Schůzky jsou na nic

Kdokoli, kdo někdy pracoval v kanceláři, ví, jak hrozné schůzky mohou být. Dokážou rozbít pracovní rytmus, rozhodit vám celý den a někdy působí jen jako pódium pro nejvíc extrovertního a výřečného kolegu, který na vás hodinu mluví. Možná ještě horší je, že se často zvrhnou v dlouhé opakování informací, které už dávno znáte.

Nemusí to tak být. Schůzky jsou pro hladký chod firmy nezbytné – problém je v tom, že mnoho vedoucích neví, jak je využívat efektivně. Následující kapitoly by to – doufejme – měly pomoci změnit.

V tomto shrnutí se dozvíte, proč není nutné, aby se všichni účastnili každé schůzky; jak může časově omezená a jasná agenda fungovat jako tajná zbraň; a jak technologie mění pravidla hry, pokud jde o schůzky.

Říká se, že čas jsou peníze – a nedává smysl plýtvat časem svých zaměstnanců, že? Přesto se to každý den děje, když firmy nutí lidi chodit na neefektivní schůzky.

Kolik peněz se tím vlastně ztrácí? Vezměte hodinovou mzdu účastníků a vynásobte ji délkou schůzky – hned získáte dobrý obrázek. U vrcholového managementu se částky snadno šplhají do tisíců dolarů; u zaměstnanců na nižších pozicích může každá osoba představovat zhruba 50 dolarů ztraceného výnosu. V součtu vyjdou schůzky průměrní firmu na zhruba 25 000 dolarů ročně.

Co tedy dělat, aby se tento finanční únik omezil? Jedním z nejjednodušších kroků je zajistit, aby schůzky začínaly včas – což v praxi znamená, že lidé mají dorazit před plánovaným začátkem.

Představte si, že by olympijský běžec přišel na start přesně ve chvíli, kdy zazní výstřel. Nikdy by se nedokázal vyrovnat těm, kteří už stojí na startu připravení. Stejné je to s těmi, kdo přicházejí „na čas“ na schůzku. Ve skutečnosti chodí pozdě: brzdí ostatní a snižují efektivitu celého setkání.

Proto všem jasně sdělte, že být včas znamená dorazit pět minut před začátkem. Můžete zaměstnancům vysvětlit, že dochvilnost je projevem úcty, zatímco zpoždění je jasným signálem neúcty jak k firmě, tak ke kolegům.

Dalším řešením je umožnit lidem z účasti odstoupit. Pozvánky na schůzky často dostávají i ti, kteří tam ve skutečnosti nemají co dělat. Proč tedy několik dní předem nerozeslat agendu a nedat lidem možnost se odhlásit, pokud se nebude probírat nic, co se jich týká?

Spolu s agendou můžete poslat i časový harmonogram jednotlivých bodů. Účastníci si pak mohou naplánovat příchod a odchod podle toho, kdy se bude řešit téma, které je pro ně relevantní. Nikdo tak nemusí promarnit hodinu času kvůli pěti minutám skutečně přínosné diskuse.

I když existují špatné schůzky, je důležité nezapomínat na jejich pozitivní účinky – například na to, že mohou zvyšovat morálku zaměstnanců. Pokud jsou firemní schůzky vyhrazeny jen pro manažery a vedení, firma riskuje, že si odcizí lidi na nižších pozicích.

To je krátkozraké. Právě tito zaměstnanci často představují tvář organizace: setkávají se se zákazníky, jejich práce bývá stresující a odměny za ni nejsou vždy úměrné. Proč jim tedy pravidelně nedodat energii a uznání?

Nejtěžší chvíle dne bývají energetické propady během směny – obvykle kolem 11:00 a 14:00, kdy je energie často na minimu. Právě tehdy je ideální čas na krátké týmové schůzky zaměřené na zvednutí nálady a připomenutí, že si firma jejich práce váží.

Morálku můžete posílit také každodenními, vysoce energickými krátkými poradami (tzv. huddly), které spojí celou firmu. Nemusí trvat déle než sedm minut – stačí čas na sdílení pozitivních novinek z firmy a jakýchkoli ukazatelů, které ukazují, jak jednotlivá oddělení společně směřují ke krátkodobým cílům. Můžete také vyhradit chvíli na zodpovězení dotazů či obav a schůzku zakončit společným povzbuzením.

Zakončení povzbuzením může znít trochu kýčovitě, ale je to účinný způsob, jak budovat týmovou soudržnost – ostatně, u sportovních týmů to funguje, že? Může jít o něco tak jednoduchého jako „Jdeme na to!“ nebo „Teď je čas zazářit!“

Dalším efektivním nástrojem jsou tříminutové „adrenalinové“ schůzky. Celofiremní huddly nejsou příliš praktické, pokud máte stovky zaměstnanců. A pokud firma vyrostla do určité velikosti, trvalo by příliš dlouho vysvětlovat každému všechny cíle každého oddělení.

V takových případech dává větší smysl, aby se jednotlivé týmy nebo oddělení scházely na pár minut každý den. Cílem je opět dodat energii a zvednout morálku, udržet všechny v obraze o aktuálním pokroku a ukázat, jak jejich práce konkrétně pomáhá. Zároveň je to příležitost, aby lidé vyjádřili frustrace, učili se jeden od druhého a – co je nejdůležitější – navzájem se inspirovali.