Pyramidový princip

Při přípravě dokumentu má většina lidí poměrně jasnou představu o tom, o čem chce psát, ale nemá konkrétní plán, co přesně říct a jak to formulovat. Obvykle prostě začnou psát v naději, že se struktura sama vynoří z proudu jejich myšlenek. To však vede k chaotickému výkladu, který nechává čtenáře, aby si v tom nepořádku udělal jasno sám.

Lidská mysl dává přednost pořádku před chaosem a má tendenci vnucovat si nějaký domnělý řád i náhodným datům, se kterými se setkává. Uvažujme například starověké Řeky, kteří ve hvězdách viděli tvary zvířat, místo aby je vnímali jen jako náhodně rozeseté body. Podobně bylo prokázáno, že při čtení se lidé automaticky snaží uspořádat informace v jakémkoli textu do určité formy – konkrétně do podoby pyramidy shora dolů, kde jsou závěry podloženy důvody a argumenty, podobně jako je pyramida podepřena svými základními kameny.

Čtenář nejlépe zpracuje informace, pokud k němu přicházejí už předem uspořádané do logické pyramidy. Zvažte následující výroky: „Sedadla byla studená. Málem jsem se popral. Itálie nehrála dobře. Byl to opravdu hrozný fotbalový zápas.“ Tento „příběh“ je špatně strukturovaný, protože hlavní sdělení se objeví až na samém konci. Struktura pyramidy shora dolů znamená, že dokument nejprve předloží shrnující tvrzení a teprve poté důvody, které ho podporují.

Uvedené vyprávění by bylo mnohem snazší pochopit, kdyby bylo uspořádáno takto: „Byl to opravdu hrozný fotbalový zápas: sedadla byla studená, málem jsem se popral a Itálie nehrála dobře.“

Abyste čtenáři ulehčili práci, uspořádejte své myšlenky do tvaru pyramidy ještě předtím, než začnete psát.

Při stavbě pyramidy postupujte zdola nahoru: nejprve si sepište všechny body, které chcete uvést, a poté je seskupte podle toho, které z nich směřují k podobnému závěru. Každou takovou skupinu pak na vyšší úrovni shrňte jedním výrokem. Každé shrnující tvrzení je vlastně špičkou zmenšené pyramidy. Tento proces opakujte na další úrovni a tak dále. Nakonec vám zůstane jediné shrnující tvrzení, které zkrystalizuje klíčové poselství celého dokumentu. V tu chvíli je vaše pyramida hotová.

Uvažujme tento příklad: z bodů „Naše zákaznická základna roste“, „Každý zákazník nakupuje více“ a „Zvýšili jsme ceny“ můžete odvodit shrnující tvrzení „Naše tržby rostou“. Toto shrnutí pak můžete seskupit s dalšími, například „Naše fixní náklady klesají“ a „Naše variabilní náklady klesají“, a novou skupinu shrnout celkovým tvrzením „Naše zisky se zlepšují“.

Seskupování a shrnování je jednoduché, ale musíte dodržovat několik základních pravidel. Zaprvé, každá myšlenka vyjádřená v pyramidě musí být skutečným shrnutím myšlenek seskupených pod ní. Nikdy nepoužívejte intelektuálně prázdná shrnutí typu „Existují tři důvody, proč bychom měli expandovat do Rakouska.“ To je lenivé psaní – autor se neobtěžoval tři důvody pro čtenáře skutečně shrnout.

Zadruhé, myšlenky v každé skupině musí být logicky podobné a na stejné úrovni abstrakce. Jinými slovy, skupina nemůže obsahovat „jablko“, „ovoce“ a „stůl“, protože jablko a stůl si nejsou logicky podobné a obecnější pojem „ovoce“ patří na vyšší úroveň pyramidy.

Vytvořte svou pyramidu tak, že nejprve seskupíte podobné myšlenky a poté každou skupinu shrnete jedním výrokem.

Každé tvrzení, které v rámci své pyramidové struktury uvedete, by mělo v mysli čtenáře vyvolat otázku, na niž odpovíte na nižší úrovni. Jedním ze způsobů, jak tuto odpověď formulovat, je deduktivní uvažování.

Dedukce je klasický logický proces, při němž vyvozujete závěr z premis. Například z premis „Všichni lidé jsou smrtelní“ a „Goliáš je člověk“ můžete odvodit závěr „Goliáš je smrtelný“. Celý deduktivní postup pak můžete na vyšší úrovni shrnout tvrzením: „Protože Goliáš je člověk, je smrtelný.“

Když čtenáři něco doporučujete, zvažte, zda neobrátit pořadí dedukce tak, abyste začali závěrem. Doporučení je totiž to, co čtenáře skutečně zajímá. Uvažujme příklad: „Měli bychom najmout každého uchazeče, který umí číst. Uchazeč A umí číst. Tudíž bychom měli najmout uchazeče A.“ Z pohledu čtenáře pořadí premisa–premisa–závěr zadržuje nejzajímavější informaci až na konec. U doporučení je zpravidla účinnější opačné pořadí: „Měli bychom najmout uchazeče A, protože potřebujeme někoho, kdo umí číst, a on tuto podmínku splňuje.“

Deduktivní uvažování je velmi přímočaré a přirozeně plynoucí, nemělo by se však používat u složitých argumentů, kde potřebujete mnoho podpůrných vrstev zdůvodnění pro své premisy. Pokud se například pokusíte hlavní zjištění rozsáhlého dokumentu obhájit čistě dedukcí, bude vaše první premisa pravděpodobně sama vyžadovat několik úrovní odůvodnění, kterými se čtenář musí prokousat, než se vůbec dostane k druhé premise. Taková dedukce je pak pro čtenáře velmi obtížně sledovatelná.