Pracujte jednoduše

Kdo by nechtěl lépe nakládat se svým časem? Každý zaneprázdněný manažer už někdy podlehl lákání různých triků a nástrojů pro řízení času, které slibují obrovské nárůsty produktivity. Problém těchto přístupů spočívá v tom, že často nabízejí univerzální řešení – a právě proto ve skutečnosti nebývají příliš účinné.

Takové nástroje neberou v úvahu, že každý člověk zachází se svým časem jinak, a proto potřebuje individuální přístup k jeho efektivnějšímu využití. V následujících kapitolách uvidíte, že čas nemůžete řídit jako neposlušného zaměstnance. Jakmile si to uvědomíte, otevře se vám lepší cesta k efektivnější práci – cesta, která lépe odpovídá vaší osobnosti a díky níž toho zvládnete víc.

Po přečtení této knihy zjistíte, jaký typ produktivní osobnosti jste, proč prostě nemůžete „naplánovat čas“ a mít hotovo, a jak lépe zohledňovat, jak váš mozek skutečně funguje.

Řekl vám někdy někdo, že jste „levák“ nebo „pravák“? Pokud ano, už tušíte, co je špatně s tolika teoriemi o řízení času a produktivitě. Většina těchto nástrojů vychází z předpokladu, že „jedna velikost sedí všem“. Tvrdí třeba: stačí víc seznamů a budete produktivnější.

Jenže každý pracuje jinak a to, co jednomu člověku pomáhá, může být pro jiného naopak kontraproduktivní. Nejefektivnějším způsobem, jak začít pracovat lépe, je proto prozkoumat sám sebe a přistupovat k práci způsobem, který odpovídá vaší osobnosti.

Právě s tím pomáhá hodnocení stylu produktivity. Jde o test vycházející z poznatků dlouholetého manažera vzdělávání v oblasti managementu ve společnosti General Electric Neda Herrmanna. Zkoumá, jak mozek vnímá, zpracovává, chápe, řídí a komunikuje informace. Jinými slovy, hodnocení stylu produktivity vysvětluje, jak lidé pracují.

Ačkoli existuje mnoho různých osobnostních typů, Herrmannův model nabízí čtyři základní styly jako vodítko pro zahájení vašeho vlastního hodnocení.

Jaký jste typ?

Prvním je prioritizátor. Zachází efektivně se svým časem a k řešení problémů využívá data, promyšlenou analýzu a logiku. V práci se soustředí na nejdůležitější úkoly a rozčiluje ho, když si kolegové povídají, zatímco je potřeba něco udělat.

Druhým typem je plánovač. Miluje vytváření seznamů, organizování informací a postupování podle jasně daného pořadí. Když ráno přijde do práce, nejprve si projde svůj rozvrh a nechápavě kroutí hlavou nad projektem na poslední chvíli, který jeho méně organizovaní kolegové horečně dokončují.

Třetím typem je organizátor, který se při rozhodování silně spoléhá na intuici. Dobře spolupracuje s ostatními a má rád vizuální prezentaci informací, například v podobě barevných diagramů. Jeho hlavní otázka zní: „Jak se při tomto rozhodnutí budou lidé cítit?“

A nakonec je tu vizualizátor. Ten se dokáže zapojit do vášnivé diskuse a najít způsob, jak všechny klíčové body uspořádat tak, aby vyřešily problémy všech zúčastněných. Při rozhodování nesnáší, když je zahlcen daty, ale vyslechne názory všech a dokáže je syntetizovat do něčeho nového – i když to odporuje tomu, „jak se to vždycky dělalo“.

Jakmile pochopíte, že můžete ovlivnit svou přítomnost i budoucnost, je čas jednat. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je přehodnotit svůj přístup k řízení času.

Problém je v tom, že čas ve skutečnosti řídit nemůžeme. Nedokážeme ho donutit, aby se podřídil našim pravidlům. Přesto je to náš nejdůležitější zdroj.

Na tuto skutečnost upozornil profesor Randy Pausch ve své slavné přednášce a stejnojmenné knize z roku 2007 Poslední přednáška. Pausch trpěl nevyléčitelným onkologickým onemocněním a během své přednášky studentům řekl, že zatímco vydělat více peněz je často možné, získat více času není.

Zkuste si proto představit, jak vypadá váš „časový rozpočet“. Abychom se s výzvami spojenými s časem lépe vyrovnali, měli bychom si své aktivity plánovat denně, týdně i měsíčně tak, abychom svůj čas využívali co nejefektivněji.

Velmi pomáhá vytvořit si hlavní seznam úkolů. Ten obsahuje všechny činnosti, které musíte udělat, abyste dosáhli svých cílů. Jakmile ho sepíšete, rozdělte jednotlivé položky do dvou kategorií: projektové úkoly a jednotlivé (další) úkoly.

Projektové úkoly jsou větší celky, které vyžadují několik menších kroků a jejichž dokončení může trvat dny nebo měsíce – například reorganizace kuchyně nebo příprava firemního workshopu mimo kancelář.

Jednotlivý úkol je naopak jeden konkrétní krok, který vás posune vpřed. Tyto úkoly by měly začínat slovesem vyjadřujícím činnost, například: „Zavolej Adamovi“ nebo „Uprav projev“.

Cílem hlavního seznamu úkolů je zbavit vás tíhy neustálého udržování nespočtu povinností v hlavě. Tím, že si zaznamenáte vše, co musíte udělat – v osobním i pracovním životě – získáte prostor jednat a zároveň možnost své budoucí kroky průběžně přehodnocovat a upravovat.