Dvě úžasné hodiny

Někdy máte dny, kdy máte pocit, že jste byli nesmírně zaneprázdnění, ale ve skutečnosti jste nic podstatného neudělali. Zdá se, že veškerý čas trávíte kontrolováním e‑mailů, účastí na schůzkách, odpovídáním na dotazy kolegů a dalšími zdánlivě drobnými úkoly, které ve skutečnosti nevedou k žádnému skutečnému posunu.

Co tedy můžete udělat, abyste zabránili tomu, že vám tyto úkoly budou krást čas a energii? Tato kniha představuje pět strategií, které vám pomohou zajistit, abyste svůj čas a duševní kapacitu nepromrhali na nudné rutiny a zbytečné rozhodování. Nabízí několik jednoduchých podmínek, které si můžete pro svůj den nastavit, a ukáže vám, jak být ve své práci mimořádně efektivní.

Díky tomu si zajistíte, že každý den budete mít alespoň dvě hodiny špičkové produktivity. Dozvíte se mimo jiné, jak co nejlépe využít nečekaná vyrušení, proč může být užitečné, když se vaše mysl občas zatoulá, a také to, že konzumace tuků může zlepšit váš pracovní výkon.

Během každého dne plníme nejrůznější rutinní úkoly. Zamyslete se, kolikrát v životě jste vyskočili z postele, oblékli se, zkontrolovali e‑maily a zúčastnili se týdenní porady, aniž byste o tom jakkoli přemýšleli. V takových chvílích často „vypneme“ a přepneme na automatický režim, abychom zvládli každodenní rutinu.

Jen zřídka se zastavíme a zamyslíme se nad tím, zda naše rutiny skutečně dávají smysl. Možná vám vaše každodenní úkoly ve skutečnosti způsobují obrovské plýtvání časem a energií, aniž byste si toho byli vědomi.

Vezměme si Douga. Jako konzultant měl každý měsíc připravit analytickou zprávu. Místo aby se pustil do tohoto poměrně důležitého úkolu, trávil čas tříděním své e‑mailové schránky a v jakémsi transu odpovídal na desítky zpráv. Protože třídění e‑mailů patřilo k jeho každodenní rutině, dával mu přednost před tím, co mělo být jeho skutečnou prioritou.

Stejně jako Doug i mnozí z nás dovolují, aby jim rutiny bránily v opravdové produktivitě. Jak to změnit? Tím, že si začneme všímat svých rozhodovacích bodů.

Rozhodovací body jsou okamžiky, kdy je nějaký úkol dokončen nebo přerušen. V takové chvíli máte příležitost vědomě si zvolit, co budete dělat dál.

Podívejme se na příklad. Řekněme, že k vám ke stolu přijde kolega a pozve vás na oběd. Přeruší vás tak uprostřed psaní zprávy. V tu chvíli si můžete uvědomit, že stojíte v rozhodovacím bodě. Můžete jeho pozvání odmítnout a pokračovat v práci, nebo si dát pauzu a jít se najíst.

Když zde své možnosti vědomě zvážíte, dokážete se lépe rozhodnout, co bude pro vás a vaši produktivitu nejvýhodnější. Jakmile si začnete více uvědomovat tato rozhodovací místa mezi úkoly a budete činit méně impulzivní rozhodnutí, dokážete svůj čas využívat mnohem efektivněji.

Je vzácné mít v danou chvíli na stole jen jeden úkol. Abychom splnili všechny své povinnosti, musíme mezi nimi neustále balancovat. Máte se pustit do vyřizování e‑mailů, nebo se raději připravit na dnešní schůzku? Je důležité volit moudře, protože máte k dispozici jen omezené množství duševní energie.

Samotné balancování mezi úkoly však může naši duševní energii snižovat – vede totiž k duševní únavě. Ta vzniká, když přetěžujeme tzv. výkonné funkce, tedy části mozku, které nám pomáhají řídit, regulovat a kontrolovat naše chování a pozornost.

Pokud si například při přípravě na nadcházející schůzku vypnete upozornění na e‑maily, ušetříte si námahu neustále se znovu soustředit a zůstane vám více energie na zvládnutí skutečně smysluplného úkolu.

I několik málo rozhodnutí – dokonce i takových, která se zdají nepodstatná nebo rutinní – může naši duševní energii vyčerpat víc, než si uvědomujeme. Mezi další činnosti, které jsou obecně považovány za duševně vyčerpávající, patří navazování kontaktů (networking), časté přepínání mezi úkoly, plánování projektů a organizace času.

Samozřejmě není možné vyhnout se všem aktivitám a úkolům, které naši mysl unavují. Pokud si ale budete vědomi těch, které vás vyčerpávají nejvíc, pomůže vám to nasměrovat duševní energii na úkoly, které jsou skutečně nejdůležitější.

Začněte tím, že si ujasníte, které úkoly vás nejvíce unavují, a snažte se je neplnit těsně před tím, než od sebe očekáváte špičkový výkon. Pokud je pro vás ten den nejdůležitější dokončit zásadní zprávu, nezačínejte ráno obvyklým vyřizováním e‑mailů. Místo toho se hned pusťte do zprávy.