Mýtus multitaskingu

Kolik různých aplikací máte právě teď otevřených v telefonu? Kolik záložek běží ve vašem internetovém prohlížeči? A kolik e‑mailových konverzací a zpráv na Facebooku máte rozjetých? Pokud jste jako většina lidí, pravděpodobně hodně – možná až příliš.

Mýtus multitaskingu pronikl do všech oblastí našeho života: nejen do toho, jak komunikujeme, ale i do toho, jak pracujeme a jak fungujeme v každodenním provozu. A multitasking může být větším problémem, než si myslíte. Rozkouskování času na drobné úseky není jen neužitečné a neefektivní – ve skutečnosti je kontraproduktivní.

V tomto shrnutí se dozvíte, proč „multitasking“ ani není přesný název pro to, co ve skutečnosti děláme; proč byste si měli vymezit pevné bloky na soustředěnou práci; a jak si můžete vytvořit více prostoru na věci, které máte opravdu rádi.

V době, kdy máme víc možností být neustále online a v kontaktu než kdykoli dřív, se může zdát, že existuje nekonečné množství úkolů, které je potřeba zvládat najednou. Logickou odpovědí na to byl dlouhá léta multitasking – snaha dělat více věcí současně.

Jenže skutečnost je jiná: multitasking je iluze. Přesnější označení pro tento způsob práce je přepínání úkolů – a to je neefektivní a nedostačující způsob, jak něco skutečně udělat.

Lidský mozek je úžasný orgán, ale nefunguje dobře, když se má soustředit na víc než jednu věc najednou. Existuje řada studií, které to potvrzují, včetně nedávného výzkumu z Vanderbiltovy univerzity. Vědci nenašli jediný neurologický důkaz, že by lidský mozek dokázal vědomě zvládat více než jeden úkol současně.

Co mozek dokáže, je rychle přepínat mezi jednotlivými činnostmi. Dělá to tak rychle, že máte dojem, že „multitaskujete“, ale ve skutečnosti jen přeskakujete z jednoho úkolu na druhý.

Rozlišujeme dva základní typy přepínání úkolů: aktivní a pasivní.

Aktivní přepínání nastává v situacích, které si vytváříte sami – například když se rozhodnete během telefonátu zkontrolovat e‑maily. Vědomě se snažíte dělat dvě věci najednou.

Pasivní přepínání naopak vyvolá něco nebo někdo zvenčí. Typickým příkladem je situace, kdy máte před sebou termín, připravujete podklady a v tu chvíli k vám přijde kolega s dotazem. Někdo jiný vás nutí přesměrovat pozornost od dokumentů ke konverzaci.

V následujících kapitolách se podíváme blíž na to, proč jsou tato přepínání pro vaši práci tak škodlivá a co můžete udělat pro to, abyste je v pracovním dni co nejvíce omezili.

Možná jste se někdy chlubili tím, jak dobře zvládáte dělat více věcí najednou, a tuto „schopnost multitaskingu“ jste dokonce uvedli do životopisu. Ve skutečnosti ale přepínání úkolů není ani efektivní, ani časově úsporný způsob práce.

Podívejme se na typický pracovní den. Helen je pilná generální ředitelka úspěšné oděvní firmy. Každou hodinu, každý den však musí čelit celé řadě vyrušení.

Typická situace vypadá takto: Helen se snaží napsat důležitý e‑mail, když ji její asistentka Sally přeruší s naléhavou otázkou. Protože Helen potřebuje e‑mail rychle odeslat, zpočátku se snaží pokračovat v psaní a zároveň odpovídat Sally – tedy přepíná pozornost mezi e‑mailem a asistentkou.

Jenže Sallyiny otázky bývají složité, a tak je Helen nakonec donucena psaní úplně přerušit a věnovat se Sally naplno, aby mohla odpovědět kvalitně. Teprve potom se vrací k e‑mailu. A právě tady je klíčový problém: trvá několik minut, než se znovu dostane na úroveň soustředění, kterou měla před přerušením.

Proto je přepínání mezi úkoly ve výsledku neefektivní a časově náročné. Ať už jde o aktivní, nebo pasivní přepínání, vždy musíte jeden myšlenkový tok přerušit, abyste mohli začít jiný.

Když si Helen uvědomila, že nedokáže věnovat plnou pozornost ani e‑mailu, ani Sallyině otázce, musela jednu z činností odložit. A v každém takovém případě přepnutí znamená další čas navíc: nejdřív se musíte „naladit“ na nový úkol a pak se znovu vracet k původnímu. To vše ukusuje cenné minuty z vašeho dne.

Možná si říkáte: „Jak mám přepínání zabránit? Nejsou podobná vyrušení prostě součástí života?“ V dalších kapitolách uvidíte, jak můžete množství přepínání ve svém dni výrazně snížit a zároveň zvýšit svou pracovní efektivitu.