Šetřete náklady, ne kvalitu

Když firma snižuje náklady, obvykle to znamená, že můžete očekávat horší produkty a méně kvalitní služby. Pokud jste někdy volali do banky nebo k poskytovateli telekomunikačních služeb poté, co prošli kolem škrtů a outsourcování, pravděpodobně jste strávili hodiny na lince, abyste se nakonec dovolali na zákaznický servis k někomu, kdo vůbec netušil, jak vám pomoci.

Není divu, že jsme vůči firmám, které „šetří“, oprávněně skeptičtí. Snižování výdajů a zefektivňování provozu ale nemusí automaticky znamenat horší kvalitu produktů nebo služeb. Každý podnik, bez ohledu na velikost nebo typ zákazníků, může náklady snižovat chytře – tak, aby to vedlo k vyšším příjmům a zároveň, což je zásadní, k vynikajícím službám.

Následující kapitoly vám ukážou, kdy a kde má smysl náklady omezovat, a poskytnou nezbytný úvod do efektivního řízení provozu v jakémkoli podnikání. Zjistíte mimo jiné,

• jak „promazat“ kola svého kapitálového cyklu,
• kolik prostoru zaměstnanci ve skutečnosti potřebují,
• a proč nemá smysl trápit se nad již vynaloženými náklady.

Jak nejlépe dosáhnout maximálního zisku? Nejjednodušší odpovědí je zvýšit tržby – pokud se to podaří, samozřejmě to pomůže. Existuje však lepší a snáze kontrolovatelná cesta: zaměřit se na řízení nákladů.

Tomuto přístupu se říká nákladové řízení a funguje následovně.

Nejprve je potřeba soustředit se na dva hlavní typy nákladů: fixní a variabilní.

Fixní náklady nezávisí na objemu výroby a zahrnují například počítače, stoly, telefony a další vybavení. Patří sem ale i méně hmotné položky, jako je nájemné nebo pojištění. V praxi se často za fixní náklad považuje i práce, protože nábor zaměstnanců vyžaduje čas a peníze a nelze ji pružně přizpůsobovat krátkodobým výkyvům.

Variabilní náklady se naopak mění podle objemu výroby – čím více vyrábíte nebo prodáváte, tím více za ně platíte. Typickými příklady jsou suroviny, obalové materiály nebo skladování.

Když znáte tyto dva základní typy nákladů, můžete začít chápat, proč chytré řízení nákladů vede k levnějším produktům, a tím i k vyšším příjmům, aniž by utrpěla kvalita.

Náklady můžete snížit i tak, že provedete drastické škrty, ale to velmi pravděpodobně sníží kvalitu zboží nebo služeb, které nabízíte. Rozhodnete‑li se například ušetřit peníze zmenšením týmu zákaznické podpory, můžete v krátké době očekávat velmi nespokojené zákazníky.

Rozumné omezování zbytečných nákladů však vede k růstu příjmů při zachování kvality. Zakladatel IKEA Ingvar Kamprad vybudoval své impérium o stovkách obchodů právě díky jednoduchým principům snižování nákladů, které nešly na úkor kvality. Jednou z jeho strategií bylo prodávat nábytek v rozloženém stavu – zabere méně místa, je levnější na dopravu a rychlejší na výrobu.

Jak ale náklady snižovat chytře? V dalších kapitolách se podíváme na konkrétní strategie, jak omezit výdaje a přitom udržet vysokou úroveň kvality.

Když podnikatelé zakládají nový byznys, často je strhne nadšení a snadno začnou utrácet peníze, které ve skutečnosti nemají. Tento omyl je velmi častý a může podnik ochromit ještě dříve, než se vůbec rozběhne.

Je proto klíčové pochopit řízení nákladů hned od začátku. A dobrým výchozím bodem je otázka prostoru.

Prostor představuje významnou položku v rozpočtu a je jedním z hlavních kandidátů na úspory. Pro základní orientaci si můžete vzít jako vodítko, že standardem je zhruba jedenáct krychlových metrů na jednoho pracovníka. Pokud máte prostoru výrazně více, je pravděpodobné, že za něj zbytečně přeplácíte.

Dalším výborným způsobem, jak snížit náklady na kancelář, je tzv. hot‑desking – sdílení pracovních míst. Místo toho, aby měl každý zaměstnanec svůj stůl, využívají se volné pracovní stanice podle aktuální potřeby.

Například společnost Stocks, britský výrobce šicích strojů, má prodejní tým deseti lidí, který pracuje v kanceláři dimenzované pro šest. Přesto vše funguje hladce, protože zaměstnanci tráví asi 60 procent času na schůzkách mimo kancelář.

Jakmile prostor využíváte maximálně efektivně, je čas podívat se na další zbytečné náklady – a to znamená zvážit outsourcing, tedy zadávání podpůrných činností externím firmám.

Každou činnost, která není pro vaše podnikání klíčová, byste měli posoudit: pokud vás vyjde dráž dělat ji interně než ji zadat ven, měla by být outsourcována někomu, kdo ji dokáže zajistit levněji a často i kvalitněji.

Outsourcovat činnost, kterou už děláte vlastními silami, může být psychologicky těžší, protože jste do ní už investovali čas a peníze. Přesto je to často nezbytné.

Představte si, že si uvědomíte potřebu zadat reklamu externí agentuře, ale právě jste investovali do nového softwaru pro marketingový design. Je důležité smířit se s tím, že jde o utopené náklady (angl. sunk costs): peníze, které jste do softwaru vložili, už zpět nezískáte. Nemá ale smysl dál plýtvat tím, že budete udržovat interní reklamní oddělení, pokud to není ekonomické.