Nahraditelný zakladatel

V dnešních kancelářích se skrývá nová hrozba. Už jste ji viděli – nebo ji sami představujete: zakladatel, který se nedokáže pustit. Jako přehnaně ochranářský rodič jste sledovali, jak se něco zrodilo, a teď chcete být u každého drobného kroku, který vaše „dítě“ udělá.

Myslíte si, že pomáháte, ale nepříjemná pravda zní: stojíte v cestě.

Jak se tomu vyhnout? Pokud jste zakladatel, odpověď je v zásadě jednoduchá: staňte se nahraditelnými. Nebojte se, neznamená to, že musíte odejít. Znamená to, že vybudujete firmu, která hladce funguje i bez vaší každodenní pomoci – a vám tak uvolní ruce pro to, co byste skutečně měli dělat: řídit vizi společnosti a formovat její budoucnost.

V tomto shrnutí se dozvíte:

• jak může chytrá aplikace fungovat jako váš externí mozek,
• jaká tři pravidla uplatňovat na každý příchozí e‑mail,
• a proč při náboru nových lidí nebývají nejdůležitějšími faktory diplomy a formální kvalifikace.

Mnoho zakladatelů se vidí jako loutkáři. Chtějí mít vše pod kontrolou a mít nitky připevněné ke každému drobnému pohybu na scéně. Většina z nich si ale neuvědomuje, že tím často firmě víc škodí, než prospívá.

Jako zakladatel byste se měli vidět spíš jako iniciátor. Představte si svůj byznys jako řadu domina, kde jste první kostka, která vše uvádí do pohybu. Důležité je, aby bylo všechno správně nastavené a všechny dílky stály na svém místě. Jakmile první kostka padne, zbytek už se postará sám o sebe.

Klíčové poselství: Staňte se nahraditelnými tím, že vybudujete správné firemní struktury.

Jako zakladatel se velmi snadno necháte vtáhnout do všech detailů podnikání. Jenže vaším úkolem není vymýšlet systém CRM ani psát strategii pro sociální sítě. Vaším úkolem je najít správné lidi, kteří to udělají za vás.

Musíte nastavit organizační strukturu a pak svým lidem umožnit, aby odváděli co nejlepší práci bez vašeho neustálého zásahu. Znovu: to nejlepší, co můžete pro firmu udělat, je stát se nahraditelnými – minimálně v každodenním provozu.

Vezměme si příklad jednoho generálního ředitele, Malteho Holma, který byl zavalený drobnostmi. Zaměstnanci za ním denně chodili s každým malým problémem a on se pod tíhou operativy dostal do extrémního pracovního přetížení. Potřeboval se vrátit k celkovému obrazu a „přestavět“ některé kostky domina ve firmě.

Jedním z problémů bylo HR. Když se Holm na oblast lidských zdrojů podíval blíž a promluvil si s HR manažerkou, zjistil příčinu: denně trávila čtyři hodiny v dopravních zácpách. Holm tedy udělal to, co bylo potřeba, aby jí práci usnadnil – pomohl jí nastavit efektivní režim práce z domova, včetně kvalitního vysokorychlostního připojení k internetu. Konečně mohla většinu času věnovat skutečné práci.

Nejenže jí Holm výrazně zlepšil život, ale ulevil i sobě. Měl o jednu starost méně a mohl se vrátit k práci, která má pro firmu skutečný smysl.

Začínáte v práci nový projekt. Zpočátku jde všechno hladce a všichni jsou nadšení. Pak se ale něco stane a z nějakého důvodu se projekt zastaví. Najednou si všichni lámou hlavu, co se pokazilo a jak dál.

Když k tomu dojde, obvykle to znamená, že není dostatečně jasné, co přesně je potřeba udělat a kdo za co odpovídá.

Klíčové poselství: Rozdělte projekt na konkrétní úkoly a jasně určete odpovědnosti.

Naštěstí existují praktické nástroje projektového řízení, které mohou zakladatelé a vedoucí firem využít, aby projekty běžely hladce a s minimem zmatků.

Prvním krokem je rozdělit každý projekt na jasně definované úkoly. Ať je cílem projektu cokoli, měl by být rozložen na co nejmenší kroky. Všem zúčastněným pak bude mnohem jasnější, jak se dostat z bodu A do bodu Z.

Je to také skvělý způsob, jak udržet lidi motivované – za každý dokončený krok mají pocit, že se posouvají dopředu a přibližují se cíli.

Mimochodem, tento princip platí stejně i pro osobní projekty. Řekněme, že máte tři hodiny na odevzdání článku o 850 slovech. Zní to děsivě, že? Ale pokud si práci rozdělíte na sérii patnáctiminutových bloků, zjistíte, že to není tak hrozné. První blok věnujete rešerši, druhý hrubé osnově – a pak už stačí napsat zhruba 85 slov každých 15 minut. To se dá zvládnout.

Když řídíte týmový projekt, po rozdělení na dostatečně malé úkoly přichází další krok: úkoly přidělit a zajistit, aby každý přesně věděl, za co je odpovědný.

Tady přichází ke slovu druhý nástroj – model RACI, což je zkratka pro Responsible (vykonavatel), Accountable (konečně odpovědný), Consulted (konzultovaný) a Informed (informovaný).

• Responsible – vykonavatel je ten, kdo úkol skutečně dělá.
• Accountable – konečně odpovědný je člověk, který dává projektu zelenou a nese za něj celkovou odpovědnost – často CEO nebo zakladatel. Pokud se velký projekt rozjede bez jeho souhlasu, je pravděpodobné, že se vydá špatným směrem. Tato osoba sleduje průběh projektu, dohlíží, aby každý dělal svou práci, a informuje šéfa, pokud je potřeba zásadní změna.
• Consulted – konzultovaný je specialista, kterého přizvete, když úkol vyžaduje odbornou radu nebo dovednosti, jež přesahují běžné schopnosti týmu.
• Informed – informovaný je každý, kdo má být o projektu průběžně informován, například klient. Těchto osob může být více, ale často jich bývá méně, než byste čekali.

Když každý ví, co má dělat, komu se zodpovídá a koho má v případě potřeby přizvat, dají se problémy rychle odhalit a vyřešit – a všichni se mohou soustředit na postup vpřed.