5 voleb

Kolik aplikací na produktivitu máte ve svém chytrém telefonu? Možná jednu, možná víc. Většina z nás už někdy sáhla po technologiích ve snaze stihnout víc. Někomu to možná pomohlo, ale pro většinu z nás je rozdíl zanedbatelný.

Pravda je, že výjimečná produktivita – tedy úspěch bez vyhoření – nemůže být výsledkem samotného kódu a elektroniky. Skutečně produktivnějšími nás může udělat jen úžasná síla lidského mozku. Musíme se přestat spoléhat na stroje a začít naplno využívat to, co máme v hlavě.

Těchto pět úryvků popisuje kroky, jak uvolnit váš výjimečný potenciál a zvýšit produktivitu. Dozvíte se v nich mimo jiné:

• jaké existují čtyři typy informací,
• proč naléhavost není totéž co důležitost,
• a proč je mnohem podstatnější zacházet s láskou se svým tělem než se svým chytrým telefonem.

Stejně jako většina lidí pravděpodobně trávíte podstatnou část pracovního dne kontrolováním e‑mailů. Jak jistě víte, takové vyrušování má výrazný dopad na vaši produktivitu.

Abyste se rozptýlení vyhnuli, uspořádejte si úkoly pomocí časové matice – jednoduchého, ale účinného nástroje, který se skládá ze čtyř kvadrantů. Každý kvadrant představuje jiný typ toho, jak trávíte čas.

• Q1 zahrnuje důležitou a zároveň naléhavou práci. Patří sem například řešení krizových situací nebo požadavků na poslední chvíli.
• Q2 představuje čas věnovaný důležitým, ale ne naléhavým úkolům – třeba příprava zprávy na klíčovou strategickou poradu, která se uskuteční příští týden.
• Q3 je vyhrazen pro práci, která je naléhavá, ale není skutečně důležitá; typicky jde o neustálé kontrolování e‑mailu, vyřizování drobných požadavků a podobně.
• Q4 je čas, který ztrácíte na bezvýznamné činnosti, jako je hraní her na telefonu nebo bezcílné procházení sociálních sítí.

Celkově byste měli většinu svého času trávit v kvadrantu Q2. V Q1 a Q3 se sice můžete cítit velmi vytížení – vždyť řešíte naléhavé záležitosti! – ale to ještě neznamená, že jste skutečně produktivní. Příliš často zaměňujeme naléhavé úkoly za zásadní, což jen zřídka vede k prvotřídní práci. (Důkazem mohou být uspěchané, chybami prošpikované e‑maily, které jste jistě někdy poslali.)

Naopak nejlepší práci obvykle odvádíme v Q2. Je to prostor, kde se můžeme soustředit a přemýšlet, místo abychom jen reagovali na to, co nám právě přistane na stole.

Abyste se v tomto kvadrantu udrželi, použijte metodu Pozastavit – Ujasnit – Rozhodnout, která vám pomůže racionálně určit, zda je daný úkol skutečně důležitý. Například před otevřením nového e‑mailu se na chvíli zastavte a zeptejte se sami sebe: Od koho je tento e‑mail? Jaké je téma? Vyžaduje to okamžitou akci? Pokud je odpověď na poslední otázku „ne“, odložte ho a soustřeďte se raději na něco podstatnějšího.

Už víme, že bychom měli většinu svého času věnovat důležité práci. Co ale přesně „důležitá práce“ znamená? Patří do ní provozní úkoly? Nebo spíš kreativní činnost? Odpověď zní: záleží na situaci.

Většina pracovních pozic v sobě totiž zahrnuje víc než jednu roli. V různých dnech proto mohou být důležitější různé „klobouky“, které nosíte. Ideální je soustředit se vždy na tu roli a práci, která je v daný den nejzásadnější.

Někdy tak může být vaší prioritou klient, jindy zase vaši zaměstnanci či tým. Abyste tyto rozmanité role zvládali a práci opravdu dotahovali, pomůže vám vytvořit si pro každou z nich název role a prohlášení o roli.

Co tyto pojmy znamenají?

• Název role stručně vymezuje, na co se v dané roli zaměřujete.
• Prohlášení o roli popisuje, kam se v této roli chcete posunout – jaký je váš záměr a směr.

Řekněme, že kromě toho, že jste liniovým manažerem a správcem požární bezpečnosti, působíte také jako webový vývojář. Pro tuto poslední oblast by váš název role mohl znít například: Profesionální webový vývojář.

Na to pak naváže dynamické prohlášení o roli, třeba: „Usiluji o to, být špičkovým webovým vývojářem tím, že zvládnu dva programovací jazyky.“

Aby prohlášení nezůstalo jen na papíře, stanovte si konkrétní a dosažitelné cíle, které vás k němu povedou. V tomto případě by cíl mohl znít: „Během následujících dvou měsíců se naučím dva programovací jazyky.“

Po dvou měsících pak zhodnoťte, jak produktivně jste na splnění tohoto cíle pracovali.

Když máte své role, jejich názvy i cíle jasně definované, výrazně tím zlepšíte kvalitu svých rozhodnutí. Teď je čas rozvinout i vaše dovednosti v oblasti řízení pozornosti.