Mluvte efektivně

Máme tolik schůzek. Proč jich ale tolik působí jako ztráta času? Ať už jde o týmovou poradu, individuální setkání s vaším šéfem, kolegou či podřízeným, nebo třeba o situaci, kdy se chlapci líbí dívka a on neví, co jí říct – všichni někdy zápasíme s tím, jak vyjádřit, co vlastně chceme říct.

Právě tady přicházejí ke slovu tyto tipy pro efektivní komunikaci. Efektivní komunikace znamená mluvit jasně, přímo a k věci, a přitom zdvořile, klidně a s respektem. To je nejlepší způsob, jak přestat plýtvat časem všech zúčastněných a vytěžit z jednání maximum.

V této části se dozvíte, kdy je vhodné začínat věty „ty“ a kdy „já“, proč mohou rétorické otázky zabít jednání a jak zajistit, aby tomu, co říkáte, bylo skutečně porozuměno.

Kolikrát jste zažili neproduktivní schůzku jen proto, že jste se báli říct, co vám opravdu leží na srdci? To můžete změnit tím, že od prvního okamžiku schůzky jasně sdělíte své záměry.

Je důležité, abyste svůj cíl vyjádřili co nejdříve. Čím déle zůstane nejasný, tím spíše si ostatní začnou domýšlet, co před nimi tajíte, nebo k vám začnou přistupovat s podezřením. Svůj záměr formulujte jednoduše a přímo, ale bez zbytečné tvrdosti či hrubosti. Tím nastavíte slušný a zdvořilý tón pro zbytek rozhovoru.

Představme si například manažerku, která má v týmu talentovaného, ale chronicky pozdního zaměstnance. Neustále mu připomíná, aby chodil včas, ale protože volí agresivní tón, odchází zaměstnanec s pocitem, že se k němu šéfka chovala hrubě – a samotná podstata sdělení mu uniká.

Co neříkat: „Proč proboha trváte na tom, že každý den chodíte tak pozdě?“

Lepší varianta: „Johne, co mohu udělat pro to, abyste byl do budoucna dochvilný a vyhnuli jsme se dalším nepříjemným situacím kvůli pozdním příchodům?“

Druhá formulace Johna vede k tomu, aby se zamyslel nad svým chováním a sám navrhl plán zlepšení, což mnohem pravděpodobněji povede k pozitivnímu výsledku.

Chcete-li, aby vaše schůzky probíhaly podobně konstruktivně, je klíčová příprava. Zamyslete se nad tím, co od druhé strany potřebujete, a pak se v myšlenkách vraťte o krok zpět: jakým způsobem vést rozhovor, aby k tomu přirozeně směřoval? Díky tomu budete schopni řídit konverzaci tak, aby vyvolávala žádoucí reakce.

Jinými slovy, položte si otázku: „Co chci, aby bylo na konci schůzky hotové nebo vyjasněné?“ Odpověď pak použijte jako vodítko pro formulaci svých úvodních slov. Tak budete schopni přesně sdělit, co máte na mysli, a zároveň zajistíte, že druhá strana od začátku chápe, kam rozhovor směřuje.

Teď, když víte, jak úspěšně schůzku zahájit, je čas podívat se na to, jak v ní pokračovat.

Často přicházíme na schůzku s myšlenkami a pocity, na které si netroufáme nahlas. Místo abychom řekli, co máme na srdci, děláme chyby nebo tyto nevyřčené myšlenky nevědomky vyjadřujeme gesty, mimikou či celkovým držením těla. Jindy zase bráníme ostatním, aby se k věci otevřeně vyjádřili.

Ironie a rétorické otázky často slouží k tomu, abychom dali najevo svou nadřazenost – a tím snižujeme ochotu ostatních do diskuse přispět. Proto je nejlepší přístup k jakékoli schůzce nebo rozhovoru mluvit především z vlastní perspektivy.

Začněte tím, že budete věty formulovat v první osobě jednotného čísla, tedy s „já“, nikoli s „ty“. Například místo „Mýlíte se“ můžete říct: „S tím nesouhlasím.“

Velmi užitečné je také pečlivě naslouchat – sobě i ostatním. Nejde jen o to „slyšet“ ušima. Všímejte si slov, která ostatní používají, a nechte se vést intuicí.

To se snadno řekne, ale hůř dělá, protože většina z nás si nejlépe pamatuje informace, které v nás vyvolají emoce. Proto si dělejte poznámky a zapisujte si přesná slova a obraty, které ostatní používají, místo abyste je hned převáděli do vlastních formulací. Budete tak mít k dispozici přesný záznam, který vám později pomůže sestavit věrné shrnutí schůzky a zároveň vám umožní adekvátně reagovat v daném okamžiku.

A pokud si všimnete, že něčemu, co druhá osoba řekla, úplně nerozumíte, prostě se zeptejte.

Stejně důležité je ale naslouchat i sám sobě. Zatímco si zapisujete slova kolegů, vnímejte také své vlastní pocity. A pokud si všimnete, že máte v něčem nejasno nebo o něčem pochybujete, pojmenujte to a otevřeně to na schůzce proberte.