F.I.R.E.

Řízení projektů je náročné. Musíte se vypořádat s celou řadou otázek – od rozpočtu a časového rámce přes smlouvy s dodavateli až po obavy a nejistotu v týmu. Naštěstí můžete u většiny projektů využít zkušenosti z minulých zakázek: inspirovat se osvědčenými postupy nebo včas rozpoznat typické problémové oblasti.

Jenže co když ne? Pokud pracujete na skutečně inovativním projektu, je to mnohem složitější – vy i váš tým se můžete pohybovat na území, kde před vámi ještě nikdo nebyl. Jiné projekty mohou být sice zajímavé, ale neposkytnou vám použitelné informace. Kam se tedy obrátit pro radu, abyste udrželi rozpočet pod kontrolou a stihli termíny?

Následující kapitoly vám poslouží jako průvodce řízením inovativních projektů tak, abyste je dokončili včas a v rámci rozpočtu. Ukážou vám, jak dovést projekt k úspěchu, pokud se budete držet několika racionálních a logických zásad.

Dozvíte se mimo jiné:

• kdy může být „stormdraining“ užitečnější než brainstorming,
• jak využívání již existujících technologií pomáhá projektům NASA dodržet termíny i rozpočet,
• a proč se projekt amerického stíhacího letounu opozdil za sovětskou „hrozbou“ o celou dekádu.

Při vedení kreativního projektu narazíte na celou řadu výzev. Existuje však osvědčený přístup, který mohou inovátoři a projektoví manažeři použít, aby zůstali na správné cestě. Jmenuje se F.I.R.E.

Zkratka F.I.R.E. znamená: rychlý, levný, zdrženlivý a elegantní. Tento přístup může využít každý, kdo chce zlepšit své procesy a efektivněji dosahovat cílů.

Buďte rychlí tím, že projekt rozdělíte na menší, rychle splnitelné úkoly. Velké projekty se často vlečou a je těžké vnímat průběžný pokrok. Když si práci rozčleníte na kratší, jasně definované úkoly, můžete se soustředit na každý zvlášť a nastavit si konkrétní, realistické termíny.

Rychlost ale znamená i disciplínu. Musíte se plánu opravdu držet. A být rychlý neznamená jen pracovat ve spěchu – důležitá je i kvalita. Pokud budete pracovat rychle, ale ledabyle, jen si vytváříte problémy do budoucna. Ve výsledku tak žádný čas neušetříte.

Udržte projekt levný tím, že si stanovíte střídmý rozpočet a budete se snažit problémy nejprve řešit chytře a tvořivě, než do nich začnete nalévat peníze. „Levný“ neznamená „laciný“ – jde o efektivitu. Naučte se maximálně využít to, co už máte k dispozici.

Zdrženlivost v tomto kontextu znamená udržet projekt pod kontrolou. Nenecháte nečekané okolnosti, aby určovaly směr, kterým se práce ubírá. Situaci řídíte vy – pomocí pravidelných schůzek, krátkých plánovacích cyklů, menších týmů a přísně hlídaného rozpočtu.

A konečně, elegance znamená důraz na jednoduchost. Platí, že méně je často více. Jednoduchý projekt, pokud je dobře navržený a provedený, bývá lepší než složitý – lépe se na něm pracuje a přináší spolehlivější výsledky.

Když dnes hledáte odpověď na nějakou otázku, často se obrátíte na Google. A ten vám během okamžiku nabídne řadu možných řešení – ať už chcete zhubnout, opravit sporák, nebo přemýšlíte o vesmírném letu. Jak je to možné? Vyhledávač jednoduše prochází obrovské množství informací uložených online a využívá miliony dříve zodpovězených dotazů.

S inovacemi je to podobné – jen musíte vědět, co vlastně hledáte. Abyste našli řešení konkrétního problému, je potřeba ho nejprve zobecnit.

K tomu slouží užitečná metoda TRIZ – ruský systém vynalézavého řešení problémů. TRIZ popisuje, jak lze jakýkoli technický problém vyřešit ve čtyřech krocích:

1. určíte svůj konkrétní problém,
2. zobecníte ho,
3. najdete obecné řešení pro tento obecný problém,
4. a nakonec toto obecné řešení převedete do konkrétní podoby pro svůj specifický případ.

To je TRIZ v kostce.

Představme si, že se snažíte navrhnout větší motor pro výkonnější letadlo. Chcete, aby létalo dál a výš, ale kvůli vyšší hmotnosti se obtížně odlepuje od země. To je váš konkrétní problém.

Dalším krokem je zobecnění: v tomto případě jde o problém poměru výkonu a hmotnosti letadla. Jakmile najdete obecné řešení tohoto typu problému, můžete začít přemýšlet, jak ho uplatnit při návrhu konkrétního stroje.

Při řešení problémů je také důležité jasně si pojmenovat své potřeby. Ne vždy je zřejmé, jaké zdroje máte k dispozici a jaké nové budete potřebovat k dokončení úkolu. Pokud navrhujete letecký motor, máte pravděpodobně na výběr z celé řady materiálů – ale které jsou pro vás ty pravé? Jakmile si uvědomíte, že potřebujete například lehčí materiál, můžete své úsilí cíleně zaměřit na jeho nalezení.