. Vytvořte si svůj osobní systém, který bude následně ovlivňovat větší podnikový systém.

Jako ředitel nebo vedoucí divize se váš osobní systém může lišit od toho, jak pracují ostatní, ale jakmile bude jasné, že přináší lepší výsledky, ostatní ho přijmou za svůj.

Začněte tedy zavádět změny z předchozích kapitol: stanovte si pravidelné schůzky, vyvěste si na dveře kanceláře pravidelné konzultační hodiny a začněte cíleně a promyšleně spravovat e-maily a telefonní hovory. Všechny tyto zásady brzy pozitivně ovlivní praktiky vaší organizace v širším měřítku. Zaměstnanci si všimnou, že jste jim v případě potřeby k dispozici a reagujete na ně. Zanedlouho budou tyto zásady uplatňovat i ve své vlastní práci.

Z jejich interakce s vámi bude zřejmé, jak efektivní je soustředit se na jeden jediný úkol v daném čase. A až si tento přístup začnou nevyhnutelně osvojovat sami od sebe, bude ještě účinnější, protože jim nebyl vnucen a sami se pro něj rozhodli.

Jakmile se tak stane, budete mít v rukou vysoce efektivní firmu.