Jak mluvíme

Komunikujeme neustále – velkou část dne trávíme povídáním s přáteli nebo psaním e‑mailů a zpráv. Přesto jen málokdo vítá příležitost postavit se před publikum a pronést důležitý projev. Pro mnohé z nás je už samotná představa vlhkých dlaní, třesoucích se kolen a koktavého projevu dostatečným důvodem, proč se vyhnout jakémukoli pódiu či veřejné schůzi.

Komunikace, ať už před davem, nebo v osobním rozhovoru, je přitom mocný nástroj. Jako vedoucí pracovníci musíme každý den předávat důležité informace, aby ostatní mohli dobře vykonávat svou práci a činit zásadní rozhodnutí.

Následující kapitoly vám pomohou stát se skvělým komunikátorem, jakým jste vždy chtěli být. Dozvíte se, jak se připravit na vynikající prezentaci a jak ji předneset, jak překonat své obavy a proč je efektivní komunikace jedním z nejcennějších darů, které můžete svým přátelům a kolegům nabídnout.

V tomto shrnutí zjistíte mimo jiné, proč stačí sedm sekund k tomu, aby se publikum „odpojilo“, proč je problém, když je e‑mail plný „já“, a jak zabránit třesu rukou během projevu.

Představte si, že vás čeká důležitá prezentace o tom, jak zlepšit výkonnost firmy. Strávili jste hodiny přípravou, máte pocit, že zníte skvěle, a obsah je na vysoké úrovni – měl by firmě přinést velký užitek. Když ale skončíte, místo potlesku sedí publikum znuděně a bez zájmu. Co se pokazilo?

Jednou z častých chyb prezentujících je předpoklad, že posluchače bude automaticky zajímat, co mají na srdci. To ale neplatí. Musíme se aktivně starat o to, aby posluchači viděli, jaký pro ně má naše sdělení konkrétní přínos.

Prezentace také často selhávají proto, že se příliš soustředí na to, jak dané nápady pomohou firmě jako celku, a málo na to, jak z nich budou těžit jednotliví lidé. Chceme‑li udržet publikum zaujaté, zaměřme se na to, jak naše návrhy zpříjemní posluchačům den, usnadní jim práci a pomohou jim být produktivnější.

Dalším tipem, jak předat sdělení co nejúčinněji, je používat příběhy místo pouhého spoléhání na čísla a statistiky. Výzkumy ukazují, že část mozku zodpovědná za rozhodování není racionální a analytická levá hemisféra, ale pravá hemisféra, která zpracovává pocity, emoce, humor a příběhy. Chcete‑li tedy někoho ovlivnit, vyprávějte mu poutavý příběh.

Internet tuto potřebu ještě zvýraznil. V záplavě informací musíte najít způsob, jak vystoupit z davu. To znamená změnit zaměření své prezentace: méně řešit, co říkáte, a více se soustředit na jak to říkáte.

Chceme‑li oslovit emocionální stránku posluchačů (pravou hemisféru mozku), přemýšlejme o tom, co budou lidé během naší prezentace cítit. Představte svůj nápad pomocí kreativního příběhu o tom, jak vznikl, udělejte prezentaci zábavnou a živou. Zkrátka udělejte maximum pro to, abyste oživili způsob, jakým své myšlenky publiku předáváte.

Pokud jste byli na mnoha prezentacích, pravděpodobně víte, že jednou z nejhorších věcí je poslouchat někoho, kdo se motá v rozvláčném projevu, který jako by nikdy neměl skončit. Aby se tomu předešlo, je důležité, abyste publiku od začátku jasně ukázali, kam vaše prezentace směřuje.

Je zásadní začít silně a srozumitelně. Trvá zhruba sedm sekund, než se posluchač rozhodne, zda ho zajímá, co říkáte. Využijte těchto sedm sekund naplno. Vynechte zdvořilostní fráze typu „Dobré ráno“ nebo „Děkuji všem, že jste přišli“. Rozhodně nezačínejte výčtem „organizačních bodů“, jako jsou nudné provozní informace. Takový standardní úvod bývá varovným signálem, že prezentace bude nezáživná.

Existuje mnoho účinných způsobů, jak hned na začátku upoutat pozornost publika. Jedním z nich je začít prezentaci slovem „vy“. Dobře fungují i statistiky a čísla – ale pouze tehdy, jsou‑li překvapivé nebo jinak výrazné. Další možností je krátká, zajímavá historka či anekdota, která vytvoří vztah mezi vámi a posluchači.

Jakmile máte pozornost publika, můžete je přivítat a zmínit nezbytné organizační detaily.

Struktura prezentace by měla být přehledná a uspořádaná tak, aby pro publikum bylo snadné informace zpracovat a zároveň aby bylo jasné, co z nich mají. Bez ohledu na to, kolik materiálu chcete pokrýt, rozdělte prezentaci do tří částí.

V první části popište současnou situaci. Může to zahrnovat například nejnovější čtvrtletní výsledky nebo aktuální tržní pozici společnosti. Ve druhé části vysvětlete, kam se chcete dostat – jaké cíle by měly být splněny, případně které se stávajícími postupy nedaří naplnit. A ve třetí části ukažte, jak dlouho bude dosažení těchto cílů trvat a jaké konkrétní kroky je potřeba podniknout. Právě zde sdílíte „další kroky“ – tedy co může vaše publikum udělat, aby se cíle podařilo naplnit. Může jít například o nové náborové strategie, možné rozpočtové škrty nebo změny v marketingu.